GoBD

Alles, was Sie wissen müssen: Grundsätze, Umgang mit Belegen, Datenaufbewahrung und mehr einfach erklärt.

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Letztes Update:

August 26, 2024

Übersicht

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Definition

Unternehmen in Deutschland müssen sich an die Grundsätze ordentlicher Buchführung (GoB) halten, egal, ob sie Bücher und Geschäftsunterlagen in physischer oder digitaler Form führen und aufbewahren. Die rechtlichen Anforderungen für digitale Daten sind in den GoBD geregelt.

Was sind die GoBD?

Aufbewahrung von Unterlagen zu Geschäftsvorfällen

Unternehmen müssen sämtliche Geschäftsvorfälle gemäß den GoBD verarbeiten und aufbewahren. Als Geschäftsvorfälle gelten alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge, die die Vermögenszusammensetzung bzw. den Gewinn und Verlust in einem Unternehmen betreffen. Daneben sind außersteuerliche und steuerliche Bücher aufzubewahren sowie alle Dokumente, die externe Prüfer zum Verständnis und zur steuerrechtlichen Überprüfung der Geschäftsunterlagen benötigen.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen beispielswiese reine Entwürfe von Handels- oder Geschäftsbriefen, die niemals abgesandt wurden. Um zu dokumentieren, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt und ihre Einhaltung überwacht wurde, müssen Unternehmen dafür relevante Unterlagen aufbewahren, egal ob diese in Papierform oder digitaler Form vorliegen.

Die Benutzung von Datenträgern

Unternehmen dürfen ihre Bücher und andere erforderliche Aufzeichnungen komplett digital führen. Form und Verfahren der Buchführung muss dabei allerdings den GoB entsprechen. Welche Buchführungsverfahren genau zulässig sind, bestimmt sich aus dem steuerlichen Zweck, den die Aufzeichnungen erfüllen sollen (§ 145 Absatz 2 AO; § 146 Absatz 5 Satz 1 2. HS AO). Auch alle Unternehmensbereiche, in denen buchführungsrelevante Geschäftsprozesse digital abgebildet werden und die mit entsprechenden Dokumenten arbeiten, müssen gemäß der GoBD organisiert sein. Technische Vorgaben zur konkreten Umsetzung der GoBD macht der Gesetzgeber angesichts des schnellen digitalen Fortschritts dabei nicht.

GoB vs GoBD

Ziel der GoBD ist die Gleichbehandlung digitaler und papiergebundener Buchführung. Daher gelten die in den Grundsätzen ordentlicher Buchführung festgeschriebenen Regelungen auch für die digitalen Geschäftsvorgänge. Die GoBD bauen auf den GoB auf und spezifizieren die Vorschriften für digitale Anwendungsfälle. Die Einhaltung der GoB ohne digitale Unterstützung ist aufgrund der Leistungsstärke der IT-Systeme für Unternehmen zunehmend unattraktiv. Die digitale Abbildung von Geschäftsprozessen bietet erhebliche Kostenvorteile. Mitarbeiter müssen viele Papierdokumente zum Beispiel nicht mehr manuell prüfen, weil Bearbeitungsschritte automatisiert ablaufen. Das vereinfacht und beschleunigt die Vorgänge.

Auch die Verbuchung erfordert digital nur einen Bruchteil der Zeit. Zudem hat es das Controlling leichter, da jeder Bearbeitungsschritt lückenlos in der Anwendung dokumentiert ist. Die GoBD schaffen Rechtssicherheit für Unternehmen. Sie geben eine klare Orientierung, wie Betriebe ihre Buchführung digital organisieren müssen, um unliebsame Konsequenzen zu vermeiden. Dies sollte viele Unternehmen motivieren, in naher Zukunft vollständig auf eine digitale Buchführung umzusteigen, um sich die daraus erwachsenden Vorteile zu sichern.

Datenverarbeitungssysteme

Die GoBD gelten für alle Datenverarbeitungssysteme (DV-Systeme). Der Gesetzgeber versteht darunter jede im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke eingesetzte Hardware und Software, mit der Daten erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Datenverarbeitungssysteme lassen sich in Haupt-sowie Vor-und Nebensysteme kategorisieren. Als DV-System gilt zum Beispiel Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumenten- Management-System. Schnittstellen zwischen den Systemen werden ebenfalls als Datenverarbeitungssysteme bewertet. Die Größe der Systeme ist für die rechtliche Bewertung irrelevant. Es spielt auch keine Rolle, ob es sich um unternehmenseigene oder geleaste Hardware oder Software handelt, ob Anwendungen in der Cloud oder im eigenen Rechenzentrum gehostet werden.

Die allgemeinen Anforderungen der GoBD

Die Ordnungsmäßigkeit der digitalen Bücher und Aufzeichnungen und der mit den digitalen Dokumenten zusammenhängenden Verfahren des Datenverarbeitungssystems muss sichergestellt sein.Datenverarbeitungssysteme werden in der Regel unternehmensindividuell angepasst. Dies darf jedoch nicht dazu führen, dass die steuerrechtlich geforderte Ordnungsmäßigkeit des Verarbeitungsverfahrens und der Aufbewahrungsfrist verloren gehen. Unternehmen können Ausnahmen von den Anforderungen auch nicht mit Wirtschaftlichkeit rechtfertigen. Sie sind zwingend einzuhalten.

Als ordnungsmäßig gelten digitale Bücher und Aufzeichnung, wenn sie zwei Grundsätze erfüllen:

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

Diese Grundsätze müssen während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweisbar eingehalten werden. Das gilt auch, wenn der Unternehmer digitale Bücher und Aufzeichnungen freiwillig führt und nicht dazu verpflichtet ist.

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass ein sachverständigender Dritter wie der Wirtschaftsprüfer sie in angemessener Zeit verstehen und sich einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens verschaffen kann. Zu jedem Buchungsvorgang und sonstigen steuerrechtlich relevanten Aufzeichnungen ist ein Beleg anzuführen, sodass eine Nachvollziehbarkeit gegeben ist. Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive und retrograde Prüfbarkeit):

Die progressive Prüfung beginnt beim Beleg, geht über die Grund(buch)aufzeichnungen und Journale zu den Konten, danach zur Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung und schließlich zur Steueranmeldung bzw. Steuererklärung.
Die retrograde Prüfung verläuft umgekehrt.

Die progressive und retrograde Prüfung muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und in jedem Verfahrensschritt möglich sein. Unternehmen sind zusätzlich verpflichtet eine Verfahrensdokumentation zu pflegen. Darin müssen sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahren für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachgewiesen werden.Die Dokumentation muss zudem den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entsprechen. Was für die Verfahren selbstgilt, gilt auch für deren Dokumentation: Eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein.

Grundsätze der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung

1. Vollständigkeit

Unternehmen müssen Geschäftsvorfälle einmalig, vollständig und lückenlos aufzeichnen (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Hierbei sind branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte zu berücksichtigen.Bei einer digitalen Datenaufzeichnung wird eine vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle durch ein Zusammenspiel von technischen und organisatorischen Kontrollen erreicht. Hierbei handelt es sich zum Beispiel um Erfassungskontrollen, Plausibilitätskontrollen, automatisierte Vergaben von Datensatznummern, Lückenanalyse oder Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern. Unternehmen dürfen Geschäftsvorfälle nicht verheimlichen. Deswegen ist zum Beispiel eine Rechnungserteilung ohne Registrierung der eingenommenen Barbeträge im DV-System unzulässig.

2. Richtigkeit

Die Geschäftsvorfälle müssen immer mit den tatsächlichen Gegebenheiten übereinstimmen und entsprechend belegt und richtig kontiert werden (BFH- Urteil vom 24. Juni 1997, BStBl II 1998 S. 51).

3. Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen

Geschäftsvorfälle müssen unmittelbar nach ihrer Entstehung in einer Grundaufzeichnung oder in einem Grundbuch erfasst werden, in jedem Fall aber zeitnah. Bargeschäfte sind täglich zu erfassen, unbare Geschäfte innerhalb von zehn Tagen. Es ist die Pflicht von Unternehmen durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Unterlagen bis zur Erfassung nicht verloren gehen. Grundsätzlich ist laufend zu buchen. Jeder Geschäftsvorfall muss dabei der Abrechnungsperiode zugeordnet werden, in der er angefallen ist. Je nachdem, welche Rechtsnormen für die jeweilige Rechnung gelten, kann es sich bei der Abrechnungsperiode um eine jährliche oder um eine kürzere Zuordnung handeln.

4. Ordnung

Der Grundsatz der Klarheit fordert, dass die digitale Verarbeitung eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen enthält. Bei doppelter Buchführung müssen Unternehmen Geschäftsvorgänge digital so verarbeiten, dass es möglich ist, sich in einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Vermögens- und Ertragslage zu verschaffen. Die Buchungen müssen einzeln und sachlich geordnet nach Konten vorgenommen werden (Kontenfunktion). Es muss möglich sein, die Daten unverzüglich auszulesen.

5. Unveränderbarkeit

Digitale Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht verändert oder gelöscht werden. Die Verarbeitung darf auch nicht dazu führen, dass unklar wird, wann die Originalvorgänge stattgefunden haben. Diese Anforderungen gelten ebenfalls für digitale Dokumente und Unterlagen, die gem. § 147 AO aufbewahrungspflichtig sind. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Datenverarbeitung alle Arbeitsvorgänge im Zusammenhang mit den Daten protokolliert.

Der Umgang mit Belegen

Belegfunktion

Belege dienen dem sicheren Nachweis, dass aufgezeichnete oder gebuchte Inhalte in Büchern oder anderen Aufzeichnungen mit tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen und ihre Berechtigung haben. Digitale Buchungsbelege können wie auch Papierbelege einen oder mehrere Geschäftsvorfälle enthalten. Es muss eine Verfahrensdokumentation gepflegt werden, aus der Wirtschaftsprüfer ersehen können, wie die digitalen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Welche Informationen muss ein Beleg enthalten?

Belege für Geschäftsvorgänge müssen zwingend folgenden Inhalt aufweisen:

Eindeutige Belegnummer
Belegausteller und Belegempfänger
Mengen- oder Wertangaben
Betrag
Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährungen
Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls
Belegdatum
Verantwortlicher Belegausteller

Für umsatzsteuerrechtliche Zwecke können weitere Angaben erforderlich sein, zum Beispiel Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG und § 33 UStDV.

Internes Kontrollsystem (IKS)

Um die Ordnungsvorschriften gemäß § 146 AO einzuhalten sind Unternehmen verpflichtet, Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise:

Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen
Funktionstrennungen
Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen)
Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe
Verarbeitungskontrollen
Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigteVerfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten

Wie das Kontrollsystem genau ausgestaltet sein muss, hängt von der Komplexität und Beschaffenheit der unternehmerischen Tätigkeit, der Unternehmensorganisation und der eingesetzten IT ab. Unternehmen sind verpflichtet, ihr IKS anlassbezogen, z.B. bei Systemwechseln, zu überprüfen. Die Funktionsweise ist in der Verfahrensdokumentation zu hinterlegen.

Aufbewahrung der Daten

Für digitale, steuerlich relevante Bücher gelten die Aufbewahrungs- und Vorlagepflichten der GoB. Zu beachten ist, dass andere Rechtsnormen die Aufbewahrungspflichten beeinflussen können (z. B. § 14b UStG). Für Reisekosten gilt beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Elektronische Aufbewahrung

Unternehmen sind verpflichtet, Eingang, Archivierung und gegebenenfalls Konvertierung sowie die Verarbeitung digitaler Unterlagen zu protokollieren. Außerdem haben sie sicherzustellen, dass ein sachverständigender Dritter die Vorgänge innerhalb angemessener Zeit prüfen kann. Bei dem Format der digitalen Aufbewahrung haben Unternehmen Spielraum: Sie können bis auf wenige Ausnahmen auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dieser den GOB entspricht und sichergestellt ist, dass die Daten:

mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich inhaltlich übereinstimmen und
während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen, die in Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, müssen in dieser digitalen Form aufbewahrt werden. Es ist nicht zulässig sie nur in gedruckter Form zu archivieren. Allerdings ist es erlaubt, dass Unternehmen elektronisch erstellte und in Papierform versendete Handels- oder Geschäftsbriefe nur in physischer Form aufbewahren. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen die digitalen Daten unveränderbar erhalten bleiben, d.h. eine Archivierung von Word- Dokumenten ist nicht ausreichend, ein PDF-Format entspricht dagegen den Anforderungen. Empfangene Dokumente müssen zudem in dem Format gespeichert werden, in dem sie angefallen sind. Eine Umwandlung in ein anderes Format, z.B. MSG in PDF, ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit dadurch nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden können.

Ob die Archivierung im Produktivsystem oder in einem anderen DV-System des Unternehmens erfolgt, ist nicht geregelt. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach in ein digitales Bildformat überführt, durch Scan oder Fotografie, ist das digitale Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt. Die bildliche Erfassung kann hierbei mit verschiedensten Geräten erfolgen, z. B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen.

Nutzen Unternehmen OCR-Verfahren und reichern die Dokumente um Volltextinformationen an, ist dieser Volltext nach Verifikation und Korrektur ebenfalls für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist zu speichern. Prüfern muss er auf Verlangen bereitgestellt werden. Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z. B. durch OCR (Beispiel: Erzeugung einer volltextrecherchierbaren PDF-Datei im Erfassungsprozess), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren.

Bildliche Erfassung und anschließende Vernichtung von Papierdokumenten

Papierdokumente können durch Scannen in digitale Dokumente umgewandelt werden. Das Verfahren muss jedoch dokumentiert werden. Die Dokumentation sollte folgende Fragen beantworten:

Wer darf erfassen?
Zu welchem Zeitpunkt wird erfasst oder soll erfasst werden(z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss derVorgangsbearbeitung)?
Welches Schriftgut wird erfasst?
Ist eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mitdem Original erforderlich?
Wie hat die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit undVollständigkeit zu erfolgen?
Wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen?

Auch das Scannen mit Smartphone oder Tablet im Ausland ist erlaubt, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden. Eine vollständige Farbwiedergabe ist nur dann erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt, z. B. wenn Minusbeträge in roter Schrift gekennzeichnet sind, oder Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungs- vermerke in unterschiedlichen Farben dargestellt werden. Einmal digitalisiert, dürfen die Papierdokumente vernichtet werden. Es sei denn, sie sind aus anderen außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren. Die weitere Bearbeitung der digitalisierten Daten hat in jedem Fall nur noch auf digitalem Weg zu erfolgen.

Verfahrensdokumentation

In einer Verfahrensdokumentation wird sowohl der organisatorische als auch der technische Prozess beschrieben, den digitale Dokumente von ihrer Entstehung über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion durchlaufen. Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Für jedes DV-System müssen Unternehmen eine solche übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation erstellen. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens müssen vollständig und schlüssig daraus ersichtlich sein sodass sie auch für externe Dritte wie den Wirtschaftsprüfer in angemessener Zeit nachprüfbar sind.

Die Verfahrensdokumentation muss mindestens so lange aufbewahrt werden, wie die Aufbewahrungsfrist der Unterlagen reicht, auf die sie sich bezieht. Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Änderungen müssen immer historisch nachvollziehbar sein. Unternehmen stellen dies über eine Versionierung samt nachvollziehbarer Änderungshistorie sicher. Ist die Verfahrensdokumentation eines Unternehmens fehlerhaft oder ungenügend, ist dies ein formeller Mangel. Solange er aber die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Daten nicht beeinträchtigt, führt er nicht zum Verwerfen der Buchführung.

Datenzugriff

Die Finanzbehörde hat das Recht, auf die mit Hilfe eines DV-Systems erstellten, aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zuzugreifen, um sie zu prüfen. Gegenstand der Prüfung sind alle nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften aufzeichnungspflichtigen und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, insbesondere die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten. Außerdem müssen auf Verlangen die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die dem Prüfer einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des Systems erforderlich sind.

Werden betriebliche Abläufe mit Hilfe eines DV-Systems abgebildet, muss das Unternehmen die betroffenen DV-Systeme identifizieren, die enthaltenen Daten sichten, für den Prüfer relevante Daten qualifizieren und sie für den Datenzugriff bereitstellen. Stellt die Finanzbehörde fest, dass bei der Qualifizierung Fehler unterlaufen sind, kann sie nach pflichtgemäßem Ermessen verlangen, dass das Unternehmen den Datenzugriff nachträglich herstelllt.

Dem Finanzamt stehen nach dem Gesetz drei gleichberechtigte Möglichkeiten zum Datenzugriff zur Verfügung. Es entscheidet nach pflichtgemäßen Ermessen, welche Möglichkeit es nutzt. Falls erforderlich, kann es kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen.

Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)

Das Finanzamt kann selbst unmittelbar auf die digitalen Daten (inkl. Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie Verknüpfungen, z.B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank) zugreifen, indem es die vom Unternehmen oder von einem beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und Software nutzt. Hierbei ist nur ein Lesezugriff erlaubt. Er umfasst das Lesen und Analysieren der Daten unter Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten wie Filtern oder Sortieren.

Mittelbarer Datenzugriff (Z2)

Das Finanzamt kann verlangen, dass das Unternehmen an seiner Stelle die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach Vorgaben maschinell auswertet oder einen Dritten hierfür beauftragt, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Es kann nur eine maschinelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Unternehmens oder des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.

Datenträgerüberlassung (Z3)

Das Finanzamt kann außerdem verlangen, dass ihm die Daten (inkl. Meta-, Stamm- und Bewegungs- daten sowie von Verknüpfungen) und digitalen Dokumente auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger überlassen werden. Die Behörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.

Fazit

Die GoBD gelten für alle Unternehmen, die steuerlich relevante Dokumente und Daten in digitaler Form verwenden. Sie bauen auf den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung auf und geben klare Vorgaben zum Umgang mit digitalen Daten und Belegen, zu ihrer Verarbeitung und Aufbewahrung. Auch die Reisekosten fallen unter die Geschäftsvorfälle, die nach den GoBD zu verarbeiten und zu archivieren sind. Zu den wichtigsten Grundsätzen der GoBD gehört die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Geschäftsvorfällen. Hinzu kommen viele weitere spezifische rechtliche Anforderungen. Um sich als Unternehmen auch digital rechtssicher organisieren zu können, sollte bei der Wahl der Software vorab geprüft werden, dass die GoBD überhaupt technisch eingehalten werden können. Im besten Fall wird dies durch den Standard der Applikation sichergestellt, zumindest sollte sie es dem Nutzer während der Anwendung leicht machen, entsprechende Vorschriften einzuhalten.

Vorteilhaft ist es, mit wenigen unterschiedlichen digitalen Anwendungen zu arbeiten und auf einige spezialisierte Programme zu setzen. Generische Programme wie Microsoft Excel und eine große Zahl Schnittstellen erhöhen das Risiko, steuerrechtliche Fehler zu begehen. Speziell bei Reisekostenanwendungen sollten Unternehmen darauf achten, dass eine mobile App zur digitalen Lösung gehört, die Mitarbeitern bereits während der Reise eine selbstständige Erfassung von Reisekostenbelegen nach den GoBD ermöglicht, um Sachbearbeiter in der Buchhaltung zu entlasten. Und nicht zuletzt sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter vor der Einführung neuer Software schulen. Die entstehenden Kosten lohnen sich. Sie minimieren Anwenderfehler, die, wenn sie zu steuerrechtlichen Verstößen bei der Buchführung führen, später sehr viel mehr kosten als die in der Schulung verbrachte Arbeitszeit.

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