Digitale Essensmarken: Diese Regeln gelten für Arbeitnehmer

Bei Essensmarken gibt es zahlreiche Regeln, die ein Arbeitnehmer nicht außer Acht lassen darf!

Der demografische Wandel hat den Arbeitsmarkt in Deutschland grundlegend verändert. Noch vor wenigen Jahren konnten Unternehmen aus einem großen Angebot geeigneter Bewerber wählen. Heute hat sich diese Situation in manchen Branchen und Berufen zum Gegenteil gewendet. Unternehmen sind zunehmend auf aktives Employer Branding angewiesen, um Talente anzuziehen und dauerhaft zu binden.

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Die Bedeutung von Mitarbeiter-Benefits

Mitarbeiter-Benefits sind ein zentrales Instrument, um sich als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren. Bei Corporate Benefits handelt es sich um besondere Zusatzleistungen und Angebote, die Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen können. Wenn die jeweils geltenden Grenzen für Sachzuwendungen beachtet werden, fallen auf Benefits zudem keine oder nur sehr niedrige Steuern und Sozialabgaben an. Sie fördern somit nicht nur die Motivation der Arbeitnehmer und die Produktivität des Unternehmens, Arbeitgeber können zudem Geld sparen, da eine Gehaltserhöhung in diesem Sinne günstiger ist im Vergleich zu einer gewöhnlichen.

Zusatzleistungen in Form von Benefits sind ein Beweis dafür, dass ein Unternehmen die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden kennt, sie erfüllen möchte und eine wertschätzende Unternehmenskultur für wichtig hält. Geld allein steht dabei schon lange nicht mehr im Fokus. Laut dem Wirtschaftsnobelpreisträger Daniel Kahneman und dem Ökonomen Angus Deaton macht mehr Gehalt allein nicht glücklicher, es sind die Faktoren, die sie dabei unterstützen, eine gesunde Balance im Leben zu finden und zu erhalten. Sportliche Betätigung, mehr Zeit für die Familie und eine gesunde Ernährung steigern die Zufriedenheit von Arbeitnehmern messbar.

Mitarbeitende wünschen sich Anerkennung, persönliche Wertschätzung und ein insgesamt positives Arbeitsklima. Vor allem die jüngeren Arbeitnehmergenerationen verlangen neben fairer Bezahlung vor allem nach Selbstverwirklichung und einer gesunden Work-Life Balance. Benefits bieten Arbeitgebern die Möglichkeit, diese Bedürfnisse zu adressieren und ihren Arbeitnehmern den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Einen besonders beliebten Corporate Benefit stellen Essensmarken dar. Unternehmen, die keine eigene Kantine betreiben, können ihren Mitarbeitenden Essensmarken in Form von physischen Gutscheinen zur Verfügung stellen, welche von Restaurants oder Einkaufsstellen, mit denen vorab ein Vertrag ausgehandelt wurde, in der Umgebung angenommen werden. Essensmarken in Papierform haben zudem den Nachteil, dass der Arbeitgeber in Vorkasse gehen muss und alle verfügbaren Gutscheine je Monat ausstellt, ob sie eingelöst werden oder nicht.

Die digitale Essensmarke

Seit dem 02.02.2016 sind neben physischen Essensgutscheinen auch digitale Essenzuschüsse möglich. Digitale Essensmarken haben den klaren Vorteil, dass sie überall eingesetzt werden können, egal ob im Supermarkt, Restaurant, Lieferdienst oder beim Bäcker um die Ecke.

Dies ist vor allem im Home Office ein Benefit, den Unternehmen ihren Mitarbeitern ohne Einschränkungen zur Verfügung stellen können. Zudem bedeuten digitale Essensmarken, welche nicht eingelöst wurden, keinerlei Kosten für den Arbeitgeber, denn es wird nur abgerechnet, was wirklich verzehrt wurde.

Neben allen Vorteilen sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber gibt es einige Regeln, die Arbeitnehmer beachten müssen, wenn Sie digitale Essensmarken verwenden. Bei unsachgemäßer Anwendung haftet i.d.R. der Arbeitnehmer. Der Arbeitgeber steht in der Informationspflicht. Daher möchten wir Ihnen in diesem Artikel einen Überblick über alle für Arbeitnehmer geltenden Regeln für die sachgemäße Verwendung digitaler Essensmarken geben.

Wie die Berechnung funktioniert

Der maximale Nutzen pro Tag beträgt 7,50 € (2025) und ist in zwei Teile gegliedert. Eine Basis von 4,40 €, die den "Sachbezugswert" von Mittagsmahlzeiten darstellt, ist standardmäßig mit einem festen Steuersatz von 25% steuerpflichtig. Zusätzlich kann der Arbeitgeber zusätzlich bis zu 3,10 € steuerfrei zur Verfügung stellen.

• Wenn der Mitarbeiter weniger als das Maximum von 7,50 € einreicht, wird der steuerfreie Betrag um den Differenzbetrag reduziert. Falls der Mitarbeiter an einem Tag weniger als 4,40 € einreicht, ist trotzdem der Sachbezugswert von 4,40 € zu versteuern.
• Zahlt der Mitarbeiter mehr als 7,50 € für sein Mittagessen, wird der steuerpflichtige Betrag (fester Steuersatz) um den Differenzbetrag reduziert. (Ein Beleg von 11,90 € oder höher führt zu einer steuerfreien Rückerstattung von 7,50 €)
  

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Regeln für Arbeitnehmende

Gemäß R.8.1 Absatz 7 LStR gelten folgende Vorgaben:

• Lebensmittel gelten nur dann als Mahlzeit, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind – hierzu gehören auch Getränke, wenn sie üblicherweise im Zusammenhang mit einer Mahlzeit eingenommen werden. Auszuschließen sind alkoholische Getränke.
• Digitale Essenmarken sind nur zum Erwerb von arbeitstäglichen Mahlzeiten zu verwenden. Mahlzeiten aus digitalen Essensmarken sind dafür vorgesehen, innerhalb der gesetzlichen Erholungspausen eingenommen zu werden. Im Falle einer Tätigkeit in einem Home Office oder einer täglichen Arbeitszeit von nicht mehr als sechs Stunden können sie auch vor bzw. nach der Arbeitszeit eingenommen werden.
• Maßgeblich für die Beurteilung, ob es sich um eine Frühstücks-, Mittags- oder Abendmahlzeit handelt, ist der Zeitpunkt der Essenseinnahme.
• Der Zuschuss darf nur für Mittags- und Abendmahlzeiten verwendet werden, die der Arbeitnehmer selbst bezahlt hat.
• Je Arbeitstag und je bezuschusster Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) kann nur ein Zuschuss mit dem amtlichen Sachbezugswert angesetzt werden. Erwirbt der Arbeitnehmer am selben Tag weitere Mahlzeiten für andere Tage auf Vorrat, sind hierfür gewährte Zuschüsse als Barlohn zu erfassen und damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Gleiches gilt für den Einzelkauf von Bestandteilen einer Mahlzeit auf Vorrat.
• Sind bei einer Bestellung im Restaurant oder Lieferdienst Quittung mehrere Mahlzeiten ausgewiesen, so wird ebenfalls immer nur eine Mahlzeit je Arbeitnehmer erfasst. Der Arbeitnehmer muss die durch ihn verzehrten Mahlzeiten auf der Quittung kenntlich machen, z. B. durch Markieren oder Wegstreichen.
• Für jede Mahlzeit können Quittungen von verschiedenen Geschäften eingereicht werden, wenn sie zu einer Mahlzeit zusammengefasst werden. Der summierte Betrag wird bis maximal zum Tageswert des digitalen Essensgutscheins zurückerstattet. Der Mitarbeiter muss die konsumierten Mahlzeiten auf dem Beleg markieren oder hervorheben.
• Non-Food-Artikel sind ausdrücklich nicht erstattungsfähig. Beispiele hierfür sind Spülmittel, Haushaltsgegenstände, Alkohol und Tabakwaren.
• Der Arbeitnehmer darf eine Quittung nicht mehrfach einreichen.
• Eine Quittung muss bis zum dritten Tag des Folgemonats der Ausstellung eingereicht werden. Nach Ende dieser Frist eingereichte Belege werden bei der Berechnung des Benefits nicht berücksichtigt.
  
  

Anforderungen an die Quittung

• Sind auf der Restaurantquittung (auch Lieferdienst) mehrere Mahlzeiten ausgewiesen, so wird immer nur eine Mahlzeit je Arbeitnehmer erfasst. Der Arbeitnehmer muss die durch ihn verzehrten Mahlzeiten auf der Quittung kenntlich machen, z. B. durch Markieren oder Wegstreichen.
• Pro Mahlzeit dürfen Quittungen von verschiedenen Kaufstellen eingereicht werden, wenn sie zu einer Mahlzeit zusammengefasst wurden. Erstattet wird maximal der Wert der digitalen Essenmarke. Der Arbeitnehmer muss die durch ihn verzehrten Mahlzeiten auf der Quittung kenntlich machen, z. B. durch Markieren oder Wegstreichen.
• Alle eingereichten Quittungen haben den Voraussetzungen des § 146a AO in Verbindung mit § 6 KassenSichV und dem § 33 UStDV zu entsprechen.

Werden diese Richtlinien beachtet, stellen digitale Essensmarken eine wunderbare Möglichkeit dar, den Berufsalltag zu erleichtern und auch im Home Office geregelte Pausenzeiten mit einem gesunden Mittagessen zu verbinden. Feste Pausenzeiten sind gerade im Home Office essentiell für Ihre Gesundheit.

Unser Tipp: Planen Sie sich feste Pausentermine in den Kalender, an denen Sie nicht verfügbar sind, und machen Sie zwischendurch mal eine kleine Kaffeepause oder gehen an die frische Luft. Das sorgt für einen klaren Kopf und mehr Balance zwischen Arbeit und Privatem.

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