Essenszuschuss vom Arbeitgeber: Vorteile, Regeln und Umsetzungstipps

Ob Büro, Homeoffice oder unterwegs: Eine ausgewogene Ernährung fördert das Wohlbefinden und macht produktiver. Allerdings kann das auch ganz schön ins Geld gehen.

Mit einem Essenszuschuss können Sie als Arbeitgeber ihre Mitarbeitenden dabei finanziell unterstützen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Möglichkeiten es gibt und was es dabei zu beachten gilt.

Diese Fragen beantworten wir Ihnen

• Was genau ist der Essenszuschuss?
• Welche Vorteile bietet er Unternehmen und Belegschaft?
• Welche rechtlichen Vorgaben gibt es?
• Wie können Sie den Essenszuschuss möglichst einfach umsetzen?

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Darum geht es beim Essenszuschuss

Rein rechtlich gesehen gilt der Essenszuschuss, der auch als „Verpflegungszuschuss“ bezeichnet wird, nach § 8 Abs. 2 S. 6 Einkommensteuergesetz (EStG) als Sachbezug, der nach § 37b EStG pauschal besteuert wird. Die rechtliche Grundlage dafür bildet der Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 20.08.1997 (BStBl. II S. 667), nach dem Arbeitgeber und Arbeitnehmende gemeinsam vereinbaren dürfen, den Barlohn durch einen Sachbezug zu ersetzen.

Wie auch immer der Essenszuschuss in Ihrem Unternehmen konkret ausgestaltet ist: Kostenlose oder vergünstigte Mahlzeiten sind für beide Seiten eine tolle Sache, wie die nächsten beiden Abschnitte zeigen.

So profitieren Sie als Arbeitgeber

• Sie positionieren sich als fürsorglicher Arbeitgeber und steigern Ihre Attraktivität für Bewerbende.
• Sie leisten einen Beitrag zur Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden.
• Sie zeigen sich wertschätzend und erhöhen die Mitarbeiterbindung.
• Sie fördern ein positives Arbeitsklima, da sich Mitarbeitende wohler fühlen und entsprechend motivierter und leistungsstärker engagieren.
  
  

So profitieren Mitarbeitende

• Der Essenszuschuss stellt eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers und damit eine effektive Erhöhung des Nettogehaltes dar.
• Er unterstützt die Einnahme von regelmäßigen Mahlzeiten – ein wichtiger Mehrwert in Zeiten von Homeoffice und hybrider Arbeit.
• Eine gesunde Ernährung wird dank der finanziellen Unterstützung einfacher möglich.

Diese rechtlichen Vorgaben gibt es

Für die Gewährung eines Essenszuschusses gibt es klare rechtliche Grundlagen, die zu beachten sind. Wir haben die wichtigsten für Sie zusammengefasst, damit Sie die entscheidenden Regelungen rund um diesen Mitarbeiter-Benefit kennen:

• Als Arbeitgeber können Sie für 15 Tage im Monat Essensgeld gewähren, ohne dass Abwesenheitstage meldepflichtig werden. Auch mehr Tage sind möglich – allerdings sind Sie dann verpflichtet, Krankheits- und Urlaubstage zu erfassen.
• Für das Jahr 2025 ist ein maximaler Essenszuschuss in Höhe von 7,50 EUR pro Tag möglich, also insgesamt 112,50 EUR pro Monat. Der Anteil von 4,40 EUR gilt als Sachbezugswert, der pauschal mit 25 % besteuert wird. Zusätzlich dürfen Arbeitgeber Mahlzeiten mit einem Essenszuschuss in Höhe von 3,10 EUR steuerfrei bezuschussen. Maßgeblich für die Berechnung sind die Regeln für Sachbezugswerte gemäß § 2 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV), für die wiederum die Verbraucherpreise die Referenz bilden. Die Höhe des Betrags wird jedes Jahr neu festgelegt.
• Der Essenszuschuss kann flexibel genutzt werden − z. B. in Restaurants und Supermärkten oder für Mahlzeiten-Lieferungen.
• Für Genussmittel wie Alkohol und Tabak gilt der Zuschuss nicht. Ebenso wenig für die Verpflegung auf Dienstreisen, die als Spesen abgerechnet werden.

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Darüber hinaus ist das BMF-Schreiben vom 18.01.2019 maßgeblich. Darin ist festgelegt, welche Vorgaben für Mahlzeiten gelten, die beispielsweise in Form digitaler Essensmarken bezuschusst werden dürfen. Unter anderem gilt:

• Der Essenszuschuss darf nur für den Erwerb von arbeitstäglichen Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) eingesetzt werden. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Essenseinnahme.
• Lebensmittel gelten nur als Mahlzeiten, wenn sie zum unmittelbaren Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenpausen bestimmt sind.
• Der Essenszuschuss darf nur für Mahlzeiten verwendet werden, die die Arbeitnehmenden selbst bezahlt haben.
• Bei der Arbeit im Homeoffice oder wenn Arbeitnehmende weniger als sechs Stunden täglich arbeiten, ist der Verzehr auch vor oder nach der Arbeit zulässig.
• Der Essenszuschuss des Arbeitgebers darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
  

Wichtig: Für eingereichte Belege gibt es Sonderregeln

Bei einigen Essenszuschuss-Varianten müssen Mitarbeitende dem Arbeitgeber ihre Mahlzeiten-Belege einreichen. Die möglichen Optionen haben wir Ihnen im nächsten Abschnitt übersichtlich zusammengefasst. Die Anforderungen an die eingereichten Belege sind in § 146a AO in Verbindung mit § 6 KassenSichV und § 33 UStDV geregelt.

Unter anderem gilt:

• Mitarbeitende dürfen Quittungen nicht mehrmals einreichen.
  
• Erfolgt die Verpflegung in einem Restaurant, weist die Quittung möglicherweise mehrere Mahlzeiten aus. Mitarbeitende müssen auf dem Beleg genau kennzeichnen, für welche der Essenszuschuss geltend gemacht wird.
  
• Eine Mahlzeit kann Einkäufe bei mehreren Geschäften umfassen. Mitarbeitende können deshalb auch Quittungen unterschiedlichen Ursprungs einreichen. Allerdings müssen die zur verzehrten Mahlzeit gehörenden Einzelbeträge auf den Belegen markiert werden.
  
  

Diese Möglichkeiten haben Sie als Unternehmen beim Thema Essenszuschuss

Als Arbeitgeber können Sie Mitarbeitenden einen Essenszuschuss auf verschiedene Arten gewähren:

• Über eine Kantine/Cafeteria, in der es vergünstigte Mahlzeiten gibt.
  
  Nachteil: Geringe Flexibilität. Hier haben Mitarbeitende nicht die Wahl, wo sie essen möchten. Hinzu kommt: Damit eine Kantine rentabel ist, muss gewährleistet sein, dass eine bestimmte Anzahl an Mahlzeiten pro Tag verkauft wird. Auch sich verändernde Ernährungsgewohnheiten sind für Kantinen eine Herausforderung. Durch neue Arbeitsformen wie Homeoffice verlieren sie zudem an Bedeutung.
• Über gedruckte Essensgutscheine bzw. Essensmarken (als Vorauszahlungen für Mahlzeiten).
  
  Nachteil: Geringe Flexibilität und hoher Aufwand. Mitarbeitende sind an Partnerrestaurants und Geschäfte gebunden, die die Essensgutscheine akzeptieren. Zudem müssen Sie als Unternehmen in Vorkasse gehen, und der Aufwand für die Administration ist relativ hoch. Obwohl diese Form entscheidende Nachteile hat, ist sie dennoch noch weit verbreitet.
• Über wiederaufladbare Guthabenkarten (als Vorauszahlungen für Mahlzeiten).
  
  Nachteil: Geringe Flexibilität. Auch Guthabenkarten lassen sich wie Essensgutscheine nur in bestimmten Geschäften und Restaurants einsetzen. Allerdings ist bei ihnen der Administrationsaufwand etwas geringer und die Nutzung ist auch relativ einfach.
• Über digitale Essensmarken (als nachträgliche Kostenerstattung für Mahlzeiten).
  
  Vorteile: Zeitgemäß und flexibel. Mitarbeitende können in diesem Fall selbst wählen, wo sie ihre Mahlzeiten kaufen – und die Belege können von ihnen mit einer App wie Circula ganz einfach innerhalb von drei Tagen eingereicht werden.
  
  Hinzu kommt noch ein steuerlicher Vorteil für Sie als Unternehmen: Ist der Betrag für eine Mahlzeit auf einem eingereichten Beleg höher als 7,50 EUR, wird er um den steuerpflichtigen Betrag (den Sachbezugswert) reduziert. Der Arbeitgeber erstattet den verbleibenden Betrag bis zur maximalen Höhe von 7,50 EUR zurück.
  
  Allerdings gilt auch: Ist der Betrag auf dem eingereichten Beleg niedriger als 7,50 EUR, ist auch der steuerfreie Betrag geringer, der nach Abzug des pauschalbesteuerten Sachbezugswertes verbleibt. Der Sachbezugswert bildet immer die Grenze: Die dafür fälligen Steuern müssen auch bezahlt werden, wenn der Betrag auf dem Beleg geringer ist.
  
  

Diese rechtlichen Vorgaben gelten speziell für digitale Essensmarken

• Vertragliche Vereinbarung: Die Bezuschussung der Mahlzeiten in Form digitaler Essensmarken muss zwischen Ihnen als Arbeitgeber und den Mitarbeitenden vertraglich vereinbart sein – entweder durch Anpassungen bestehender Arbeitsverträge oder durch den Abschluss von Zusatzverträgen.
  
• Kommunikation: Arbeitgeber müssen alle Abläufe im Zusammenhang mit dem Essenszuschuss – insbesondere die Vorgaben für die Einreichung von Belegen und die Berechnung der Rückerstattung – deutlich und transparent kommunizieren.
  
• Einbindung in das Unternehmen: Die für die Abrechnung und Erstattung dieses Mitarbeiterbenefits notwendigen Tools und Abläufe müssen in die Administration und die Lohnbuchhaltung eingebunden werden.

Digitale Umsetzung mit Circula

Die obige Auflistung hat es klar gezeigt: Digitale Essensmarken bieten gegenüber den anderen Möglichkeiten für einen Essenszuschuss die meisten Vorteile – und zwar für beide Seiten. Während die Mitarbeitenden von einer einfachen Einreichung der Belege profitiert, können Sie sich als Unternehmen das Handling mit der Circula App ebenfalls erleichtern:

• Die Überprüfung der Belege übernimmt Circula für Sie.
• Die Berechnung der Erstattungen ist stets steuerkonform.
• Die monatlichen Abrechnungen, die sich nahtlos in die Lohnbuchhaltung integrieren lassen, erfolgen automatisch.

Zum Schluss noch ein ganz wichtiger Vorteil für beide Seiten: Mit der Circula App können Belege für alle Tage eines Monats eingereicht werden – und das obwohl der Essenszuschuss nur für maximal 15 Tage gewährt wird, ohne dass Abwesenheitstage meldepflichtig werden! Circula wählt dann einfach automatisch die für Mitarbeitende vorteilhaftesten 15 Tage aus.

Hier erhalten Sie weitere Informationen über eine Essenszuschuss-Umsetzung mit Circula.

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