Übernachtungspauschale 2025: Die aktuellen Sätze

Was ist die Übernachtungspauschale?

Die Übernachtungspauschale ist ein fester Betrag, den Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern steuerfrei zahlen, wenn diese im Rahmen von Geschäfts- oder Dienstreisen auswärts übernachten. Die Höhe der Pauschale variiert je nach Reiseziel und wird jährlich vom Bundesfinanzministerium festgelegt. Diese Pauschale deckt ausschließlich die Übernachtungskosten ab, während Verpflegung und andere Reisenebenkosten separat abgerechnet werden müssen.

Durch die Übernachtungspauschale wird der Prozess der Reisekostenabrechnung für Unternehmen und Arbeitnehmer erheblich vereinfacht, da keine Einreichung von Belegen für die Übernachtungskosten erforderlich ist. Im Inland ist die Pauschale mit 20 Euro pro Nacht allerdings zu niedrig, um die realen durchschnittlichen Hotelkosten abzudecken.

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Übernachtungspauschale 2025 Deutschland

Für die Höhe der gewährten Pauschale ist es entscheidend, wie lange die Dienstreise dauert und wohin sie die Beschäftigten führt. In Deutschland liegt die steuerfrei gewährte Pauschale bei 20 Euro pro Tag für eine Reise von mindestens 24 Stunden.

Aufgrund der niedrigen Summe ist die Übernachtungspauschale in Deutschland für Reisende nur sinnvoll, wenn ihnen keine oder Kosten von bis zu 20 Euro entstanden sind. Dies gilt beispielsweise für Übernachtungen in einer eigenen Wohnung (z. B. eine Zweit- oder Ferienwohnung am Zielort).

Die Übernachtungspauschale kann ebenfalls gezahlt werden, wenn Beschäftigte bei Freunden oder Familienangehörigen schlafen. Gleiches gilt für Berufsgruppen wie Lkw-Fahrer. So können sie die Übernachtungspauschale für sich beanspruchen, wenn sie die Nacht in ihrem Fahrzeug verbracht haben.

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Die Pauschale ist jedoch zeitlich begrenzt, denn Unternehmen dürfen ihren Beschäftigten diese für maximal drei Monate am Stück auszahlen. Es greift die sogenannte Dreimonatsfrist.

Auch wenn Hotelkosten bei Reisen im Inland anfallen, lohnt sich die Übernachtungspauschale ohne die Abgabe von Belegen in der Regel nicht. Deshalb werden die Kosten bei Geschäftsreisen im Inland in den meisten Fällen über die Reisekostenabrechnung nach Abgabe der entsprechenden Belege abgerechnet.

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Übernachtungspauschale 2025 im Ausland

Nicht nur innerhalb Deutschlands können Arbeitnehmer:innen die Übernachtungspauschale nutzen, schließlich können die länderspezifischen Pauschalen rund um den Globus eingesetzt werden. Dabei trennt der Gesetzgeber allerdings strikt nach dem Zielort der jeweiligen Reise. Aus diesem Grund gelten für Übernachtungskosten auf berufsbedingten Auslandsreisen Pauschalbeträge, die an die Lebensunterhaltskosten des Landes oder der jeweils bereisten Metropole angepasst sind.

Die gute Nachricht für Beschäftigte: Im Zuge der steigenden Lebenshaltungskosten hat der Gesetzgeber zuletzt Anpassungen an der Höhe der Pauschale in einer Reihe von Ländern vorgenommen. Deshalb wurde die Übernachtungspauschale 2025 zu Beginn des Jahres für viele Regionen zum Teil deutlich erhöht. Dies gilt allerdings nur für Dienstreisen ins Ausland. Bei Übernachtungen innerhalb Deutschlands profitieren Mitarbeitende nicht von einer ähnlichen Regelung, denn hierzulande ist der Betrag gegenüber den Vorjahren auf dem gleichen Niveau geblieben.

In der folgenden Tabelle haben wir für Sie die Übernachtungspauschalen 2024 und 2025 für häufige Reiseziele im Ausland aufgelistet. Außerdem sehen Sie die Anpassungen, die für einige Regionen vorgenommen wurden. Eine vollständige Übersicht des Bundesfinanzministeriums zu allen Ländern für 2025 finden Sie hier. Sollten Sie ein Land dort nicht finden, gelten für dieses Land die Werte von Luxemburg (139 Euro pro Nacht).

Für diese Länder gab es Änderungen zum Vorjahr:
Äthiopien, Angola, Armenien, Bangladesch, Benin, Bhutan [neu gelistet], Brunei, Costa Rica, Eritrea, Gabun, Ghana, Guatemala, Indien, Japan, Kambodscha, Kasachstan, Kolumbien, Demokratische Republik Kongo, Kroatien, Liberia, Malediven, Myanmar, Palau, Polen, Russland, São Tomé, Simbabwe, Singapur, Tadschikistan, Taiwan, Thailand, Tonga, Türkei, Turkmenistan, Uruguay, Vietnam.

Übernachtungspauschalen der vergangenen Jahre

• Übernachtungspauschale 2024
• Übernachtungspauschale 2023
• Übernachtungspauschale 2022
• Übernachtungspauschale 2021
• Übernachtungspauschale 2020
• Übernachtungspauschale 2019

Rechtliche Grundlage der Übernachtungspauschale

Die rechtliche Grundlage der Übernachtungspauschale findet sich im Bundesreisekostengesetz. Dort wird die Übernachtungspauschale 2024 für Geschäftsreisen im Inland und Ausland definiert und jährlich per BMF-Schreiben aktualisiert.

Grundsätzlich besteht für Unternehmen keine rechtliche Verpflichtung zur Übernahme der Übernachtungskosten. Die Zahlung einer Pauschale muss vom Unternehmen ebenfalls nicht übernommen werden, da kein rechtlicher Anspruch darauf besteht. Zur Sicherung eines guten Verhältnisses zwischen Unternehmen und Beschäftigten wird die Erstattung jedoch von den weitaus meisten Firmen geleistet.

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Eine Ausnahme der Regelung gilt für Selbstständige, da für diese keine Übernachtungspauschale vorgesehen ist. Deshalb müssen Selbstständige unabhängig davon, ob sie ihre Reisen ins In- oder Ausland führen, die Originalbelege der Hotelübernachtungen aufbewahren. Diese können sie dann gemeinsam mit den übrigen angefallenen Reisekosten als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung angeben.

Wann zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale?

Wenn Arbeitnehmende auf die Veranlassung des Arbeitgebers hin eine Geschäftsreise unternehmen, trägt das Unternehmen dafür in der Regel die Übernachtungskosten. Das geschieht meist über die Reisekostenabrechnung, in der die Beschäftigten ihre Belege einreichen. Durch die zentrale Verwaltung der Spesen mit einer Reisekosten-Software behalten Nutzer einen klaren Überblick über ihre Ausgaben, was die Effizienz in der finanziellen Verwaltung erhöht.

Außerdem gibt es die Übernachtungspauschale. Damit können Unternehmen die Kosten für die Übernachtung ihrer Mitarbeitenden einfach und unkompliziert pauschal erstatten. In diesem Fall ist die Einreichung von Belegen nicht nötig. Der Prozess hat damit Ähnlichkeit zu der Kilometerpauschale und den Verpflegungsmehraufwendungen.

Sind Arbeitgeber zur Zahlung der Übernachtungspauschale verpflichtet?

Für Arbeitgebende besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung einer Übernachtungspauschale an ihre reisenden Mitarbeitenden. Wenn dies nicht geschieht, können die Beschäftigten ihre tatsächlich entstandenen Kosten auf Basis der eingereichten Belege über die Reisekostenabrechnung beanspruchen.

Sollte auch dies nicht durch das Unternehmen gewährt werden, können die Auslagen in der Steuererklärung über die Werbungskosten abgesetzt werden.

Vorteile der Übernachtungspauschale für Unternehmen

Die Übernachtungspauschale bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Zum einen vereinfacht sie die Abrechnung der Übernachtungskosten, da nicht die tatsächlichen Kosten, sondern ein fixer Pauschbetrag abgerechnet wird. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

Zum anderen kann die Übernachtungspauschale als Betriebsausgabe geltend gemacht werden, was die Steuerlast des Unternehmens senkt. Darüber hinaus trägt die Übernachtungspauschale zur Zufriedenheit der Arbeitnehmer bei, da sie eine unkomplizierte und transparente Möglichkeit zur Abrechnung der Übernachtungskosten bietet.

Steuerliche Besonderheiten

Die Übernachtungspauschale ist für Arbeitnehmer steuerfrei, was bedeutet, dass sie diesen Betrag ohne Abzüge erhalten. Für Unternehmen hingegen kann die Übernachtungspauschale als Betriebsausgabe angesetzt werden, sofern sie die tatsächlichen Übernachtungskosten übernommen haben.

Selbstständige können hingegen nur die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgabe ansetzen und nicht die Pauschale nutzen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist hierbei unerlässlich, um bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt keine Nachteile zu erleiden.

Wie wird die Übernachtungspauschale berechnet?

In Deutschland beträgt die Übernachtungspauschale 20 Euro pro Nacht. Arbeitnehmer:innen geben somit die Anzahl der Nächte bei ihrem Arbeitgeber an und erhalten die entsprechende Summe steuerfrei erstattet. Bei beruflich begründeten Fahrten ins Ausland wird genauso verfahren.

Der Einsatz einer Reisekosten-Software erleichtert dabei die Erstellung, denn dank des digitalisierten Prozesses können die nötigen Dokumente sehr viel leichter eingereicht und bearbeitet werden.

Automatische Berechnung mit Reisekosten-Software

Bei der Erstattung von Übernachtungs- und Fahrtkosten, Barauslagen oder Pauschalbeträgen kann eine intelligente Reisekosten-App zur vereinfachten und schnelleren Abwicklung der Reisekostenabrechnung erheblich beitragen.

Mit ihrer Hilfe können die Reisenden ihre Ausgaben bequem und schon von unterwegs aus mobil per Smartphone einreichen und das Verfahren auf diese Weise erheblich beschleunigen. Dabei werden Belege einfach gescannt und Anträge für Verpflegungs- oder Übernachtungspauschalen mit nur wenigen Klicks fertiggestellt.

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Der digitale Eingang der sortierten Daten sorgt zudem dafür, dass ein Großteil der Abwicklung durch die Finanzverwaltung automatisiert ablaufen kann, was den dortigen Arbeitsaufwand um bis zu 80 % reduziert.

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Circula hat ein Reisekosten-Tool entwickelt, das ideal auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und ihrer Arbeitgeber:innen abgestimmt ist. Mit der mobilen Lösung gelingt die Erstellung der Reisekosten- und Spesenabrechnung im Handumdrehen.

So ermittelt Circula bei Übernachtungen im In- oder Ausland automatisch die jeweilige Übernachtungspauschale, was den administrativen Aufwand der Finanzabteilung maßgeblich senkt. Auch dies trägt dazu bei, Arbeitsaufwand und Kosten in diesem Bereich zu reduzieren.

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Wie unsere Reisenden mit Circula von einer automatisierten Reisekostenabrechnung profitieren  

Für Kollegen wie unseren Account Manager Dominik Wendland, die viel reisen, ist Transparenz in den Ausgaben nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern auch der Sicherheit und Effizienz. Dominik erklärt: „Circula begleitet mich praktisch den ganzen Tag, von der Buchung bis zur Abrechnung, und macht meine Reisekostenabrechnung stressfrei."

Kannst du uns durch einen typischen Tag in deinem Team führen und erklären, wie Circula in eure tägliche Arbeit integriert ist und welche zeitsparenden Funktionen dabei für euch am wichtigsten sind?

„Gerne! Ein klassisches Beispiel ist die Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen. Wenn eine Dienstreise geplant wird, buchen wir das Hotel und die Bahn direkt über den Browser und legen die Buchungsbestätigungen sofort in Circula ab. Am Abend auf der Couch kann ich dann ganz bequem die Rechnungen abrufen und ins System hochladen. Das geht super schnell und einfach."

Gibt es weitere Funktionen, die du hervorheben würdest?

„Zum Beispiel nutzen wir oft FreeNow für Fahrten zu unseren Circula Partnern, die wir dann ganz einfach in die Circula App teilen können – alles mit einem Klick. Rechnungen lassen sich direkt in die App laden und speichern. Unsere Kreditkarten machen das Ganze noch einfacher, da Ausgaben automatisch verknüpft und für das Finanzteam direkt nachvollziehbar sind. So sparen wir uns die Frage, ob eine Ausgabe erstattungsfähig ist, und alles läuft revisionssicher ab."

Wie wirkt sich unsere Softwarelösung auf die Produktivität des Partnerships Teams aus, insbesondere im Hinblick auf manuelle Tätigkeiten und die Fehlerquote bei der Reisekostenabrechnung?

„Circula hilft uns enorm, vor allem bei der Reduzierung von manuellen Aufgaben. Viele Firmen müssen ja nach wie vor Belege sammeln und sie später manuell in Excel-Tabellen übertragen. Dieser Prozess ist natürlich total mühsam und fehleranfällig. Bei uns erledigt das die Circula App. Hier können wir Belege in Echtzeit mit dem Smartphone erfassen und automatisch zuordnen. Das spart uns unglaublich viel Zeit und Mühe und senkt die Fehlerquote.”

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Circula ist der ideale Partner für Ihr Ausgabenmanagement. Mithilfe der Reisekosten-Software von Circula lassen sich alle Ausgaben und Auslagen von Mitarbeitern einfach abrechnen – Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten und Auslagen. Die intelligente Circula Firmenkreditkarte passt sich perfekt an Ihre Geschäftsprozesse an. Darüber hinaus bietet Circula Unternehmen steueroptimierte Mitarbeiter-Benefits an, wie den digitalen Essenszuschuss, das flexible Mobilitätsbudget und steuerfreie Mitarbeiter-Gutscheine, mit denen Beschäftigte gefördert werden können.