Reisekostenabrechnung mit DATEV: DATEV empfiehlt Circula

Das gehört zur Reisekostenabrechnung

Was verbinden Sie mit dem Wort „Reisekostenabrechnung“? Einfach, schnell und digital sind wahrscheinlich nicht die Wörter, die Ihnen als Erstes einfallen. Im Gegenteil: In der Praxis kann die Reisekostenabrechnung schnell zum nervenaufreibenden Zeitfresser werden.

Zunächst einmal versteckt sich hinter dem Überbegriff der Reisekosten eine ganze Vielzahl an Ausgaben:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

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Herausforderungen in der Praxis

• Hoher Zeitaufwand
• Fehlende Digitalisierung
• Reibungsverluste
  

Jede der verschiedenen Arten von Kosten bringt eigene Herausforderungen bei der Abrechnung mit sich:

Praxisproblem 1:

Sie können die Abrechnung nicht schnell abschließen, da die Belege fehlen. Die Mitarbeitenden vergessen, sie einzureichen. Oder noch schlimmer: Die Belege sind unterwegs verloren gegangen.

Praxisproblem 2:

Kilometerpauschalen müssen mühselig berechnet werden. Je nach Reiseort und -dauer unterscheiden sich die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Sie verlieren Zeit mit dem Nachschlagen der jeweils aktuellen Pauschalen oder es wird vergessen, die Pauschale z.B. mit dem Frühstück zu kürzen.

Praxisproblem 3:

Beim händischen Abtippen von Tabellen kommt es zu Übernahmefehlern.

Praxisproblem 4:

Sind die Spesen dann erstattet, müssen sie nochmals in DATEV erfasst werden. Selbst wenn Sie die Belege bereits digital erfasst haben, müssen Sie sie erneut mit den Buchungssätzen verbinden. Das bedeutet doppelte Arbeit. Reibungsverluste, Fehlerquellen und zeitintensive Fleißarbeit bei jedem Schritt. Das geht einfacher!

Die bisherige Lösung DATEV Reisekosten classic wurde eingestellt

DATEV hat sich als Standard für die moderne und effiziente Buchhaltung etabliert. Wenn Sie DATEV für Ihre Buchhaltung nutzen, liegt es nahe, dass Sie nach einer DATEV-Lösung zur Abrechnung der Reisekosten suchen. In der Vergangenheit gab es auch tatsächlich ein Programm, um die Spesen online zu verwalten: DATEV Reisekosten classic.

DATEV hat DATEV Reisekosten classic zum 31.12.2021 abgekündigt. Als Folgelösung empfielt DATEV Circula als Software für Reisekostenmanagement.

Warum DATEV Reisekosten classic nicht mehr zur Verfügung steht

DATEV Reisekosten classic war eine umfangreiche Software, um die Spesen online zu verwalten. Den modernen Anforderungen konnte die Lösung jedoch nicht mehr gerecht werden. Dienstreisende wünschen sich heute die Möglichkeit, Belege mobil zu erfassen. Genau das fehlte jedoch. Im Januar 2022 wurde DATEV Reisekosten classic letztlich eingestellt.

Was bedeutet das für Sie? Haben Sie keine Möglichkeit mehr, die Reisekosten weiterhin in DATEV zu erfassen? Kein Grund zur Sorge. Auch wenn DATEV keine eigene Lösung mehr anbietet, können Sie die Reisekosten weiterhin bequem in Ihre Buchhaltung übernehmen. Hierzu benötigen Sie ein Drittanbieter-Tool mit DATEV-Schnittstelle, beispielsweise Circula.

DATEV selbst empfiehlt Circula als Reisekosten-Software

• Circula wird von DATEV als Partnerlösung empfohlen.
• DATEV selbst ist Kundin von Circula.

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Übrigens: Circula wird von über 1.700 Unternehmen erfolgreich eingesetzt. Dazu gehören About You, Deutsche Fußball Liga, Noerr, McMakler und auch die DATEV eG selbst. Insgesamt nutzen bereits mehr als 150.000 Angestellte Circula, um ihre Dienstreisen bequem abzurechnen.

Wie sieht die Partnerschaft von DATEV und Circula in der Abrechnungspraxis aus?

• DATEV-gerecht aufbereitete Daten
• Automatisierte Prozesse
• Alle Belege in der Cloud
• Belege direkt in DATEV verknüpft
• GoBD-zertifiziert

Wie haben Sie die Reisekostenabrechnung bisher durchgeführt? Mit selbst erstellten Vordrucken und Reisekosten-Formularen? Mit einer selbst gebastelten digitalen Lösung?

Wenn Sie Daten manuell abtippen oder übertragen müssen, ist das eine zeitintensive Aufgabe. Auf die Reisekostenabrechnung geht schnell ein ganzer Arbeitstag oder mehr – je nach Anzahl der Mitarbeitenden. Noch ärgerlicher sind die kleinen Fehlerteufel, die sich hier zu gerne einschleichen.

Wie erleichtert Circula Ihre Reisekostenabrechnung mit DATEV?

Circula bereitet alle Daten DATEV-gerecht auf. Sie können sogar Buchungsvorschläge direkt in Circula erstellen. Über die Schnittstelle übernehmen Sie die Daten aus Circula dann direkt in DATEV. Circula lässt sich mit DATEV Unternehmen online, LODAS, Lohn und Gehalt und Eigenorganisation comfort integrieren. Das Ganze funktioniert unkompliziert. Für die Übertragung brauchen Sie nur wenige Klicks.

Circula verfügt über folgende DATEV-Schnittstellen:

• DATEV Unternehmen online / DATEV Rechnungsdatenservice 1.0
• DATEV LODAS
• DATEV Lohn und Gehalt
• DATEV Eigenorganisation comfort

Die Buchhaltung kann sofort erfolgen, sobald die Dienstreiseabrechnung freigegeben wurde. Egal, ob Sie die Buchhaltung firmenintern erledigen oder extern von einem Steuerberatungsbüro übernehmen lassen, alle Belege und Daten sind schließlich aufgeräumt an einem Ort: der Cloud. Über die DATEV-Cloud-Services stellen Sie die Daten nahtlos, automatisch und in Echtzeit Ihrer Steuerberatung zur Verfügung. Durch die automatische Übernahme sparen Sie deutlich Zeit. Die brauchen Sie schließlich an anderer Stelle. Außerdem minimieren Sie durch die Automatisierungen Fehlerquellen.

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Erfahren Sie hier mehr über Circula für Steuerkanzleien.

Aber was, wenn Sie die Schnittstelle nicht nutzen können oder möchten? Auch das ist kein Problem. Sie können die Daten entweder im DATEV-Format oder im DATEV-XML-Format manuell herunterladen und anschließend importieren. Das Besondere daran: Die Belegsatzdaten und Belegbilder bleiben verknüpft.

Das ist ein deutlicher Vorteil gegenüber Software-Lösungen, die lediglich einen Datenexport anbieten. Bei solchen Anbietern müssten Sie die Belege erst wieder einzeln mit den Buchungsdaten verknüpfen – doppelte Arbeit, die Sie sich bei Circula sparen.

Im Vergleich zu selbstgebastelten Lösungen hat Circula einen weiteren Vorteil: Der gesamte Prozess ist GoBD-zertifiziert. Von der Erfassung bis zur Archivierung läuft alles sowohl digital als auch rechtssicher.

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Circula bietet alle wichtigen Funktionen einer Reisekosten-Software

• Bis zu 80 % Zeitersparnis
• weniger manueller Aufwand, hoher Automatisierungsgrad
• Von Anfang bis Ende papierlos
• GoBD-zertifiziert
• Belege gehen nicht mehr verloren und sind immer sofort mit den Daten verbunden
• Fehler durch vergessene und falsch oder doppelt eingereichte Belege sind ausgeschlossen
• Schnelle Erstattung erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeitenden
• Überblick in Echtzeit über die Spesen der Mitarbeitenden
• Volle Transparenz zu jedem Zeitpunkt, vereinfachte Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Buchhaltung
• Keine Tippfehler oder andere Übernahmefehler
• Schneller Einreichungsprozess über mobile App mit Datenauslese
• Automatische Berechnung der VMA und anderen Pauschalsätzen

Eine moderne Software zur Reisekostenabrechnung hat hohe Ansprüche zu erfüllen. Circula wird diesen Anforderungen gerecht. Die SaaS-Lösung bietet allen Beteiligten eine echte Arbeitserleichterung.

Praxis-Beispiel mit Circula

Wüssten Sie gerne, wie die Reisekostenabrechnung mit Circula in der Praxis abläuft? Sehen wir uns ein Beispiel an.

Nehmen wir Frau Schmidt. Sie ist als Außendienstlerin ständig unterwegs. Daher wünscht sie sich, die Reisekosten von unterwegs zügig abrechnen zu können. So wie Frau Schmidt geht es den meisten Reisenden. Herzstück von Circula ist daher die Smartphone-App.

Die Bedienoberfläche ist für den mobilen Gebrauch optimiert. Mitarbeitende und Prüfende können alle Funktionen über die App aufrufen und so einfach Belege per Foto-Scan einreichen. Circula kann bei Bedarf jedoch auch am Computer bedient werden.

Über Circula können Sie Belege einfach per Smartphone scannen, auslesen lassen und einreichen.

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Circula ist die perfekte Begleitung für Mitarbeitende auf Dienstreisen

Zurück zu Frau Schmidt. Sie reist diesmal nach Indien. Dabei muss sie nicht erst das Ende der Dienstreise abwarten, schon unterwegs reicht sie ihre Kosten ein. Frau Schmidt fährt mit ihrem eigenen Auto zum Flughafen. Im Flugzeug gibt sie die gefahrenen Kilometer ein. Sie hat während des Flugs zwar keine Internetverbindung, aber die Funktionen stehen ihr auch offline zur Verfügung.

Circula berechnet automatisch die Kilometerpauschale. Auch das Thema Verpflegungsmehraufwand wird durch Circula zum Kinderspiel. Egal, ob die Dienstreise im In- oder Ausland stattfindet – die Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwände sind immer auf dem aktuellen Stand nach BMF-Tabelle. So berechnet Circula automatisch Frau Schmidts Pauschale für die Reise nach Indien.

Besonders bequem findet Frau Schmidt das Einreichen von Belegen mit Circula. Früher musste sie Belege aufbewahren, kopieren und aufkleben. Jetzt nutzt sie bequem die App auf ihrem Smartphone. Zugtickets, Hotelrechnungen und andere Belege scannt sie einfach mit ihrer Handykamera ein. Die App bietet ihr dabei noch eine Erleichterung: Die AI-gestützte OCR-Funktion filtert die wichtigen Angaben direkt aus den Belegen heraus.

Die Freigabe von Kosten wird mit Circula zum Kinderspiel

Frau Müller ist Frau Schmidts Vorgesetzte. Sie sieht die Kosten, die Frau Schmidt eingereicht hat, ein Beleg ist aber nicht deutlich genug erkennbar. Sie weist diese Angaben mit wenigen Klicks noch einmal an Frau Schmidt zurück. Frau Schmidt reicht den Beleg nach und Frau Müller gibt den Antrag sofort frei.

Frau Schmidt ist glücklich, dass ihre Kosten so schnell auf ihrem Bankkonto erstattet werden. Frau Müller wiederum freut sich, dass die Bearbeitung der Reisekosten nur noch wenige Minuten in Anspruch nimmt. Diesmal hat sie Frau Schmidts Antrag im Büro über den Browser am Computer bearbeitet. Aber sie kann die Freigabe auch jederzeit und überall über ihre Smartphone-App veranlassen.

Die Buchhaltung freut sich seit Circula auf die Reisekostenabrechnungen

Nachdem Frau Schmidts Antrag durch Frau Müller freigegeben wurde, kann Herr Frank mit der Buchhaltung beginnen. Er prüft die Belege. Alles sieht gut aus. Er ergänzt nur noch den Umsatzsteuersatz. Über die Schnittstelle übernimmt er die Daten und die Belege dann einfach in DATEV, bereit für den Monatsabschluss. So schnell war die Reisekostenabrechnung noch nie erledigt.

Circula ist durch die intuitive Benutzeroberfläche sofort einsatzbereit

Frau Schmidt, Frau Müller und Herr Frank hatten sich lange nach einer einfachen und transparenten App zur Spesenabrechnung gesehnt. Nur: Sie hatten keine Zeit, sich lange in ein neues Programm einzuarbeiten.

Suchen auch Sie eine Software, die schnell einsatzbereit ist? Bedeutet ein neues Programm nicht wieder großen Aufwand bei der Installation? Schulungsbedarf für alle Beteiligten?

Circula kann ganz individuell auf Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse angepasst werden. Trotzdem ist Circula in kürzester Zeit einsetzbar. Durch die intuitive Bedienung entfällt zeitintensiver Schulungsbedarf für die Mitarbeitenden. Schritt-für-Schritt-Assistenten führen alle sicher durch das Programm.

Fazit: Für die Reisekostenabrechnung sind Circula und DATEV absolute Traumpartner

Die Reisekostenabrechnung kann eine frustrierende und zeitraubende Pflichtübung darstellen. Mit der passenden Software wird die Reisekostenabrechnung jedoch zum Kinderspiel.

DATEV bietet selbst keine eigene App zur Reisekostenverwaltung mehr an. DATEV Reisekosten classic ist seit Januar 2022 eingestellt worden. Allerdings empfiehlt DATEV die App, deren Kunde sie selbst ist: Circula.

Mit Circula können Sie bis zu 80 % Zeit bei der Reisekostenabrechnung sparen. Mitarbeitende erfassen ihre Belege einfach über die Smartphone-App. Pauschalen berechnet Circula selbstständig. Die Freigabe der Spesen erfolgt mit nur wenigen Klicks. Die Prüfung durch die Buchhaltung nimmt ebenfalls kaum Zeit in Anspruch.

Im Anschluss können Sie die Daten ganz bequem per Schnittstelle an DATEV übertragen. Der gesamte Prozess läuft digital, medienbruchfrei, transparent, zeitsparend und dazu rechtssicher.

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