Budgetkontrolle: 10 Tipps, wie Sie Ihr Budget im Griff behalten

Was ist Budgetkontrolle?

Das Ziel von Budgetkontrolle ist es, das geplante Budget nicht zu überschreiten, sparsam mit Ressourcen umzugehen und Kontrolle über die Ausgaben zu behalten. Generell kann man hier zwischen zwei Fällen unterscheiden: der projektbezogenen und der unternehmensweiten Budgetkontrolle.

Die projektbezogene Budgetkontrolle überwacht die Einhaltung des Budgets während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts. Man spricht hier auch von formaler Budgetkontrolle. Ein Beispiel für die unternehmensweite Budgetkontrolle ist die Jahresbudgetkontrolle. Dabei erfassen Sie das gesamte Budget für ein Geschäftsjahr und beziehen unter anderem die laufenden Kosten für Gehälter, Reisekosten und Miete für Geschäftsräume mit ein.

Wie läuft die Budgetierung ab?

Mit der Budgetierung planen und genehmigen Sie die für einzelne Geschäftsbereiche, Abteilungen oder Kostenstellen zur Verfügung stehenden finanziellen Mittel für ein Geschäftsjahr oder ein einzelnes Projekt. Zur Budgetierung gehören die Aufstellung, Verabschiedung, Kontrolle und Abweichungsanalyse. Das Ziel ist dabei die Erstellung eines Budgets, das Ihre geplante Zukunft für ein Projekt oder Geschäftsjahr in Zahlen abbildet.

Was gehört alles in ein Budget?

Zu Beginn Ihrer Budgetierung legen Sie einen Budgetplan fest. Darin definieren Sie genau, wohin das im Unternehmen verfügbare Geld fließen soll. Sie weisen den Abteilungen den Geldbetrag zu, den diese zum Arbeiten benötigen. Der wohl wichtigste Teil Ihres Budgets ist der erwartete Umsatz zum Beispiel für ein Geschäftsjahr. Hinzu kommen Teilpläne oder Budgetarten wie das Personalbudget, das Entwicklungsbudget, das Budget für Marketing und PR und das Investitionsbudget.

Wer ist für die Budgeterstellung zuständig?

Wer genau in Ihrem Unternehmen für die Planung der unterschiedlichen Budgets verantwortlich ist, hängt von der Struktur und Größe ab. In kleinen Unternehmen sind häufig Geschäftsführung und Abteilungsleitung für die Budgetplanung verantwortlich. Mittelständische bis große Unternehmen haben in der Regel eine spezielle Abteilung. Für die Budgets der einzelnen Projekte sind in beiden Fällen wie bereits erwähnt die jeweiligen Projektmanager:innen zuständig.

Welche Funktionen hat ein Budget?

Ein Budget soll Ihnen dabei helfen, das Zusammenwirken der einzelnen Abteilungen und Kostenstellen innerhalb Ihres Unternehmens zu unterstützen. Die Mitarbeitenden erhalten durch ein vorab festgelegtes Budget ein Gefühl dafür, wie viel sie ausgeben können und handeln im Rahmen ihrer Möglichkeiten.

Mit Budgets ermöglichen Sie alle Prozesse und Aktivitäten, die zum Erhalt und Wachstum Ihres Unternehmens notwendig sind. Die wichtigste Funktion von Budgets ist die Koordination von Entscheidungen über die Ziele und Ressourcen der Mitarbeitenden.

Welche Ziele hat ein Budget?

Die zuständigen Personen leiten ihre Budgets stets aus den Zielen ihres Unternehmens und den jeweiligen Aktions- oder Projektplänen ab und verknüpfen beides miteinander. Aus den Plänen geht hervor, was Sie unternehmen müssen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Dieses Vorgehen hilft Ihnen dabei, den Geldfluss zu steuern und Ihre Finanzen zu überblicken. In der Betriebswirtschaftslehre versteht man das Budget daher als Gesamtplan aller Einnahmen und Ausgaben. Sie erfassen darin alle finanziellen Ressourcen auf der Grundlage der Buchhaltung.

Was unterscheidet die Budgetkontrolle von der Budgetierung?

Als Budgetierung bezeichnet man die Phase, in der Sie ein Budget festlegen und planen. Die Budgetkontrolle ist die Phase, in der Sie Ihre Budgetierung analysieren und überwachen. Sie sorgen damit dafür, dass Sie Ihre Budgetziele einhalten und möglichst kostensparend agieren.

Die Budgetierung schließt alle Aktivitäten eines regelmäßig stattfindenden Prozesses und alle verfügbaren finanziellen Mittel für einen definierten Zeitraum (zum Beispiel ein Geschäftsjahr) mit ein: von der Planung über die Genehmigung bis zur Anpassung für die einzelnen Kostenstellen und Abteilungen in Ihrem Unternehmen.

Bei der Budgetkontrolle überwachen Sie das vorhandene Budget. Sie überprüfen dabei das verfügbare Kapital sowie alle Kostenpunkte. Sie können Ihre Budgetkontrolle über verschiedenen Zeiträumen betrachten:

• Projektbudgetkontrolle: Im Rahmen der Budgetkontrolle für ein Projekt fokussiert sich das Projektmanagement bei der Überwachung auf dieses Projekt. Das Projektmanagement legt das Budget fest und überwacht es während der Bearbeitungszeit.
• Jahresbudgetkontrolle: Mit der Jahresbudgetkontrolle schließen Sie das gesamte Budget für ein Geschäftsjahr ein. Alle Projekte und laufenden Kosten fallen mit in das Jahresbudget.
• Quartals- oder Monatsbudgetkontrolle: Manche Unternehmen setzen anstatt auf Jahresbudgetkontrolle auf Quartals- oder Monatsbudgetkontrolle. Auch bei diesen Formen der Budgetkontrolle überwachen Sie alle laufenden Kosten. Der Vorteil ist, dass Sie jeden Monat oder jedes Quartal einen genauen Überblick über Ihr Budget erhalten. Allerdings ist die häufigere Kontrolle auch zeitaufwendiger.
  
  

Welcher Zusammenhang besteht zwischen Budgetierung und Controlling?

Für die Budgetkontrolle im Controlling ist die Budgetierung ein wichtiges Instrument. Das liegt vor allem daran, dass die Budgetierung die Koordination der Aktivitäten im Unternehmen fördert. Damit treibt sie unter anderem den so wichtigen Informationsfluss an.

Die Budgetierung erfolgt wie schon erwähnt innerhalb eines festgelegten Zeitfensters (Jahr oder Quartal). Bevor Sie Ihre Budgetkontrolle im Unternehmen ausrollen, müssen Sie aufschreiben, was genau Sie kontrollieren wollen. Hier kommt der Budgetplan zum Tragen: Darin legen Sie Ihre finanziellen Strategien und Prioritäten fest.

Welche Budgetierungsverfahren gibt es?

Zur Berechnung eines Budgets bieten sich unterschiedliche Möglichkeiten an. Die beiden typischsten sind die Top-down- und die Bottom-up-Methode:

Was bedeutet Top-down-Budget?

Bei der Top-down-Methode legt das Management das Budget fest und gibt es an die Abteilungen weiter.Die Führungskräfte geben bei dieser Budgetierungsmethode das auf den Zielen des Unternehmens basierende Budget vor. Die Entscheidungen werden bewusst von oben getroffen und durch die Unternehmenshierarchie nach unten weitergegeben.

Wie funktioniert die Bottom-up-Methode?

Im Gegensatz zur Top-down-Methode setzt die Bottom-up-Methode auf das Insiderwissen der Abteilungen. Sie legen das Budget fest, das sie für Ihre Projekte benötigen und geben es an das Management weiter.

Ist ein digitaler Budgetplaner sinnvoll?

Bei Ihrer Budgetplanung sollten Sie auf jeden Fall auf ein professionelles Tool setzen. Je sorgfältiger und detaillierter Ihre Budgetplanung ist, umso besser gelingt die Budgetkontrolle. Ein Budgetplaner ist daher wichtig, damit Sie alle finanziellen Bewegungen beobachten können und Ihre Ziele erreichen. Moderne Software hilft Ihnen zudem dabei, Ihre Abläufe zu automatisieren und weniger fehleranfällig zu gestalten. Sie werden flexibler und gewinnen Zeit für Ihre strategischen Aufgaben.

10 Tipps für Ihre Budgetkontrolle

Wenn der Budgetplan steht, geht es an die Budgetkontrolle. Die Budgetkontrolle bringt Sie der Erreichung Ihrer Unternehmensziele näher. Sachgemäße Kontrolle ist wichtig, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden und keine Kostenstellen zu kurz kommen zu lassen. Wir haben 10 Tipps für Sie zusammengefasst, mit denen Sie Ihr Unternehmensbudget im Griff behalten:

1. Führen Sie ein Budgetkontroll-Tool ein

Geldflüsse können schnell unübersichtlich werden. Kein Wunder: Zahlreiche Kostenstellen und Abteilungen sind involviert, Mitarbeitende geben Rechnungen frei, bearbeiten Zahlungseingänge oder autorisieren Ausgaben.

Ein digitales Budgetplanungs-Tool hilft Ihnen, den Überblick zu bewahren und Fehler auszuschließen. Der Einsatz lohnt daher unbedingt und bietet Ihnen noch viele weitere Vorteile: Budgetüberschreitungen können nicht mehr vorkommen, Sie haben permanent einen übersichtlichen Soll-Ist-Vergleich und Ihre Ausgabenlimits sind für alle Entscheidungstragenden frei zugänglich. Mit einer Software können Sie Projektbudgets ebenso festlegen wie Ihre Quartals- oder Jahresplanung.

2. Bestimmen Sie Budgets so präzise wie möglich

Mit Ihrem Budgetplan sorgen Sie im Idealfall für eine stabile finanzielle Zukunft Ihres Unternehmens. Sie sollten daher auf jedes Detail achten und Ihre finanziellen Ziele so genau wie möglich notieren. Wägen Sie vorher genau ab, welche Budgetierungsmethode am besten zu Ihrer Unternehmensstruktur und Arbeitsweise passt.

Tipp: Viele Unternehmen setzen bei ihrer Budgetbestimmung auf das Gegenstromverfahren. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus der Top-down- und der Bottom-up-Methode. Dieses Verfahren kann Ihnen helfen, Ihre Ziele noch konkreter zu formulieren – für das Management und die Mitarbeitenden in den Abteilungen.

3. Kommunizieren Sie Ihre Budgetkontrolle in regelmäßigen Abständen

Damit Sie Einsparmöglichkeiten schneller identifizieren und Budgets bei Bedarf zeitnah anpassen können, ist es wichtig, dass Sie die Ergebnisse Ihrer Budgetkontrolleregelmäßig an die unterschiedlichen Stakeholder in Ihrem Unternehmen kommunizieren. Das hilft den Projektteams, eventuell nötige Maßnahmen umgehend einzuleiten und verhindert Missverständnisse, wenn Sie Einsparungen vornehmen müssen.

4. Vergleichen Sie die Zwischenergebnisse Ihrer Budgetkontrolle mit Ihrer Budgetierung

Strategische Anpassungen sind bei einer zugrundeliegenden präzisen Budgetkontrolle besonders einfach möglich. Wenn Sie Ihre Ist-Werte regelmäßig vergleichen und die zukünftigen Werte im Blick behalten, können Sie falsche Prognosen schnell erkennen und nötige Anpassungen sofort einleiten.

5. Reagieren Sie bei der Budgetkontrolle flexibel auf Veränderungen

Sollte es zu einer Anpassung gekommen sein oder etwa Änderungen im Steuergesetz oder eine strukturelle Änderung in Ihrem Unternehmen ins Haus stehen, ist es wichtig, dass Sie bei Ihrer Budgetkontrolle auf Flexibilität setzen. Überraschungen dieser Art können Sie dann nicht aus der Ruhe bringen. Sie gehen ganz entspannt auf Neuentwicklungen ein, passen Ihre Planung und das Kostenbudget entsprechend an und können sich anschließend gleich wieder auf die Budgetplanung für das nächste Jahr konzentrieren.

6. Arbeiten Sie mit KPIs

KPIs (Key Performance Indicators) helfen Ihnen, praxisorientierter zu handeln und sich später an Ihren vergangenen Leistungen messen zu können. Sie können damit das Budget in Ihr Controlling-System integrieren und sich von Ihrer Software jederzeit wertvolle Gegenüberstellungen ausgeben lassen.

7. Unterscheiden Sie zwischen fixen und variablen Kosten

Ein besonders wichtiger Aspekt des Ausgabenmanagements ist die Unterscheidung variabler und fixer Kosten. Während Sie Ladenmieten, Versicherungsbeiträge und Löhne für lange Zeiträume im Voraus planen können, kann es bei Projektbudgets zum Beispiel durch abweichende Materialkosten schon mal zu Schwankungen kommen. Wenn Sie hier für Transparenz sorgen und den beteiligten Stakeholdern eine gute Übersicht aller Zahlen zur Verfügung stellen, können Sie auf Abweichungen von der Budgetplanung dynamisch reagieren. Wenn Sie fixe und variable Kosten durch eine Formel an die Umsätze koppeln, gewährleisten Sie dennoch eine präzise Verwaltung der Finanzen.

8. Denken Sie immer zuerst an die Personalplanung

Der wohl wichtigste Teil der Ausgaben in einem Unternehmen sind die Personalkosten. Für die Budgetfreigabe sollten Sie daher zuerst immer an Ihre Mitarbeitenden denken. Das Gehalt, die Sozialabgaben, Benefits und von den Mitarbeitenden getätigte Auslagen sollten daher für Sie bei der Budgetplanung immer an erster Stelle stehen. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel sollten Sie bei Ihren Ausgaben zuallerletzt über Einsparungen in diesem Bereich nachdenken.

Lesetipp: Immer mehr Unternehmen kürzen ihre Mitarbeiter-Benefits. Lesen Sie in unserem Blogbeitrag, warum Sie damit das falsche Signal setzen.

9. Was wäre wenn? Gehen Sie Szenarien im Kopf durch

Bei einer durchdachten Planung können Szenarien die entscheidende Rolle spielen. Sie können Ihnen helfen, Prognosen genauer zu verstehen und mögliche Handlungspläne abzuleiten. Am Ende entscheiden Sie sich dann nicht für das Best-Case- oder das Worst-Case-Szenario, sondern für ein realistisches Szenario in der Mitte und planen damit Ihr Budget. Durch Ihre gute Vorarbeit bereiten Sie sich auch auf die beiden Extrem-Szenarien dennoch bestens vor. Für das Worst-Case-Szenario planen Sie dann zum Beispiel einen ausreichenden Puffer ein.

10. Bleiben Sie realistisch

Wenn Sie mit Ihrer Planung fertig sind, sollten Sie noch einmal hinterfragen: Ist alles, was ich aufgeschrieben habe, so realistisch? Muss ich an der ein oder anderen Stelle noch für mehr Transparenz sorgen? Sind meine Ziele vielleicht zu ambitioniert? Möglicherweise haben Sie dem „Hockey-Stick-Effekt“ folgend fernere Ziele realistischer dargestellt und nähere vorsichtiger? Sollte Ihnen das auffallen, zögern Sie nicht, noch einmal nachzubessern und allzu ambitionierte Ziel noch einmal anzupassen. Je realistischer Ihre Planung, umso größer ist Ihr finanzieller Erfolg im Unternehmen.

Tipp: Sie sind auf der Suche nach einer App, mit der Sie Ihre Reisekosten ohne Excel und Kanten abrechnen können – ganz bequem, jederzeit und von überall? Mit der preisgekrönten Lösung von Circula automatisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung mit einem Hauch künstlicher Intelligenz und können dabei individuelle Regelungen und Budgets ansetzen.

Fazit: Budgetkontrolle ist wichtig!

Mit Ihrer Budgetkontrolle stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Unternehmen Ihre Ziele erreichen und Ihre Kosten im Griff behalten. Gleichzeitig steigern Sie Ihre Rentabilität und identifizieren Einsparpotenziale. Damit stellen Sie die Liquidität sicher und sichern ab, dass Sie geplante Ausgaben bezahlen können. Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleibt, weiter wächst und langfristig besteht, ist Budgetkontrolle daher essenziell.

‍