Kreditkartenabrechnung: Diese 9 Punkte sollten Sie beachten

Kreditkartenabrechnung: Definition

Geben Sie oder Ihre Mitarbeitenden Geld mit einer Kreditkarte aus, landet der Betrag automatisch auf der Kreditkartenabrechnung. Der Kreditkartenanbieter zieht die Beträge, die mit einer Karte bezahlt werden, automatisch vom Verfügungsrahmen ab. In der Regel erfolgt die Abrechnung aller Beträge dann zum Ende des Monats. In diesem Moment bezahlen Sie die Summe aller Kartentransaktionen im Zeitraum vor der Abrechnung.

Über den Zeitpunkt der Abrechnungen sowie das Verfahren bei der Zahlung der Beträge einigen Sie sich beim Abschluss des Kreditkartenvertrages mit dem Kreditkartenanbieter. In den meisten Fällen nutzen Kreditkarteninhabende eine der folgenden beiden Zahlungsweisen:

1. Lastschriftverfahren: Wenn Sie sich für das Lastschriftverfahren entscheiden, geben Sie Ihre Kontoverbindung bei Vertragsabschluss an den Kreditkartenanbieter Ihrer Wahl. Dieser zieht dann am Ende jedes Abrechnungszeitraums den fälligen Rechnungsbetrag ein und gleicht das Konto Ihrer Kreditkarte damit wieder aus.
2. Überweisung: Falls das Lastschriftverfahren für Sie nicht infrage kommt, können Sie die anfallenden Beträge per Online-Banking von Hand auf das Kreditkartenkonto überweisen. Tun Sie dies nicht, lösen die meisten Kreditkartenanbieter eine kostenpflichtige Finanzierung für den ausstehenden Betrag aus.
   
   

Da sie mit dem automatischen Einzug per Lastschriftverfahren unnötige Sollzinsen vermeiden, ziehen die meisten Unternehmen und privaten Kreditkartennutzenden diese Zahlungsart vor. Zudem sprechen die folgenden beiden Vorteile klar für Überweisungen:

• Wenn kein Kreditrahmen benötigt wird, verkürzen sich die für das Onboarding benötigten Risiko- und Compliance-Prüfungen. Dadurch können Sie die Kreditkarten schneller nutzen.
• Kreditkarteninhabende sind nicht von einem genehmigten Kreditrahmen abhängig. Ihr monatlich verfügbares Budget können Sie selbst bestimmen.

Schon gewusst? Vor der Einführung von Firmenkreditkarten sollte immer eine sauber aufgesetzte Nutzungsvereinbarung stehen. Holen Sie sich jetzt 10 Tipps und eine praktische Vorlage für Ihre Kreditkarten-Nutzungsvereinbarung.

Wie funktioniert die Kreditkartenabrechnung bei verschiedenen Kreditkartenarten?

In diesem Abschnitt möchten wir Sie mit den Vor- und Nachteilen der verschiedenen Abrechnungsarten unterschiedlicher Kreditkartentypen vertraut machen. Man unterscheidet zwischen den folgenden vier Arten von Kreditkarten:

1. Credit Card: Wenn Sie sich für eine klassische Kreditkarte entscheiden, haben Sie meist die Möglichkeit, Ihre Rechnungen komplett oder zum Teil zu bezahlen. Nehmen Sie eine Teilzahlung vor, um beispielsweise einen Engpass zu überbrücken, fallen Ihnen bis zum nächsten Abrechnungszeitpunkt Zinsen für den offenen Betrag an.
2. Debit Card: Eine Debit Card oder Debit-Kreditkarte funktioniert ähnlich wie eine Girocard oder Bankkarte. Das bedeutet: Offene Beträge gehen unmittelbar nach der Bezahlung vom Bankkonto ab. Ein Nachteil hierbei ist, dass Sie bei manchen Services, wie beispielsweise Mietwagen, eine „echte“ Kreditkarte hinterlegen müssen und es mit Debit Cards Schwierigkeiten geben kann.
3. Prepaid Card: Prepaid Cards oder Prepaid-Kreditkarten ermöglichen es Ihnen, selbst Beträge Ihrer Wahl auf das Guthabenkonto der Karten zu laden. Über diese Beträge hinaus können die Nutzenden keine Zahlungen mit den Karten vornehmen. Einige Unternehmen nutzen diese Art der Kreditkarte aus diesem praktischen Grund heraus als Benefit für Ihre Mitarbeitenden – z. B. als 50-Euro-Sachbezug [Verlinkung zum neuen Artikel „Steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse und Sachbezüge: Das sollten Sie beachten“, sobald dieser online ist].
4. Charge Card: Mit einer Charge Card zahlen Sie die offenen Rechnungsbeträge in Intervallen, die Sie mit dem Kreditkartenunternehmen vereinbaren. Je nach Wunsch kann dieses die Abbuchungen dann monatlich, wöchentlich oder sogar täglich vornehmen.

Welches Verfahren genau für Ihre Karten zutrifft, entscheidet in den meisten Fällen die Bank. Die meisten Anbieter arbeiten jedoch mit monatlichen Zyklen. Das macht es für Sie in Summe übersichtlich: Sie erhalten jeden Monat eine Kreditkartenabrechnung mit Überblick über die Ausgaben – per Post oder per E-Mail.

Wie funktioniert die Kreditkartenabrechnung bei Firmenkreditkarten?

Die Kreditkartenabrechnung von Firmenkarten ist der bei privaten Karten sehr ähnlich. Es gibt jedoch ein paar Unterschiede, die besonders auf die Bedürfnisse von Unternehmen eingehen. Die folgenden neun Punkte sollten Sie bei der Abrechnung Ihrer Firmenkreditkarten beachten:

1. Vergabe und Nutzung von Firmenkreditkarten: Als Unternehmen geben Sie Firmenkreditkarten [Verlinkung des neuen Artikels „Firmenkreditkartent“, sobald dieser online ist] an bestimmte Mitarbeitende oder Abteilungen aus. Diese sind an individuelle Karteninhabende gebunden und unterliegen je nach Kreditkartentyp unterschiedlichen Regeln.
2. Kreditkartenumsätze: Nutzen Ihre Mitarbeitenden die Firmenkreditkarten für geschäftliche Zwecke, spricht man von Kauftransaktionen. Es kann sich dabei unter anderem um den Kauf von Waren (z. B. Software), Dienstleistungen oder Reisekosten, wie Hotelbuchungen oder Zugtickets, handeln.
3. Transaktionsdaten: Die Kreditkartengesellschaft erfasst jede einzelne Transaktion, die Ihre Mitarbeitenden mit einer Firmenkreditkarte tätigen. Die dabei erfassten Transaktionsdaten schließen neben dem Kaufbetrag auch den Händlernamen, das Kaufdatum sowie eine Beschreibung der gekauften Produkte und Dienstleistungen mit ein.
4. Abrechnungszeitraum: Firmenkreditkarten haben, genau wie persönliche Kreditkarten, im Regelfall monatliche Abrechnungszeiträume.
5. Kreditkartenabrechnung: Am Ende jedes Abrechnungszeitraums stellt das Kreditkartenunternehmen Ihre Abrechnung für Sie bereit. Darin finden Sie eine Auflistung aller Transaktionen innerhalb des Zeitraums. Bei Firmenkreditkarten erfolgt die Abrechnung prinzipiell über das Firmenkonto. Die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden über die Firmenkreditkarten können Sie als Unternehmen steuerlich geltend machen.
6. Zahlungsfrist: Als Unternehmen erhalten Sie von Ihrem Kreditkartenanbieter eine feste Zahlungsfrist, innerhalb der Sie die für die Mitarbeiterkreditkarten fälligen Beträge begleichen müssen.
7. Unternehmenszahlung: Als Unternehmen begleichen Sie Ihre Kreditkartenrechnungen per Überweisung oder direkte Abbuchung vom Firmenkonto – in voller Höhe oder in Raten. Sollte es einmal nötig werden, können Sie in manchen Fällen Mindestzahlungen leisten und Restbeträge später begleichen. Das hängt von Ihrer Vereinbarung mit dem Kreditkarteninstitut ab.
8. Verwaltung und Berichterstattung: Häufig bieten Firmenkreditkarten Funktionen zur Verwaltung und für die Berichterstattung über getätigte Ausgaben. Als Unternehmen können Sie sich Transaktionsberichte ausgeben lassen und Ausgaben unterschiedlichen Kategorien zuordnen – ähnlich wie in der App für Ihr Online-Banking. Hinzu kommt die Möglichkeit, Ausgabenlimits festzulegen und das Ausgabenverhalten Ihrer Angestellten zu tracken.
9. Steuer: Als Firma sind Sie es gewohnt, Buch über Ihre Ausgaben zu führen. Schließlich können diese für steuerliche Zwecke relevant sein. Eine gut strukturierte Kreditkartenabrechnung kann Ihnen bei dieser Art der Dokumentation eine gute Übersicht bieten. Beachten Sie vor allem, dass die konkreten Abrechnungsprozesse sowie Richtlinien je nach Kreditkartenanbieter, Region und Unternehmen unterschiedlich sein können. Prüfen Sie die für Sie gültigen Richtlinien und Vereinbarungen daher möglichst sorgfältig.
   
   
   

4 Best Practices für die Abrechnung von Firmenkreditkarten

1. Legen Sie individuelle Ausgabenlimits fest!

Die Abrechnung der Business-Kreditkarte ist in den meisten Fällen personengebunden. Weil die Karten nicht übertragbar sind, müssen Sie allen Mitarbeitenden, die Geschäftsausgaben tätigen, eine eigene Kreditkarte aushändigen – auch um die Kosten möglichst übersichtlich zu halten und einfach abrechnen zu können. Dabei empfiehlt es sich, mit genauen Ausgabenlimits zu arbeiten. Die Abteilungsleitung, die regelmäßig Software kauft und Seminare für das ganze Team bucht, hat dann zum Beispiel ein höheres Budget als einzelne Teammitglieder. Wie viel Geld Sie Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, liegt in Ihrem Ermessen.

2. Vergleichen Sie Kreditkartenanbieter!

Ein Vergleich lohnt sich bei Kreditkarten immer – auch im Hinblick auf die Abrechnungen. Je transparenter und übersichtlicher diese sind, desto besser. Ein Online-Zugang oder eine Banking-App mit der Möglichkeit, 24 Stunden am Tag alle Ausgaben zu überblicken, ist ein Vorteil für Unternehmen jeder Größe. Bei Circula können Sie zum Beispiel kostenlos eine persönliche Beratung buchen und in diesem Termin all Ihre Fragen zu Abrechnung, Gebühren und Buchhaltung stellen.

3. Wählen Sie das ideale Leistungspaket!

Am besten entscheiden Sie sich für einen Kreditkartenanbieter mit einem Leistungspaket, das zu Ihnen passt. Bei Circula können Sie beispielsweise aus verschiedenen Kreditkartentypen wählen. Ob Sie auf virtuelle Kreditkarten setzen, die Sie auf bestimmte Zeiträume oder Ausgaben beschränken können oder auf physische Karten, bleibt Ihnen überlassen. Die Kreditkartenabrechnung wird Ihnen durch die digitale Bearbeitung leicht fallen – Unstimmigkeiten oder Schwierigkeiten bei der Prüfung gehören damit der Vergangenheit an.

4. Setzen Sie auf eine holistische Expense-Management-Plattform!

Bei Circula läuft von der Kartenerstellung bis zur Abrechnung der Transaktionen alles automatisiert ab. Neben dem 100 Prozent digitalen Kreditkartenmanagement bietet Ihnen Circula zudem eine holistische Expense-Management-Plattform, mit der Sie alle Rückerstattungen, Reisekosten sowie Kreditkarten-Transaktionen von Einzelpersonen und Teams an einem Ort verwalten können. Sie behalten damit stets den Überblick über alle Ausgaben, Gebühren und Buchungen.

Tipp: Firmenkreditkarten einzuführen, ist ein logischer und richtiger Schritt, wenn Sie Ihre Mitarbeiterausgaben optimieren möchten. Erfahren Sie jetzt alles, was Sie beim Kreditkarten-Rollout in Ihrem Unternehmen beachten müssen.

Fazit: Kreditkartenabrechnungen sind ein wichtiges Controlling Tool

Die Bedeutung von Kreditkarten im Zahlungsmix nimmt zu. Mobiles Bezahlen, Einkaufen im Internet und Dienstreisen sind gute Gründe für dieses unkomplizierte und moderne Bezahlsystem. Die gut geplante und übersichtliche Abrechnung ist dabei ein wichtiger Prozess. Dieser hilft, alle Ausgaben zu verwalten und zu kontrollieren.

Wenn Sie Ihre Kreditkartenabrechnung richtig verwalten, haben Sie die volle Kontrolle über Ausgaben, die Zuweisung von Budgets und die Einhaltung von steuerlichen Bestimmungen. Es hilft auch dabei, das Ausgabenverhalten Ihrer Mitarbeitenden zu überwachen und zu hohe Ausgaben oder den fehlerhaften Umgang mit dem Zahlungsmittel zu identifizieren. Die Zuweisung von Ausgabelimits kann hier eine weitere praktische Stellschraube sein.

Häufig gestellte Fragen zu Kreditkartenabrechnungen

Wie funktioniert eine Firmenkreditkarte?

Bei Firmenkreditkarten handelt es sich in der Regel um sogenannte Charge Cards. Bei diesem Konzept erhalten Sie von der Kreditkartenbank einmal pro Monat eine Kreditkartenabrechnung. Business-Kreditkarten sind eigens für Geschäftszwecke gedacht. Sie dürfen daher ausschließlich über Geschäftskonten abgerechnet werden.

Kann ich mit einer Kreditkarte auch zahlen, wenn kein Geld mehr drauf ist?

Das hängt von der Art der Kreditkarte ab. Klassische Kreditkarten verfügen über einen Kreditrahmen, der erst am Ende des Monats vom Konto abgezogen wird. Bis zu diesem Kreditrahmen können Sie die Karte nutzen. Mit Charge-Kreditkarten können Sie auch noch bezahlen, wenn kein Geld mehr auf der Karte ist. Die einzige Voraussetzung dafür ist, dass das angeschlossene Konto ausreichend gedeckt ist. Bei einer Prepaid-Kreditkarte müssen Sie Geld auf die Karte laden, bevor Sie damit bezahlen können. Ist der Aufladungsbetrag erschöpft, sind keine Zahlungen mehr mit der Karte möglich.

Wie ist der Abrechnungszeitraum bei VISA und MasterCard?

MasterCard sammelt alle Zahlungen bis zum Abend des 25. jedes Monats. Die Online-Rechnung kommt dann zwei Werktage nach diesem Stichtag im Postfach an. VISA gibt als Stichtag den 22. eines Monats an. Die Abrechnungen erfolgen dann am ersten Buchungstag des Folgemonats. Den Nutzenden steht anschließend wieder ihr volles Limit zur Verfügung.

Wie lange muss ich Kreditkartenabrechnungen aufbewahren?

Wie lange Sie Kreditkartenabrechnungen aufbewahren müssen, hängt davon ab, ob es sich um eine private oder eine geschäftliche Kreditkarte handelt. Für private Kreditkarten gilt im Regelfall eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren, damit Sie Rechnungen oder mögliche Mahnungen nachweisen können. Die Abrechnungen von Business-Kreditkarten sollten Sie zehn Jahre lang aufbewahren. Sie dienen als Buchungsbelege für das Finanzamt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, aus dem die Abrechnungen stammen.

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