Die Kosten für Dienstreisen können Unternehmen über die Werbungskosten von der Steuer absetzen. Ebenso greifen Verpflegungspauschalen, die Arbeitgeber für die Reisekostenabrechnung ansetzen können. Allerdings sind diese Möglichkeiten nur auf die ersten drei Monate der Dienstreise beschränkt. In diesem Fall gilt die sogenannte „Dreimonatsfrist“. Wir erläutern alle wichtigen Details zu dieser Regelung.
Was bedeutet die 3-Monatsfrist für die Reisekostenabrechnung?
Das Einkommensteuergesetz sieht vor, dass bei einer Tätigkeit an einer auswärtigen Arbeitsstätte die Dreimonatsfrist greift. Das bedeutet, dass Beschäftigte auf einer Dienstreise nur innerhalb der ersten drei Monate ihrer Reise steuerfreie Verpflegungspauschalen von ihrem Arbeitgeber beziehen dürfen. Die Frist beginnt mit dem Anreisetag an die auswärtige Arbeitsstätte. Die Arbeitnehmer müssen mindestens drei Tage am Stück dort arbeiten, damit die 3-Monatsfrist Gültigkeit hat.
Wie wird die Dreimonatsregel angewandt?
Die Dreimonatsregel startet mit dem Beginn der auswärtigen Tätigkeit. Zählt die Anreise bereits zur Arbeitszeit, beginnt die Frist mit der Anreise. Die Dreimonatsfrist kann auch über das Jahresende hinausgehen. Startet ein Arbeitnehmer seine Dienstreise am 29. Dezember, reicht die Frist auch in das neue Jahr hinein.
Die Dreimonatsfrist wird auch dann nicht unterbrochen, wenn Arbeitnehmer während der auswärtigen Tätigkeit Urlaub nehmen. Gleiches gilt auch bei Krankheit. Erkranken Beschäftigte während ihrer Tätigkeit an der auswärtigen Arbeitsstätte, wird die Zeit der Erkrankung nicht auf die Dreimonatsfrist angerechnet. Ebenso werden auch Elternzeit oder Mutterschutz nicht von der Frist abgezogen. Selbst wenn Arbeitnehmer vorübergehend in ihren Betrieb zurückkehren, läuft die Dreimonatsfrist weiter.
Ausnahmen von der Dreimonatsregel
Ausnahme 1: Nur wenn die berufliche Tätigkeit an der auswärtigen Tätigkeitsstätte um mindestens vier Wochen unterbrochen wird, durch Urlaub, Krankheit oder Rückkehr nach Hause, beginnt die Dreimonatsfrist bei Wiederaufnahme der auswärtigen Tätigkeit von vorn.
Ausnahme 2: Wird die Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nur zwei Tage pro Woche durchgeführt, bleibt der Anspruch auf eine Verpflegungspauschale bestehen. Denn die Dreimonatsfrist greift erst, wenn Arbeitnehmer mindestens drei Tage am Stück außerhalb der üblichen Arbeitsstätte tätig sind. Unternehmen können die Frist damit umgehen, wenn Beschäftigte immer am zweiten Tag wieder zurückkehren.
Ausnahme 3: Ist ein Beschäftigter für mehrere Kunden auswärtig tätig, kann die Dreimonatsfrist
ebenfalls ausgehebelt werden. Das ist dann der Fall, wenn sich die Kunden an verschiedenen Standorten befinden. Die Dreimonatsfrist beginnt nach der Anfahrt zum neuen Kunden jedes Mal aufs Neue, auch wenn die Kundenbesuche innerhalb derselben Dienstreise durchgeführt werden und die Reise insgesamt länger als drei Monate dauert.
Was bedeutet die Dreimonatsfrist für die Reisekostenabrechnung?
Unternehmen müssen bei länger dauernden auswärtigen Tätigkeiten ihrer Beschäftigten darauf achten, ob die Dreimonatsfrist angewandt werden muss oder nicht. Entsprechend dürfen sie nur für die ersten drei Monate Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten. Liegt der Erstattungszeitraum über der Frist, können Arbeitnehmer ihre Mehrkosten für die Verpflegung auf der Dienstreise selbst als Werbungskosten steuerlich geltend machen.
Mit der Reisekostenabrechnung per App sind Sie bei der Dreimonatsfrist auf der sicheren Seite
Die Dreimonatsregel kann die Reisekostenabrechnung für Unternehmen kompliziert machen. Das gilt insbesondere dann, wenn mehrere Beschäftigte auf Dienstreisen sind und ihre Einsatzorte wechseln sowie die Dauer der Reisen variiert. Mit der Reisekostenabrechnungs-Software von Circula schaffen Sie Klarheit, denn das Tool berücksichtigt auch gesetzliche Vorgaben wie die Dreimonatsfrist für Sie.