Dank Digitalisierung gibt es für Beschäftigte immer flexiblere Arbeitszeitmodelle. Das Home-Office hat sich in vielen Unternehmen als Alternative zur Arbeit im Büro etabliert. Es gibt aber auch die Möglichkeit, das Home-Office im Ausland einzurichten. Allerdings muss bei dieser Workation einiges berücksichtigt werden.
Was bedeutet Workation? – eine Definition
Workation ist ein Kofferwort, das sich aus den englischen Begriffen „Work“ (Arbeit) und „Vacation“ (Urlaub) zusammensetzt. Wörtlich übersetzt, geht es bei Workation um die Kombination aus Urlaub und Arbeit.
In der Praxis handelt es sich bei der Workation um eine Unterform des mobilen Arbeitens, bei der das Home-Office ins Ausland verlagert wird. Da es sich bei diesen Orten meist um Urlaubsziele handelt, hat sich der Begriff „Workation“ für das Home-Office im Ausland etabliert.
Workation wird häufig auch im Zusammenhang mit „digitalen Nomaden“ genannt. So bezeichnet man Angestellte oder Selbständige, die ihren Arbeitsplatz in den Urlaub mitnehmen. Sie suchen sich dafür meist Traumziele aus und verbinden so die Freiheit des Reisens mit dem Job.
Wichtig: Arbeitnehmer:innen haben kein Recht auf Workation
Wer angestellt ist, kann das Recht auf Workation nicht einfordern. Mit dem Arbeitgeber lassen sich jedoch Regelungen treffen, die ein Home-Office im Ausland ermöglichen. Wichtig ist, dass dafür alle arbeitsrechtlichen Vorgaben abgedeckt sind.
Workation und Arbeitsrecht: Das gilt es zu beachten
Grundsätzlich lässt sich bei einer Workation das deutsche Arbeitsrecht anwenden, wenn Beschäftigte maximal vier Wochen im Ausland arbeiten. Wer länger im Home-Office im Ausland arbeitet, muss auch die arbeitsrechtlichen Bedingungen seines Reiseziels berücksichtigen.
Halten sich Angestellte länger als 50 Prozent des Jahres, also mehr als 183 Tage pro Jahr im Ausland auf und arbeiten dort remote für ein deutsches Unternehmen, sind sie nicht nur im Heimatland, sondern auch im Urlaubsland steuerpflichtig.
Deshalb kann es empfehlenswert sein, aufgrund der Steuerpflicht weniger als 183 Tage jährlich das Workation-Prinzip zu nutzen.
Sozialversicherungspflicht gilt meist auch für das Home-Office im Ausland
Wer in Deutschland angestellt ist, ist sozialversichert und leistet entsprechende Abgaben über seinen Lohn. Während einer Workation können zusätzliche Regelungen in Bezug auf die Sozialversicherung gelten. Das hängt jedoch von der Dauer der Workation und dem Zielland ab.
Erfolgt die Workation innerhalb der EU und arbeiten Beschäftigte nur immer wieder für einen kürzeren Zeitraum im EU-Ausland, müssen bezüglich der Sozialversicherung keine besonderen Regeln berücksichtigt werden. Das gilt auch für das Arbeiten im EWR-Raum, zu welchem die Schweiz, Island, Norwegen und Liechtenstein gehören.
Grundsätzlich greift das deutsche Sozialversicherungsrecht, wenn Beschäftigte mindestens ein Fünftel der jährlichen Arbeit für ein Unternehmen in Deutschland verrichten. Wichtig ist dabei, dass der Arbeitgeber seinen Sitz in Deutschland hat und der oder die Beschäftigte auch in Deutschland gemeldet ist.
Es kann jedoch sinnvoll sein, sich bei seiner Krankenkasse über abweichende Regelungen in Bezug auf die Workation zu informieren, gerade, weil es sich noch um eine relativ neue Arbeitsform handelt.
Geht es um eine Workation außerhalb der EU, wird die Sozialversicherungspflicht davon beeinflusst, welche Abkommen das Heimatland und das „Workation“-Land miteinander haben.
Deshalb sollten sich Beschäftigte immer im Vorfeld genau über Sozialversicherungsabgaben informieren, wenn sie vorhaben außerhalb der EU zu arbeiten.
Wichtig: Außerhalb der EU kann auch eine Arbeitsgenehmigung erforderlich sein.
Was spricht für Workation? Die Vorteile im Überblick
Wie andere flexible Arbeitszeitmodelle kann auch Workation viele Vorteile mit sich bringen. So können Beschäftigte ihren Horizont im Ausland erweitern, neuen Input erhalten und eine Fremdsprache perfektionieren. Gleichzeitig kann die Arbeit an einem Traumziel die Motivation erhöhen oder Kreativität steigern.
„Workation“ noch nicht arbeitsrechtlich eindeutig definiert
Auch wenn das Home-Office bereits fest in der Arbeitswelt etabliert ist, gibt es für Workation noch keine eindeutige arbeitsrechtliche Definition. Dementsprechend ist es wichtig, dass Unternehmen und ihre Beschäftigten für die Workation klare Regelungen treffen. Das betrifft sowohl die Arbeitszeit als auch die Dauer der Workation. Insbesondere bei Aufenthalten, die länger als vier Wochen dauern, müssen genaue Absprachen erfolgen. Denn dann gelten andere arbeitsrechtliche Grundlagen und es muss z.B. der Arbeitsort im Arbeitsvertrag geändert werden.
Workation als Arbeitsmodell für viele Bereiche möglich
Wie das Home-Office schien Workation meist nur Freelancern oder Soloselbständigen vorbehalten zu sein. Allerdings ergeben sich mit der Weiterentwicklung des mobilen Arbeitens von Angestellten auch im Bereich Workation neue Möglichkeiten.
Sofern Arbeitgeber es zulassen, bietet sich Workation grundsätzlich für alle Beschäftigten an, die ihre Arbeit bisher auch im Home-Office in Deutschland erledigen konnten. So können Buchhalter:innen ebenso wie Marketing-Verantwortliche oder Projektmanager:innen das Workation-Modell nutzen.
Ebenso wie im Home-Office hierzulande müssen dafür natürlich alle Vorgaben in Bezug auf Datenschutz und Compliance geprüft werden.
Wichtige Voraussetzungen für Workation
Damit die Workation auch wirklich funktioniert, sollten folgende Bedingungen gegeben sein:
- Es gibt zwischen Urlaubsdestination und Heimatort keine gravierende Zeitverschiebung, denn diese könnte den Workflow im Team beeinträchtigen und den Aufenthalt für Beschäftigte ebenfalls stressiger werden lassen.
- Es gibt vor Ort im Zielland eine schnelle und stabile Internetverbindung.
- Im Urlaubsort stehen alle Arbeitsgeräte zur Verfügung, die zuhause oder im Büro auch vorhanden sind, z.B. Scanner, Drucker, ein ergonomischer Arbeitsplatz.
- Der Versicherungsschutz ist gewährleistet. Das gilt sowohl für die Kranken- als auch die Unfallversicherung.
- Mit dem Arbeitgeber sind alle Formalitäten rund um das Arbeiten im Ausland geklärt. Hierzu zählen Arbeitsumfang oder Erreichbarkeit.
Mitarbeiter-Benefits auch mit Workation nutzen
Mit Circula können Unternehmen ihren Beschäftigten auch in der Workation Mitarbeiter-Benefits ermöglichen. So lassen sich z.B. der Essenszuschuss für die Verpflegung im Ausland oder das Mobilitätsbudget für den Flug in die Urlaubsdestination über die Circula App freischalten und nutzen.
Auf diese Weise haben Firmen die Möglichkeit, ihre Beschäftigten in der flexiblen Gestaltung ihrer Arbeit zusätzlich zu unterstützen.