Mobilitätsbudget: Vorteile, Steuerhinweise und Umsetzungstipps

Immer mehr deutsche Unternehmen stellen Mitarbeitenden ein Mobilitätsbudget anstelle des „guten alten” Dienstwagens zur Verfügung – und das aus guten Gründen!

Als Arbeitgeber können Sie damit zum Beispiel auf einfache Art umweltfreundliche Mobilität fördern und profitieren zusätzlich von steuerlichen Vorteilen. In diesem Artikel haben wir alle wichtigen Facetten dieser attraktiven Form eines Mitarbeiter-Benefits für Sie beleuchtet.

Diese Fragen beantworten wir Ihnen:

• Was ist das Mobilitätsbudget und für welche Verkehrsmittel gilt es?
• Welche Vorteile bietet es im Vergleich zu anderen Mobilitäts-Benefits?
• Welche steuerlichen Aspekte sind für Sie dabei wichtig zu wissen?
• Wie können Sie das Mobilitätsbudget möglichst effektiv umsetzen?

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Was steckt hinter dem Begriff „Mobilitätsbudget”?

Das Mobilitätsbudget ist ein Betrag, den Sie als Unternehmen Ihren Mitarbeitenden für die Nutzung von Transportmitteln zur Verfügung stellen können. Über die Höhe können Sie als Arbeitgeber mit den Mitarbeitenden frei verhandeln – ebenso für welche Transportmittel das Budget gelten soll.

Entscheidend ist nur, dass beide Seiten der Regelung am Ende zustimmen. Auf dem Konto der Belegschaft landet das Mobilitätsbudget, das auch „Mobilitätszuschuss” oder „Mobilitätspauschale” genannt wird, im Zuge der monatlichen Lohnabrechnung.

Diese Transportmittel sind damit nutzbar:

• Öffentlicher Nahverkehr (Bus, Tram, U/S-Bahn)
• Öffentlicher Fernverkehr (Zug)
• Pkws
• Mietwagen
• Fahrräder
• Car-Sharing, Scooter-Sharing, Bike-Sharing
• Mobilitätsdienste (Taxis, Uber)
• Flüge

Auch für anfallende Kosten bei „verwandten” Dienstleistungen ist das Mobilitätsbudget einsetzbar, zum Beispiel für Ladekarten von E-Autos, Kfz-Inspektionen, -Reparaturen und -Reinigungen oder für Parkgebühren. Mobilitätsbudgets bieten also eine große Flexibilität in der Nutzung. Es gibt aber noch viele weitere Vorteile, die wir Ihnen im nächsten Abschnitt erläutern.

Die Vorteile des Mobilitätsbudgets

Von einem Mobilitätsbudget haben beide Seiten etwas: Arbeitgeber und Mitarbeitende. Hier haben wir Ihnen jeweils die wichtigsten Vorteile aufgelistet.

Top-Vorteile für Arbeitgeber:

1. Kostenersparnis. Es ist in der Regel günstiger, ein Mobilitätsbudget zur Verfügung zu stellen, als eine Dienstwagen-Flotte anzuschaffen und zu unterhalten. Dienstwagen sind meist repräsentative Fahrzeuge mit entsprechend hohem Treibstoffverbrauch (Ausnahme: E-Autos). Das macht sie teuer in der täglichen Nutzung.
2. Umweltschutz. Als Arbeitgeber können Sie einen wichtigen Beitrag leisten, wenn Sie mit den Mitarbeitenden vereinbaren, dass das Mobilitätsbudget nur für besonders nachhaltige Transportmittel oder für Ladekarten von E-Autos und Hybridfahrzeugen genutzt werden darf. Das wirkt sich zudem auch positiv auf die Klimabilanz Ihres Unternehmens aus.  
3. Image-Plus. Flexibilität ist Arbeitnehmenden generell sehr wichtig. Das Angebot einer Wahlfreiheit in Bezug auf Mobilität steigert daher Ihre Attraktivität als Arbeitgeber. Auch Ihr Beitrag zum Umweltschutz wirkt sich positiv auf Ihre Reputation aus.
   
   

Top-Vorteile für Mitarbeitende:

1. Flexibilität. Heute mit dem E-Bike zur Arbeit fahren – morgen bei schlechtem Wetter zum Beispiel mit der Bahn. Diese Möglichkeit einer flexiblen Nutzung des Mobilitätsbudgets werden Mitarbeitende zu schätzen wissen. Ebenso die Option, das Budget auch für private Zwecke nutzen zu können.
2. Individualität. Arbeitsweg ist nicht gleich Arbeitsweg. In städtischen Gebieten mit hohem Verkehrsaufkommen und eingeschränkten Platzverhältnissen sind öffentliche Verkehrsmittel wesentlich sinnvoller. Wege über das Land sind hingegen oft besser mit dem Auto zu bewältigen. Auch Mitarbeitenden im Außendienst, die naturgemäß viel unterwegs sind, werden kaum auf ein Auto für die längeren Fahrten verzichten wollen. All diese Notwendigkeiten kann ein Mobilitätsbudget problemlos abbilden.
3. Wunscherfüllung. Wer gern im Zug arbeitet, kann bevorzugt diese Form der Fortbewegung mit dem Mobilitätsbudget nutzen. Wer etwas für seine Gesundheit tun möchte, wählt das E-Bike. Alles ist möglich!
   

Mobilitätsbudget vs. Jobticket

Zum Abschluss dieses Abschnitts wollen wir das Mobilitätsbudget noch mit dem „Jobticket” vergleichen, einem weit verbreiteten Instrument für die Vergütung von Mobilitätskosten. Es bietet Mitarbeitenden vergünstigte Fahrkarten für den öffentlichen Personennahverkehr, die sie für private und geschäftliche Reisen nutzen können.

Es gibt jedoch einige Jobticket-Nachteile: So kann es zum Beispiel nur für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsbetrieben genutzt werden, mit denen das Unternehmen entsprechende Verträge hat. Hinzu kommt: Mitarbeitende, die zum Beispiel auf dem Land wohnen, wo das Angebot an öffentlichen Verkehrsmitteln meist eingeschränkter als in der Stadt ist, haben von dieser Regelung meist nichts. Im Gegensatz dazu profitieren vom Mobilitätsbudget alle Mitarbeitenden, unabhängig vom Verkehrsmittel, Wohn- und Arbeitsort.

Für Unternehmen ist zudem der Aufwand für die Umsetzung beim Jobticket größer als beim Mobilitätsbudget, da für alle Unternehmensstandorte eigene Verträge mit Verkehrsbetrieben abgeschlossen werden müssen. Einen Vorteil gibt es allerdings für den Arbeitgeber: Für Unternehmen sind Jobtickets nach § 3 Nr. 15 des Einkommensteuergesetzes (EStG) seit 2019 steuerfrei.

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Weiterer Pluspunkt beim Mobilitätsbudget: Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, kann es problemlos auf Nachfolger übertragen werden. Jobticket-Verträge sind dagegen an Kündigungsfristen gebunden, wodurch die Kosten beim Austritt weiterlaufen. ÖPNV-Angebote und sogar das Deutschlandticket lassen sich ohne derartige Vertragsbindungen über das Mobilitätsbudget einführen.

Fazit: Klarer Punktsieger ist das Mobilitätsbudget! Gegenüber dem Jobticket bietet es den entscheidenden Vorteil, dass die Mitarbeitenden innerhalb des vorgegebenen Rahmens selbst entscheiden können, für welche Verkehrsmittel sie ihr Budget verwenden.

Das Mobilitätsbudget aus steuerlicher Sicht

Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln sind in Deutschland grundsätzlich steuerfrei. Für Fahrten im Individualverkehr (z. B. Taxi, Roller, Carsharing) und im Fernverkehr (ICE, IC) fallen dagegen die üblichen Steuern an. Eine Ausnahme bildet der Arbeitsweg: Fahrten mit dem Fernzug an den Arbeitsort sind steuerfrei.

Bei der Mobilitätsbudget-Besteuerung bieten sich Unternehmen verschiedene Möglichkeiten. Meistens entscheiden sich Arbeitgeber für eine der beiden folgenden Optionen:

• Das Mobilitätsbudget als Sachbezug in Form eines Gutscheins für einen Verkehrsbetrieb oder Transportmittel-Anbieter.Vorteil: Sachbezüge sind nach § 8 Einkommensteuergesetz (EStG) bis zu einer Grenze von 50 EUR steuerfrei. Für höhere Beträge bis 10.000 EUR jährlich gilt ein pauschaler Steuersatz in Höhe von 30 Prozent gemäß § 37b Einkommensteuergesetz (EStG). Nachteil: Steuervorteile bleiben ungenutzt, wenn Mitarbeitende verschiedene Verkehrsmittel nutzen.
• Das Mobilitätsbudget als Rückerstattung der Mobilitätskosten in Form eines Barlohns. Vorteil: Alle steuerlichen Vergünstigungen werden genutzt. Nachteil: Der administrative Aufwand ist relativ hoch, weil sich die Steuervorschriften je nach Transportmittel und Umfang der Mobilitätspauschale unterscheiden.
  

Die beste Alternative: Die digitale Umsetzung mit dem Circula Mobilitätsbudget. Dabei können Sie – in Bezug auf die steuerlichen Voraussetzungen – zwischen zwei Varianten für die Abrechnung des Mobilitätsbudgets wählen:

1. Mitarbeitenden erhalten nur Zuschüsse für Reisen mit dem öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) sowie für Pendelfahrten zum Arbeitsort mit dem Fernverkehr. Dieses Modell behandelt das Mobilitätsbudget als steuerfrei.
2. Mitarbeitenden erhalten auch Zuschüsse für den Individualverkehr (z. B. Carsharing, E-Scooter, E-Bikes) sowie für Privatfahrten im Fernverkehr. Dieses Mobitätsformen werden mit den üblichen Sätzen besteuert.

Hinweis: Wird das Mobilitätsbudget außerhalb von Deutschland genutzt, sind alle Mobilitätsangebote steuerpflichtig.

Tipps für die Umsetzung des Mobilitätsbudgets

Damit Unternehmen die Vorteile eines Mobilitätsbudgets voll ausschöpfen können, ist es essenziell, dass es richtig eingeführt wird. In der Praxis lässt sich der Mobilitätszuschuss mit einer digitalen Lösung wie der Circula App sehr einfach und mit geringem Aufwand für Arbeitgeber und Mitarbeitende umsetzen.

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Unsere Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung:

• Kommunizieren Sie die Rahmenbedingungen, die arbeitsvertraglich geregelt sind, deutlich gegenüber den Mitarbeitenden und allen beteiligten Abteilungen.
• Legen Sie zunächst die Höhe des Mobilitätsbudgets fest und entscheiden Sie sich, ob Sie Mitarbeitenden den Mobilitätszuschuss komplett steuerfrei oder flexibel für alle Mobilitätsmittel zur Verfügung stellen sollen.
• Erinnern Sie Ihre Mitarbeitenden daran, dass sie Belege sammeln, diese über die Circula App aus der Belegablage einlesen oder im Falle von Papierbelegen scannen.

Circula prüft anschließend alle Belege und berechnet die Höhe der Erstattungen. Die Mobilitätsausgaben von Mitarbeitenden können Sie als Arbeitgeber jeden Monat direkt über das Gehalt erstatten, wobei der Lohnausweis entsprechend angepasst wird.


Erfahren Sie hier, wie unsere Kunden Futurice und MaibornWolff das Mobilitätsbudget erfolgreich im Unternehmen eingeführt haben. Zur Umsetzung in Ihrem Unternehmen beraten wir Sie gern kostenfrei und unverbindlich hier.

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