Home-Office – so können Unternehmen ihre Beschäftigten unterstützen

Die Home-Office Pauschale bietet steuerliche Vorteile. Unternehmen können ihre Mitarbeitenden mit zusätzlichen Benefits im Home-Office unterstützen.

Das Home-Office hat im Zuge der Corona-Pandemie auch nach der Home-Office-Pflicht an Bedeutung für Beschäftigte gewonnen. Flexible Arbeitszeitmodelle sorgen dafür, dass Mitarbeitende in vielen Unternehmen nicht mehr fünf Tage die Woche vor Ort im Office, sondern auch von zuhause ausarbeiten. Firmen können ihre Beschäftigten im Home-Office wirksam unterstützen, z.B. mit einer Internetpauschale.

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Was zählt überhaupt zum Home-Office?

Als Home-Office wird in Deutschland landläufig die Tatsache bezeichnet, dass man von zuhause aus arbeitet. Das Home-Office entspricht umgangssprachlich somit dem heimischen Arbeitsplatz.

In einem übergeordneten Sinn ist das Home-Office ein flexibles Arbeitskonzept, das der sogenannten Telearbeit entspricht. Beschäftigte haben dabei die Möglichkeit, sich ihren Arbeitsplatz außerhalb des eigentlichen Büros frei auszuwählen.

Telearbeit selbst kann in drei verschiedene Varianten unterteilt werden:

1. Teleheimarbeit: In diesem Fall wird die Arbeit für einen Arbeitgeber zu 100 Prozent vom heimischen Arbeitsplatz im Home-Office durchgeführt.
2. Alternierende Telearbeit: Hierbei handelt es sich um sogenanntes „hybrides Arbeiten“. Beschäftigte arbeiten dann teilweise im Büro und zuhause. Häufig haben Mitarbeitende im Unternehmen keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern wechseln sich mit anderen Beschäftigten ab.
3. Mobile Telearbeit: Entscheiden sich Arbeitnehmer:innen für dieses Arbeitsmodell, nehmen sie ihren Arbeitsplatz überall dorthin mit, wo sie sich gerade aufhalten.

Vor- und Nachteile im Home-Office

Beim Home-Office stehen viele Vorteile einigen Nachteilen gegenüber. Allerdings hängt es vom Unternehmen ab, ob ein Nachteil wirklich als solcher empfunden wird. Denn viele Nachteile lassen sich durch entsprechende Maßnahmen schnell beheben.

Wie schon angedeutet, lassen sich mögliche negative Aspekte durch Gegenmaßnahmen beheben. So kann der fehlende Teamspirit durch regelmäßige Teambuildings auch virtuell hergestellt werden. Der technische Mehraufwand ist für ohnehin schon gut digital aufgestellte Unternehmen gering.

Arbeitsrechtliche Regelungen für das Home-Office in Deutschland

Das Arbeitsrecht in Deutschland sieht bis jetzt noch einen Anspruch auf das Home-Office vor. Wird allerdings Home-Office vereinbart, gelten dafür dieselben Verpflichtungen für Arbeitnehmer:innen und Unternehmen wie bei der Arbeit vor Ort.

So müssen Beschäftigte im Home-Office die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeit ebenso wie Ruhepausen einhalten. Unternehmen haben für ihre Beschäftigten in Telearbeit eine Fürsorgepflicht. Dazu gehört es, die Angestellten bei der Ausstattung eines ergonomischen Arbeitsplatzes zuhause zu unterstützen.

Empfehlenswert ist es, wenn Firmen im Arbeitsvertrag spezielle Regelungen zum Home-Office definieren. Obwohl es keine Vorgaben gibt, dass diese Regelungen die Schriftform erfordern, sollten die schriftlich fixiert werden. Das gilt vor allem auch dann, wenn feste Arbeitszeiten im Home-Office vereinbart werden sollen.

In diesen Zusatzklauseln können folgende Details geklärt werden:

• Wie muss der Telearbeitsplatz ausgestattet sein und welche Kostenerstattung leistet der Arbeitgeber?
• Wie muss die Arbeit im Home-Office dokumentiert werden, z.B. Arbeitszeiten oder Leistungen?
• Wie wird der Datenschutz auf Rechnern im Home-Office sichergestellt?
• Welche Tools sollen für die Kommunikation oder Arbeit verwendet werden?

Über arbeitsvertragliche Regelungen hinaus können Unternehmen auch Betriebsvereinbarungen für das Home-Office erstellen. So können grobe Rahmen für Telearbeit bzw. flexible Arbeitszeitmodelle geschaffen werden, die dann im Arbeitsvertrag nochmals konkretisiert werden.

Über die Home-Office-Pauschale Kosten für das Home-Office steuerlich absetzen

Beschäftigte können für maximal 120 Tage pro Jahr fünf Euro pro Tag als Home-Office Pauschale steuerlich absetzen. Diese 600 Euro können die Steuerlast reduzieren und somit zu einer Steuererleichterung führen.

Allerdings gibt es für Unternehmen noch weitere Möglichkeiten, um Beschäftigte im Home-Office zu unterstützen.

Die Internetpauschale als wichtiger Mitarbeiter-Benefit für das Home-Office

Unternehmen haben die Möglichkeit, über den Sachbezug Beschäftigten steuerfreie Zuschüsse zum Lohn zu geben. Ein solcher steuerfreier Zuschuss kann die Internetpauschale sein. Circula macht es Unternehmen sehr einfach, Beschäftigten einen Zuschuss von bis zu 50 Euro monatlich zu geben. Damit können Mitarbeitende im Home-Office jedes Jahr bis zu 600 Euro zusätzlich zum Lohn steuerfrei erhalten.

Die Business Kreditkarte als zusätzlicher Bausteine für die Unterstützung von Beschäftigten im Home-Office

Circula bietet darüber hinaus noch weitere Möglichkeiten, um Auslagen/Betriebsausgaben im Home-Office zu managen. So können über die Circula-App zusätzliche Budgets für Ausgaben wie den Kauf einer Tastatur oder ergonomischer Büromöbel freigeschaltet werden. Mitarbeitende können diese z.B. über die Firmenkreditkarte kaufen.

Die Ausgabe einer virtuellen Kreditkarte ist mit Circula in nur wenigen Klicks möglich. Neben der Büroausstattung haben Beschäftigte im Home-Office damit die Möglichkeit, wichtige Tools für ein Remote-Projekt zu buchen oder dringend erforderliche Software online zu kaufen. Unternehmen geben ihren Mitarbeitenden maximale Flexibilität und Autonomie und stärken damit die Mitarbeitermotivation. Gleichzeitig behalten Firmen mit virtuellen Karten jederzeit den Überblick über Budgets, Limits und Ausgaben. Das erleichtert die Buchhaltung sowie das Controlling.

Essenzuschuss als weitere Fördermöglichkeiten hybrider Teams

Auch im Home-Office haben Unternehmen eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitenden. Eine Möglichkeit, diese wahrzunehmen, ist ein Essenszuschuss. Auf diese Weise können Firmen Beschäftigten beim mobilen Arbeiten animieren, sich hochwertig zu ernähren.

TIPP: Sind Beschäftigte nicht ausschließlich im Home-Office, sondern nutzen sie das mobile Arbeiten, können Unternehmen hybride Teams auch mit einem Mobilitätsbudget unterstützen. Diese Mitarbeiter-Benefits können bei Bedarf für Bahnfahrten zu einem mobilen Arbeitsplatz oder für die Miete eines Carsharing-PKW genutzt werden.





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