Alles, was Sie über Betriebsausgaben wissen müssen

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben sind die Ausgaben oder Aufwendungen, die durch den Betrieb Ihres Geschäfts entstehen. Sie müssen betrieblich veranlasst sein und von Privatausgaben trennbar sein. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um einen Gewerbebetrieb, einen Betrieb in der Land- oder Forstwirtschaft oder um eine selbstständige Tätigkeit handelt. Die bekanntesten Beispiele für Betriebsausgaben sind Aufwendungen für Löhne und Gehälter, Mieten, Versicherungen oder betriebliche Anschaffungen.

Die Betriebsausgaben können zum Großteil steuerlich geltend gemacht werden, indem sie von den Betriebseinnahmen abgezogen werden. Die Details dazu und über die Ausgaben, die nicht von der Steuer abgesetzt werden können, sind im Einkommensteuergesetz (EStG) festgelegt. Dort heißt es in § 4 EStG „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“

Bei der steuerlichen Beurteilung spielt es keine Rolle, ob die Betriebsausgaben notwendig, üblich oder zweckmäßig sind. Sollte jedoch eines oder mehrere dieser Kriterien nicht erfüllt sein, können Fragen oder eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt die Folge sein. Deshalb sollten Sie bei Anmeldung der Betriebsausgaben von vornherein darauf achten, diese korrekt zuzuordnen.

Welche Betriebsausgaben sind steuerlich abzugsfähig?

Das deutsche Steuerrecht unterscheidet zwischen uneingeschränkt abzugsfähigen sowie nicht oder nur eingeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben. Wir stellen Ihnen die unterschiedlichen Arten im Folgenden vor.

Zu den bedeutendsten uneingeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen:

• Personalkosten für Löhne und Gehälter, Sonderzahlungen, Boni und Provisionen
• Bürokosten für Raummiete und Nebenkosten, Telefon und IT, Büromaterialien etc.
• Versicherungen, beispielsweise Betriebs- und Berufshaftpflicht, Schadenhaftpflicht, gewerbliche Gebäudeversicherung etc.
• Betriebssteuern wie z. B. Kapitalertragsteuer, Körperschaftsteuer, Lohnsteuer, Umsatzsteuer

Weitere Beispiele für uneingeschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben wären:

• Abschreibungen auf Anschaffungen
• Beiträge für Berufsverbände
• Fortbildungskosten der Mitarbeitenden
• Kraftfahrzeugkosten
• Reisekosten (Übernachtung und Fahrt)
• Reparaturen
• Rückstellungen
• Sozialabgaben
• Werbekosten (Marketing, PR etc.)

Im Gegensatz zu den genannten Positionen sind Aufwendungen für die Bewirtung aus geschäftlichem Anlass nur bedingt abzugsfähig. Bei diesen können lediglich 70 Prozent des Nettobetrages steuerlich geltend gemacht werden. Die auf den Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer kann allerdings zu 100 Prozent abgesetzt werden.

Ebenfalls in die Kategorie der bedingt abzugsfähigen Aufwendungen fallen allgemeine Verpflegungskosten, die während beruflicher Reisen anfallen. Für diese gelten feste Pauschalsätze. Während die Übernachtungs- und Fahrtkosten in der Regel uneingeschränkt abziehbar sind, liegen Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen zwischen 8 und 24 Stunden im Inland pro Tag bei 14 Euro. Bei mehrtägigen Reisen steigt die Pauschale auf 28 Euro. Im Ausland sind die Pauschalen zudem höher. Zu beachten ist, dass bei Reisen, die nicht ausschließlich geschäftlich veranlasst sind, die Kosten je nach privatem Anteil an der Reise geteilt werden müssen. Dazu erfahren Sie später mehr.

Ebenfalls nicht abzugsfähig sind Geschenke an nicht zum Unternehmen gehörende Personen, deren Anschaffungskosten über 35 Euro liegen. Hinzukommen Kosten für geleistete Geldbußen, Zinsen auf hinterzogene Steuern oder auch Schmiergelder.

Sonderfall Spenden

Für die Anerkennung von Spenden als Betriebsausgaben ist die Gesellschaftsform Ihres Unternehmens ausschlaggebend. So können Selbstständige oder Personengesellschaften Spenden nicht steuerlich als Betriebsausgaben geltend machen, da laut Gesetzgeber der wirtschaftliche Zusammenhang zum Betrieb fehlt. Spenden können jedoch stattdessen als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung angegeben werden. Demgegenüber können Kapitalgesellschaften Spenden bis zu einer gewissen Höhe als Betriebsausgabe absetzen.

Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben

Neben den behandelten Varianten gibt es vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben. Auch diese können steuerlich geltend gemacht werden, wenn sie zu den abzugsfähigen Aufwendungen zählen.

Zu den vorweggenommenen Betriebsausgaben zählen Kosten, die bereits vor der Gründung eines Unternehmens anfallen. Beispiele dafür wären Recherche-, Planungs- und Eröffnungskosten. Auch vor der Gründung erfolgte Investitionen in die betriebliche Ausstattung oder im Zusammenhang mit dem neuen Geschäft getätigte Reisen können zum Abzug gebracht werden. Für die vorweggenommenen Betriebsausgaben gibt es keine genaue zeitliche Befristung, sodass diese auch mehrere Monate vor der Gründung anfallen können. Entscheidend ist, dass sie dem Unternehmen später zweifelsfrei zugeordnet werden können.

Demgegenüber zählen zu den nachträglichen Betriebsausgaben Aufwendungen, die nach Beendigung oder Verkauf des Geschäftsbetriebs anfallen. Im EStG ist festgehalten, dass nachträgliche Verluste entstehen können, die als nachträgliche Betriebsausgaben geltend gemacht werden können. Dies ist insbesondere bei Zinszahlungen auf Verbindlichkeiten der Fall. Hinzukommen beispielsweise die mit der Aufgabe oder dem Verkauf des Betriebs zusammenhängenden Rechtsanwalts- oder Steuerberatungskosten, spätere betriebliche Steuerzahlungen oder Ausgaben für langfristige Verträge.

Betriebsausgabenpauschalen

Wie alle Aufgaben rund um die Steuererklärung erfordert die Aufstellung der absetzbaren Betriebsausgaben Umsicht und Präzision. Einige Berufsgruppen sind davon allerdings ausgenommen, denn für sie ist im Steuerrecht ein pauschaler Abzug der Betriebsausgaben möglich. Mitglieder dieser Gruppen können zum Teil entweder zwischen einem festen Prozentsatz oder einem Maximalbetrag für die Betriebsausgaben wählen.

Betriebsausgabenpauschalen sind für die folgenden Berufsgruppen möglich:

• Hauptberuflich selbstständige Journalisten und Schriftsteller: Maximal 30 % der Betriebseinnahmen oder 2.455 € pro Jahr
• Nebenberuflich tätige Schriftsteller, Wissenschaftler, Lehrkräfte, Künstler: Maximal 25 % oder 614 €
• Tagespflegepersonal: Maximal 300 € pro Monat und Kind (ab einer täglichen Betreuungszeit von acht Stunden, anteilige Reduzierung bei kürzerer Arbeitszeit)
• Selbstständige Hebammen: Maximal 25 % der Betriebseinnahmen oder 1.535 € pro Jahr
• Übungsleiter: Maximal 2.400 € pro Jahr
• Ehrenamtliche Tätigkeit: Maximal 720 € pro Jahr

Für die zur Pauschale berechtigten Berufsgruppen gilt, dass sie bei Bedarf auch höhere Betriebsausgaben geltend machen können. Diese müssen sie von Fall zu Fall jedoch nachweisen, da auch hier die Belegpflicht gegenüber dem Finanzamt besteht.

Die Wahl der Pauschalen ist dann besonders sinnvoll, wenn die tatsächlichen Kosten niedriger sind. Deshalb ist es hilfreich, wenn Berechtigte zuvor die real angefallenen Kosten mit den Pauschalbeträgen abgleichen, um dann ihre Entscheidung zu treffen. Die Wahl kann jedes Jahr erneut geschehen, da der Wechsel der Besteuerung anhand der Pauschale oder den tatsächlich angefallenen Kosten einmal im Steuerjahr möglich ist.

Wie Sie Betriebsausgaben korrekt absetzen

Wenn Sie nicht zu den genannten Berufsgruppen gehören, müssen Sie Ihre Betriebsausgaben einzeln erfassen. Wie bei anderen steuerlich geltend gemachten Aufwendungen müssen auch Betriebsausgaben stets nachweisbar sein. Für Sie bedeutet das, dass Sie diese über die Buchhaltung oder die Steuerberatung mit Belegen gegenüber dem Finanzamt nachweisen müssen. Darüber hinaus gelten die Vorgaben für die Archivierung der Belege.

Voraussetzung ist auf jeden Fall, dass es sich um Kosten handelt, die direkt mit dem Betrieb zusammenhängen oder diesem dienlich sind. Die Berechnung gegenüber dem Finanzamt erfolgt im Rahmen der Steuererklärung über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). In dieser wird dann geprüft, welche der geltend gemachten Betriebsausgaben abzugsfähig sind und welche nicht. Wie bereits beschrieben, wird dabei zwischen den voll abzugsfähigen, den nicht oder den nur beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben unterschieden.

Trennung betrieblicher und privater Aufwendungen

Insbesondere bei einzelunternehmerisch und freiberuflich Tätigen mischen sich betriebliche und private Aufwendungen oft. Für die korrekte, vom Finanzamt anerkannte Zuordnung der Betriebsausgaben ist deren strikte Trennung erforderlich. Eine effektive Möglichkeit bietet die Nutzung getrennter Konten für private und betriebliche Belange. Auf diese Weise wird Ihnen oder Ihrer Steuerkanzlei die Zuordnung erleichtert. Gleiches gilt für eine etwaige Prüfung durch das Finanzamt.

Neben Investitionen in Computer oder Mobiltelefone können auch zu Hause anfallende Internet- und Telefongebühren dazugehören, wenn ein häusliches Arbeitszimmer eingerichtet wurde, das als Büro dient. In diesem Fall ist ein Teil der Miete und der Wohnnebenkosten ebenfalls abzugsfähig. Ein weiterer Fall, bei dem es oft zur Vermischung betrieblicher und privater Ausgaben kommt, sind Reisekosten. Wie Sie diese behandeln, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Abzug von Reisekosten

Für viele Unternehmen zählen Reisekosten neben Ausgaben für Personal und Miete zu den regelmäßigen Kostenfaktoren. Wenn es um die steuerliche Anerkennung geht, gelten besondere Vorgaben. So können die Übernachtungskosten sowie die meisten Fahrtkosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Darunter fallen Transportmittel wie Flugzeuge, Züge, Taxis oder Busse.

Einen Sonderfall stellen Pkw dar, für die Pauschalbeträge gelten. Für jeden betrieblich mit dem Auto gefahrenen Kilometer dürfen 0,30 Euro als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Hinzukommen die oben bereits beschriebenen Verpflegungskosten, für die je nach Dauer und Land unterschiedliche Pauschalsätze gelten.

Wenn Sie eine Geschäftsreise mit Privatanteil machen, ist dieser anteilig anzusetzen. Sie müssen die Betriebsausgaben dabei in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Betrag aufteilen. Für den gewählten Aufteilungsmaßstab müssen Sie dem Finanzamt plausible Nachweise liefern. Dies kann beispielsweise in Form eines Reisetagebuchs geschehen, in dem der jeweilige Anlass der einzelnen Positionen aufgeführt wird.

Wie bei allen anderen Möglichkeiten zur steuerlichen Absetzung sollten Sie stets auf eine genaue, nachvollziehbare und reale Aufstellung setzen. Andernfalls könnte sich das Finanzamt veranlasst sehen, nachzufragen oder gar eine Betriebsprüfung ansetzen. Im Zweifelsfall ist es deshalb sicher ratsam, bei Bedarf externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Kosten für die Geschäftsreise abrechnen – am besten digital!

Wenn Sie Ihre Reisekosten abrechnen, müssen Sie viele wichtige Schritte beachten. Nur wenn Sie Ihre Reisekostenabrechnung ordentlich und vollständig erstellen, profitieren Sie von den steuerlichen Vorteilen und können Ihren Mitarbeitenden ihre Ausgaben schnell erstatten.

Setzen Sie daher am besten auf eine digitale Reisekostenabrechnungs-Software. Diese führt Sie übersichtlich durch die einzelnen Schritte, automatisiert viele Prozesse und gibt Ihnen eine transparente und vollständige Übersicht über Ihre Ausgaben. So wird die Abrechnung Ihrer Reisekosten zum Kinderspiel!

So hilft Ihnen Circula

• Die Software stellt sicher, dass Sie alle wichtigen Angaben machen und eine ordentliche Abrechnung erstellen, die vom Finanzamt anerkannt wird.
• Die Plattform führt automatisierte Konformitätsprüfungen durch, erkennt Duplikate und identifiziert geltende Steuerverordnungen.
• Circula erinnert Sie, wenn Belege oder Informationen fehlen.
  
  

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