Die Dienstreise gehört in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag. Der Vertrieb besucht neue Kunden in anderen Städten oder die Belegschaft ist auf Messen und Tagungen vertreten. Doch was ist eigentlich eine Dienstreise und wer trägt die damit verbundenen Kosten? Diese und andere Fragen beantworten wir hier für Sie.
Auf einen Blick:
- Eine Dienstreise umfasst alle beruflich bedingten Reisetätigkeiten.
- Arbeitnehmer:innen verrichten auf der Dienstreise ihre Arbeit außerhalb der eigentlichen Betriebsstätte.
- Die Kosten für die Dienstreise werden in der Regel über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber erstattet.
- Auf Dienstreisen gilt üblicherweise die reguläre Arbeitszeit. Sie fallen unter das Arbeitszeitgesetz.
- Bei längeren Fahrten muss definiert werden, ob die Fahrt zur Arbeitszeit gehört oder nicht.
Was ist eine Dienstreise?
Eine Dienstreise ist eine Reise oder Fahrt, die Beschäftigte unternehmen, um an einem anderen Ort als der eigentlichen Arbeitsstätte ihrer Arbeit nachzugehen. Damit von einer Dienstreise gesprochen werden kann, muss die Fahrstrecke länger sein als der übliche Weg zur Arbeit und über die Stadt- oder Bundesland- bzw. Landesgrenze hinausgehen. Ist der Fahrweg kürzer, wird von einem „Dienstgang“ gesprochen.
Da es keine einheitliche Vorgabe für die Dienstreise gibt, legen viele Unternehmen im Arbeitsvertrag fest, was als Dienstreise gilt und was nicht. Entsprechend wird im Vertrag auch definiert, welche Arbeitszeitregelung für die Dienstreise gilt.
Welche Kosten werden bei einer Dienstreise vom Arbeitgeber übernommen?
Üblicherweise übernehmen Arbeitgeber die Kosten für eine Dienstreise. Damit die Kostenerstattung erfolgen kann, erstellen Arbeitnehmer:innen nach der Dienstreise eine Reisekostenabrechnung. Sie erleichtert der Buchhaltung nicht nur das Verbuchen der Betriebsausgaben, sondern vereinfacht auch die Angabe der Reisekosten als Werbekosten in der Steuererklärung.
Diese Kosten werden über die Reisekostenabrechnung abgerechnet:
- Übernachtungskosten: Der Arbeitgeber übernimmt die Kosten für Hotel, Pension oder Gästezimmer.
- Fahrtkosten: Abhängig von der Länge der Reise trägt der Arbeitgeber die Kosten für einen Flug, die Zugfahrt oder die Nutzung des privaten PKW. Wird der eigene PKW verwendet, erhalten Arbeitnehmer eine Kilometerpauschale als Erstattung über die Reisekosten.
- Reisenebenkosten: Das können Parkgebühren oder Mautgebühren ebenso sein wie Trinkgelder oder Telefongebühren.
- Verpflegungskosten: Arbeitgeber übernehmen die Mehrkosten für die Verpflegung während einer Dienstreise in Form eines Tagegelds. Wie hoch diese Pauschale pro Tag ausfällt, hängt von den Mahlzeiten und dem Zielland der Dienstreise ab. So ist die Pauschale für ein Frühstück niedriger als für ein Mittagessen.
Grundsätzlich wird bei der Kostenerstattung einer Dienstreise davon ausgegangen, dass Arbeitnehmern mehr Kosten entstehen als bei der Arbeit in der regulären Arbeitsstätte.
In manchen Unternehmen geht der Dienstreise ein Reisekostenantrag voraus. Darin werden die Kosten für Übernachtung und Flug- oder Bahntickets aufgeführt. Diese können vor Reiseantritt vom Unternehmen bestätigt werden.
Welche Arbeitszeitregelungen gelten während der Dienstreise?
Eine Dienstreise gilt grundsätzlich als Arbeitszeit, weil sie einen beruflichen Zweck hat. Entsprechend müssen die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes auch auf der Dienstreise berücksichtigt werden. Das gilt sowohl für die Dauer der Arbeitszeit von maximal acht Stunden als auch für die gesetzliche Pausenregelung. Überstunden sollten auch auf der Dienstreise die Ausnahme bleiben.
Zu den geschäftlichen Tätigkeiten, die als Arbeitszeit gewertet werden, zählen während der Dienstreise:
- Geschäftsessen mit Kunden
- Termine bei Kunden vor Ort
- beruflich geführte Telefonate oder Videomeetings
- Besprechungen mit anderen Teams
Auch bei mehrtägigen Dienstreisen sollten Arbeitnehmer:innen darauf achten, die gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen einzuhalten.
Gehört die Anreise bei Dienstreisen zur Arbeitszeit?
Es ist nicht eindeutig festgelegt, ob auch die Anreise bei einer Geschäftsreise als Arbeitszeit zählt. Allgemein wird davon ausgegangen, dass die Anreise als Arbeitszeit gilt, wenn sie während der regulären Arbeitszeit des Arbeitnehmers erfolgt.
Erfolgt die Anreise in der Freizeit des Arbeitnehmers, kann sie von der Arbeitszeit ausgenommen werden. Allerdings können Beschäftigte auch im Zug oder im Flugzeug arbeiten, weshalb die Anreise dann wiederum als Arbeitszeit gezählt werden kann.
Um Missverständnisse auszuräumen, können Unternehmen selbst festlegen, wie mit Arbeitszeiten auf Dienstreisen verfahren wird.
Bei der Anreise mit dem PKW ist die Regelung einfach. Hier wird die Anreise aus gesetzlicher Sicht als Arbeitszeit angerechnet, da davon ausgegangen wird, dass Arbeitnehmer am Steuer keinen privaten Angelegenheiten nachgehen können.
Klare Regelungen können Unstimmigkeiten beheben und die Abrechnung erleichtern
Es ist gesetzlich nicht eindeutig geregelt, was als Dienstreise gilt und was nicht. Dementsprechend sollten Unternehmen für ihre Beschäftigten möglichst eindeutige Regelungen für Dienstreisen aufstellen. Auf diese Weise vermeiden sie Unstimmigkeiten bei der Reisekostenabrechnung oder bei der Steuererklärung.
Zu diesen klaren Regelungen kann gehören, ob Unternehmen die Fahrt mit dem Taxi am Zielort als Reisekosten anerkennen oder ob öffentliche Verkehrsmittel genutzt werden sollen. Ebenso kann festgelegt werden, ob Flüge in der Economy- oder Business-Class erstattet werden.
Die Reisekosten-Software von Circula hilft Ihnen dabei, die Reisekostenabrechnung digital und einfach zu gestalten. Im Vorfeld lassen sich Pauschalen für Verpflegung oder Übernachtung definieren und mit wenigen Klicks mit Belegen und Rechnungen abgleichen. So sparen Sie bei der Buchhaltung wertvolle Zeit und beschleunigen gleichzeitig den Prozess zur Erstattung der Reisekosten. Ein absoluter Win-Win für Unternehmen und Arbeitnehmer:innen, die auf Dienstreise gehen.