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Doch mit der richtigen Softwarelösung lassen sich diese Prozesse erheblich vereinfachen und optimieren. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Reisekosten einfach mit DATEV und Circula abrechnen können.


Die bisherige Lösung DATEV Reisekosten classic wurde eingestellt

Warum DATEV Reisekosten classic nicht mehr zur Verfügung steht

DATEV selbst empfiehlt Circula als Reisekosten-Software

Wie erleichtert Circula Ihre Reisekostenabrechnung mit DATEV?

Circula bietet alle wichtigen Funktionen einer Reisekosten-Software

Fazit: Für die Reisekostenabrechnung sind Circula und DATEV absolute Traumpartner

“? Einfach, schnell und digital sind wahrscheinlich nicht die Wörter, die Ihnen als Erstes einfallen. Im Gegenteil: In der Praxis kann die Reisekostenabrechnung schnell zum nervenaufreibenden Zeitfresser werden.

Zunächst einmal versteckt sich hinter dem Überbegriff der Reisekosten eine ganze Vielzahl an Ausgaben:


Automatisieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung mithilfe unser preisgekrönten App und einem Hauch künstlicher Intelligenz.

Die Software für Ihre Reisekosten und Auslagen

Jede der verschiedenen Arten von Kosten bringt eigene 

Sie können die Abrechnung nicht schnell abschließen, da die Belege fehlen. Die Mitarbeitenden vergessen, sie einzureichen. Oder noch schlimmer: Die Belege sind unterwegs verloren gegangen.

Kilometerpauschalen müssen mühselig berechnet werden. Je nach Reiseort und -dauer unterscheiden sich die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Sie verlieren Zeit mit dem Nachschlagen der jeweils aktuellen Pauschalen oder es wird vergessen, die 

Pauschale z.B. mit dem Frühstück zu kürzen

Beim händischen Abtippen von Tabellen kommt es zu Übernahmefehlern.

Sind die Spesen dann erstattet, müssen sie nochmals in DATEV erfasst werden. Selbst wenn Sie die Belege bereits digital erfasst haben, müssen Sie sie erneut mit den Buchungssätzen verbinden. Das bedeutet doppelte Arbeit. Reibungsverluste, Fehlerquellen und zeitintensive Fleißarbeit bei jedem Schritt. Das geht einfacher!

DATEV hat sich als Standard für die moderne und effiziente Buchhaltung etabliert. Wenn Sie DATEV für Ihre Buchhaltung nutzen, liegt es nahe, dass Sie nach einer DATEV-Lösung zur Abrechnung der Reisekosten suchen. In der Vergangenheit gab es auch tatsächlich ein Programm, um die Spesen online zu verwalten: DATEV Reisekosten classic.

DATEV hat DATEV Reisekosten classic zum 31.12.2021 abgekündigt. Als Folgelösung empfielt DATEV Circula als 

DATEV Reisekosten classic war eine umfangreiche Software, um die Spesen online zu verwalten. Den modernen Anforderungen konnte die Lösung jedoch nicht mehr gerecht werden. Dienstreisende wünschen sich heute die Möglichkeit, Belege mobil zu erfassen. Genau das fehlte jedoch. Im Januar 2022 wurde DATEV Reisekosten classic letztlich eingestellt.

Was bedeutet das für Sie? Haben Sie keine Möglichkeit mehr, die Reisekosten weiterhin in DATEV zu erfassen? Kein Grund zur Sorge. Auch wenn DATEV keine eigene Lösung mehr anbietet, können Sie die Reisekosten weiterhin bequem in Ihre Buchhaltung übernehmen. Hierzu benötigen Sie ein Drittanbieter-Tool mit 

Circula wird von DATEV als Partnerlösung empfohlen.

Bernd Meyer, Leiter Strategische Partnerschaften der DATEV eG

„Über Circula können wir unseren Kunden eine intuitive und hochmoderne Lösung für Mitarbeiterausgaben wie Reisekosten oder Spesenabrechnungen zur Verfügung stellen, die dieses Thema zudem auch steuerlich intelligent und rechtssicher löst."

Übrigens: Circula wird von über 1.700 Unternehmen erfolgreich eingesetzt. Dazu gehören About You, Deutsche Fußball Liga, Noerr, McMakler und auch die DATEV eG selbst. Insgesamt nutzen bereits mehr als 150.000 Angestellte Circula, um ihre Dienstreisen bequem abzurechnen.

Wie sieht die Partnerschaft von DATEV und Circula in der Abrechnungspraxis aus?

Wie haben Sie die Reisekostenabrechnung bisher durchgeführt? Mit selbst erstellten Vordrucken und 

? Mit einer selbst gebastelten digitalen Lösung?

Wenn Sie Daten manuell abtippen oder übertragen müssen, ist das eine zeitintensive Aufgabe. Auf die Reisekostenabrechnung geht schnell ein ganzer Arbeitstag oder mehr – je nach Anzahl der Mitarbeitenden. Noch ärgerlicher sind die kleinen Fehlerteufel, die sich hier zu gerne einschleichen.

Circula bereitet alle Daten DATEV-gerecht auf. Sie können sogar Buchungsvorschläge direkt in Circula erstellen. Über die Schnittstelle übernehmen Sie die Daten aus Circula dann direkt in DATEV. Circula lässt sich mit 

 und Eigenorganisation comfort integrieren. Das Ganze funktioniert unkompliziert. Für die Übertragung brauchen Sie nur wenige Klicks.

Circula verfügt über folgende DATEV-Schnittstellen:

DATEV Unternehmen online / DATEV Rechnungsdatenservice 1.0

Die Buchhaltung kann sofort erfolgen, sobald die Dienstreiseabrechnung freigegeben wurde. Egal, ob Sie die Buchhaltung firmenintern erledigen oder extern von einem Steuerberatungsbüro übernehmen lassen, alle Belege und Daten sind schließlich aufgeräumt an einem Ort: der Cloud. Über die DATEV-Cloud-Services stellen Sie die Daten nahtlos, automatisch und in Echtzeit Ihrer Steuerberatung zur Verfügung. Durch die automatische Übernahme sparen Sie deutlich Zeit. Die brauchen Sie schließlich an anderer Stelle. Außerdem minimieren Sie durch die Automatisierungen Fehlerquellen.

"Circula ermöglicht es unseren Mandanten ihre Abrechnung der Reisekosten und sonstigen Auslagen in einem smarten, digitalen und wenig zeitaufwendigen Workflow zu bewerkstelligen. Durch die perfekt integrierte DATEV-Schnittstelle werden uns die digital vorerfassten Daten inkl. Belegbilder für die monatliche Finanzbuchhaltung zur Verfügung gestellt."

Erfahren Sie hier mehr über Circula für Steuerkanzleien.

Aber was, wenn Sie die Schnittstelle nicht nutzen können oder möchten? Auch das ist kein Problem. Sie können die Daten entweder im DATEV-Format oder im DATEV-XML-Format manuell herunterladen und anschließend importieren. Das Besondere daran: Die Belegsatzdaten und Belegbilder bleiben verknüpft. 


Das ist ein deutlicher Vorteil gegenüber Software-Lösungen, die lediglich einen Datenexport anbieten. Bei solchen Anbietern müssten Sie die Belege erst wieder einzeln mit den Buchungsdaten verknüpfen – doppelte Arbeit, die Sie sich bei Circula sparen.

Im Vergleich zu selbstgebastelten Lösungen hat Circula einen weiteren Vorteil: Der gesamte Prozess ist 

. Von der Erfassung bis zur Archivierung läuft alles sowohl digital als auch rechtssicher.

weniger manueller Aufwand, hoher Automatisierungsgrad

Belege gehen nicht mehr verloren und sind immer sofort mit den Daten verbunden

Fehler durch vergessene und falsch oder doppelt eingereichte Belege sind ausgeschlossen

Schnelle Erstattung erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Überblick in Echtzeit über die Spesen der Mitarbeitenden

Volle Transparenz zu jedem Zeitpunkt, vereinfachte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Buchhaltung

Keine Tippfehler oder andere Übernahmefehler

Schneller Einreichungsprozess über mobile App mit Datenauslese

Automatische Berechnung der VMA und anderen Pauschalsätzen

DATEV empfiehlt zur Reisekostenabrechnung die Cloud-basierte App Circula. Über eine Schnittstelle werden die Daten direkt in DATEV übernommen.

Reisekosten mit DATEV: DATEV empfiehlt Circula

Reisekostenabrechnung mit DATEV: DATEV empfiehlt Circula

Anna Lischke

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Circula ist die einzige von DATEV empfohlene und genutzte Software für Reisekosten.

Offizieller DATEV-Software-Partner

Partnerschaften

Wenn diese Probleme in Ihrer Buchhaltung auftreten, kann eine Software-Lösung Abhilfe schaffen.

Reisekostenabrechnung mit DATEV: DATEV empfiehlt Circula

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