Reiserichtlinie

Definition

Reiserichtlinien sind eingängige Regeln, welche bei der Planung, Vorbereitung, Genehmigung und Abrechnung von Geschäftsreisen in Kraft treten. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil eines Unternehmens, um Dienstreisen, Sach- und Personalkosten zu sparen.

Gute Reiserichtlinien müssen keine 100 Seiten haben

Eine gute Reiserichtlinie hilft Unternehmen, einen besseren Überblick über alle Reise zu erhalten, Arbeitsprozesse anzugleichen und Budgets zu beschränken. Doch auch die reisenden Mitarbeiter:innen profitieren enorm von der höheren Transparenz, welche bei den jeweiligen Reiseabläufen in Kraft tritt. Sie erhalten nämlich eine Bedienungsanleitung, wie Reisen gebucht und abgerechnet werden.

Nicht immer stellt sich aber die Reiserichtlinie als informative Anleitung heraus, denn sie ist oftmals zu ausführlich und weit mehr als 70 Seiten lang. Zwar erfüllt das Dokument die Aufgabe, alle Optionen und Eventualitäten zu behandeln, aber versagt, das Wesentliche kurz und prägnant rüberzubringen. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Angestellte ein 70-seitiges Dokument vor ihrer Reise lesen, ist derart gering das Unternehmen ein kürzere Version der Reiserichtlinie verfassen müssen. Die Vorteile einer kurzen Reiserichtlinie bestehen darin, dass sich das Dokument nur auf die wichtigsten Fakten konzentriert, was die Lesbarkeit für die Mitarbeiter:innen erheblich steigert.

Darüber hinaus können sich die Reisenden die genannten Informationen schneller merken und auch besser im Dokument zurechtfinden. Dadurch können Komplikationen vor und nach der Reise vermieden werden, was den administrativen Aufwand minimiert und Kosten senkt.

Diese Punkte sollte eine Reiserichtlinie ansprechen

Bevor ein Unternehmen aber mit der Erstellung des Regelwerks beginnt, sollten erst einmal geklärt werden, welche Punkte überhaupt mit einfließen sollten. Grundsätzlich empfiehlt es sich, folgende Dinge auf jeden Fall in den Reiserichtlinien mit aufzunehmen:

Eine Einleitung

Die Mitarbeiter:innen sollten auf der ersten Seite eine kurze Einleitung und Erklärung finden, warum die Richtlinie wichtig für Sie ist und was darin finden können.

Das Transportmittel und Budget

Mit welchem Transportmittel darf gereist werden, welche Übernachtungen werden gewährt und zu welchem Preis.

Die Genehmigung und Freigabe

Eine Reiserichtlinie sollte aufführen, wer im Unternehmen Geschäftsreisen genehmigen und freigeben darf. Eventuell muss erst einmal eine Genehmigung der Führungskraft eingeholt werden, bevor die Reise freigegeben werden darf.

Wie werden die Kosten abgerechnet

Hier wird aufgeführt, wie die Abrechnung funktioniert, welche Belege erforderlich sind und ob ein bestimmtes Tool für die Reisekostenabrechnung benutzt wird. Gibt es z. B. bestimmte Vorgaben für die Firmenkreditkarte, können diese auch hier aufgeführt werden.

Bestimmte Steuerrechtliche Vorgaben

Müssen Arbeitnehmer:innen auf ihrer Dienstreise bestimmte steuerliche Aspekte beachten, dann sollten diese auch in den Richtlinien auftauchen.

Reisekosten langfristig senken

Die Reiserichtlinien sorgen dafür, dass die anfallenden Reisekosten nicht völlig den Budgetrahmen sprengen. Stets sollte das Unternehmen das Kosten-Nutzen-Verhältnis vor Augen halten, es muss nicht immer ein Flugticket erster Klasse sein, wenn der Mitarbeiter:in auch mit dem Zug fahren kann. Die allgemeinen Reisekosten setzen sich größtenteils aus den folgenden Bausteinen zusammen:

Wie erfolgte die Anreise?

Die Anreise erfolgt per: Bahn, Bus, Flugzeug oder Mietwagen.

Welche Übernachtungskosten werden gewährt?

Hier geht es um Kosten die z. B. in einem Hotel oder Airbnb anfallen bzw. die Beträge der Übernachtungspauschale.

Welche Mahlzeiten werden vom Arbeitgeber übernommen?

Das sind Kosten, die bei der Verpflegung der Arbeitskraft aufkommen

Wichtige Antworten auf häufig gestellte Fragen

1. Müssen die Reiserichtlinien auch auf unterschiedliche Mitarbeitergruppen eingehen?
   Ja, das müssen sie, denn je nach Position der Angestellten wird das Budget höher oder niedriger angesetzt.
2. Müssen die Reiserichtlinien auch Vorgaben bei Notfällen während der Reise beinhalten?
   Ja, es sollte aufgeführt sein wie mit Notfällen oder Unfällen umgegangen werden soll.
3. Wir haben schon Richtlinie formuliert, nur viel zu lang, was können wir tun?
   Behalten Sie die lange Version, aber fertigen sie eine Kurzversion an. Dafür sollten Sie aktuelle Richtlinie durchgehen und sich nur die allerwichtigsten Punkte notieren.

Fazit

Eine gut geschriebene Reiserichtlinie ist notwendig, um Buchungsprozesse zu vereinheitlichen, Ausgaben klar einzugrenzen und Mitarbeiter:inner bei ihrer Reise zu unterstützen. Eine Reiserichtlinie sollte klar und verständlich sein, auch für Angestellte, die sich nicht allzu gut mit den buchhalterischen Richtlinien vertraut sind. Deshalb kann es helfen, zwei Versionen der Reiserichtlinie anzufertigen, eine ausführliche, die auf jegliche Details eingeht und eine kürzere Version, die als eine Art Checkliste während einer Reise dient. Hierzu sollten die verschiedenen Stakeholder eines Unternehmens involviert werden, von CEO, bis Office Manager:in. Nur so können Arbeitsprozesse optimiert und langfristig Kosten gespart werden.