Der Essenszuschuss aus Steuerberater-Sicht

Mitarbeiter-Benefits sind ein beliebtes Mittel, um die Zufriedenheit von Mitarbeitenden zu steigern und im gleichen Zug ihre Employer Brand zu stärken.

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In den letzten Jahren hat ein starkes Umdenken stattgefunden, denn der Job steht bei vielen Mitarbeiter:innen nicht mehr an erster Stelle. Lebensqualität, Selbstverwirklichung und Freiräume werden großgeschrieben. Eine gesunde Balance zwischen Job und Privatleben ist vielen Arbeitnehmer:innen wichtiger geworden, als es noch vor einigen Jahren der Fall war. Dies zeigen zahllose Umfragen renommierter Jobportale der letzten Jahre. Dementsprechend verändert haben sich somit Wünsche und Anforderungen an einen Arbeitgeber.

Fakt ist: Gehalt, Mitarbeiter-Benefits und Sozialleistungen sind wichtige Faktoren für die Arbeitgeberattraktivität, genauso wie Unternehmenskultur, Betriebsklima und ein konsistenter Führungsstil. Ein rein finanzielles Motivationssystem hat bei den noch immer steigenden Zahlen der Burn-out-Fälle ausgedient.

Im Interview mit Circula gab Arne Keller, Steuerberater bei der ba group, an: „Mit Mitarbeiter-Benefits können Unternehmen nicht nur den Mitarbeiter:innen etwas Gutes tun, sondern gleichzeitig auch durch die clevere Nutzung steuer- oder sozialversicherungsfreier Benefits ihre Personalkosten reduzieren bzw. optimieren."

Arne Keller erklärt im Gespräch mit Circula: „Im Rahmen unserer täglichen Arbeit bei der ba group helfen wir unseren Mandant:innen regelmäßig dabei, Steueroptimierungspotenziale zu nutzen und beraten daher viel zum Thema Benefits und Entgeltoptimierung.“

Was sind Mitarbeiter-Benefits?

Mitarbeiter-Benefits sind ein beliebtes Mittel, um die Zufriedenheit von Mitarbeiter:innen zu steigern und im gleichen Zug ihre Employer Brand – also ihr Personalmarketing – zu stärken. Im Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung können Zusatzleistungen in Form von Benefits häufig einen größeren Nutzen generieren, da sie im Idealfall an die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen angepasst wurden.

„Mitarbeiter-Benefits sind verschiedene Steuergestaltungs- Optimierungsmöglichkeiten um Mitarbeiter:innen eine Gehaltserhöhung zukommen lassen zu können und gleichzeitig die Senkung der Lohnkosten für Arbeitgeber:innen zu erreichen“, erklärt Arne Keller.

Die beliebtesten Mitarbeiter-Benefits

Arne Keller erläutert: „Bei der Wahl der attraktivsten Benefits kommt es immer ganz auf das individuelle Unternehmen an, das sehen wir bei unseren Mandant:innen immer wieder."

„Es gibt Unternehmen, bei denen aufgrund von örtlichen Gegebenheiten die einen Benefits mehr genutzt werden als andere. Dennoch lässt sich grundsätzlich festhalten, dass alle Benefits im Bereich der Mobilität, dementsprechend also die Übernahme von Fahrtkostenzuschüssen, Jobtickets oder die Erstattung von Reisekosten, stark verbreitet sind. Ansonsten werden auch immer gern Mitarbeiterrabatte gewährt, wobei Unternehmen die eigene Leistungen rabattiert an Mitarbeiter herausgeben. Dies wird häufig auch in Form von Sachbezugskarten und Gutscheinen umgesetzt. Zudem sind Betreuungszuschüsse und Kitazuschüsse beliebt. Ein Benefit, der auch immer gefragter wird, sind (digitale) Essensmarken, die auch Kantinensurrogate genannt werden”, erklärt Arne Keller.

Spätestens seit dem BMF-Schreiben vom 24.02.2016 (BStBl 2016 I S. 238) sind neben physischen Essensgutscheinen auch digitale Essenszuschüsse möglich. Mithilfe von digitalen Essensmarken wird der steuerlich subventionierte Essenszuschuss per App eingelöst. Im Gegensatz zu Papieressensmarken sind digitale Essensmarken nicht an Akzeptanzstellen gebunden. Das bedeutet, dass sie überall eingelöst werden können und die Einreichung vollständig digital erfolgt.

Der Essenszuschuss mit Circula

Mithilfe der Circula App können Arbeitnehmer:innen Auslagen wie Reisekosten oder Spesen einfach, digital und dabei steuerkonform abrechnen. Mit dem Essenszuschuss über Circula erhalten Mitarbeiter:innen eine digitale Essensmarke, mit der eingereichte Mahlzeiten mit bis zu 7,50 Euro pro Mahlzeit und Arbeitstag steuerfrei oder pauschal besteuert bezuschusst werden. Somit können Unternehmen entweder durch eine Gehaltsumwandlung oder Gehaltserhöhung Mahlzeiten von Mitarbeiter:innen bezuschussen.

Arne Keller erklärt: „Bei Circula Benefits können insbesondere die Steuervorteile genutzt werden, mit denen Mitarbeiter:innen ein vergünstigtes Mittagessen zur Verfügung gestellt werden kann. Dies geschieht über eine Pauschalbesteuerung der Sachbezüge“.

Warum Circula Benefits

„Der größte USP von Circula Benefits ist ganz klar, dass es sowohl ein sehr gutes Programm für Anwender:innen als auch die Arbeitgeber:innen und deren Finance-Abteilungen sind. Ich habe es selbst getestet, es ist in der Handhabung sehr einfach und logisch strukturiert“, sagt Arne Keller. Weiterhin erläutert er: „Es ist intuitiv, zeitsparend und gleichzeitig eine Erleichterung für die gesamte operative Abwicklung. Die Daten werden automatisiert eingespielt, archiviert und abgesichert. Somit ist es sowohl für die Mitarbeiter:innnen als auch für Arbeitgeber:innen oder Lohnabrechner:innen eine enorme Erleichterung.“

Digitale vs. physische Essensmarken

„Der größte Vorteil digitaler Essensmarken im Vergleich zu physischen Essensmarken ist die Automatisierung aller Prozesse“, stellt Arne Keller fest.

Digitale Essensmarken sorgen für optimale, schnellere Prozesse, da jegliche Berechnung und Verarbeitung aller Einreichungen papierlos erfolgt. Zudem sorgen sie für mehr Transparenz in der Buchhaltung und dies vollkommen rechtskonform gemäß der aktuellen Anforderungen des Einkommensteuergesetzes. Nicht eingelöste digitale Essensmarken kosten zudem kein Geld, wie es bei Papieressensmarken der Fall ist. Ein weiterer Vorteil ist der einfache Roll-out. Die Implementierung von Circula Benefits ist innerhalb weniger Tage möglich und bedeutet keinen logistischen Aufwand für das Unternehmen.

„Mit digitalen Essensmarken ist man viel mobiler, da man das Smartphone sowieso immer dabei hat und die physischen Gutscheine oder Essensmarken auch gern mal vergessen werden. Physische Essensmarken können zudem meist nur an relativ wenigen oder nur an ausgewählten Annahmestellen verarbeitet werden, wohingegen die Nutzung von digitalen Essensmarken ortsungebunden möglich ist“, erzählt Arne Keller.

Wie die Berechnung funktioniert:

Der maximale Nutzen pro Tag beträgt 7,50 € (Stand: 2025) und ist in zwei Teile gegliedert. Eine Basis von 4,40 €, die den „Sachbezugswert“ von Mittagsmahlzeiten darstellt, ist standardmäßig mit einem festen Steuersatz von 25 % steuerpflichtig. Zusätzlich können Arbeitergeber zusätzlich bis zu 3,10 € steuerfrei zur Verfügung stellen.

• Wenn ein:e Mitarbeiter:in weniger als das Maximum von 7,50 € einreicht, wird der steuerfreie Betrag um den Differenzbetrag reduziert. Falls der:die Mitarbeiter:in an einem Tag weniger als 4,40 € einreicht, ist trotzdem der Sachbezugswert von 4,13 € zu versteuern.
  
  
• Zahlt der:die Mitarbeiter:in mehr als 7,50 € für das Mittagessen, wird der steuerpflichtige Betrag (fester Steuersatz) um den Differenzbetrag reduziert. (Ein Beleg von 11,90 € oder höher führt zu einer steuerfreien Rückerstattung von 7,50 €.)

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Vorteile für die Buchhaltung

Nachdem Mitarbeiter:innen das Mittagessen gekauft haben, scannen diese den Kaufbeleg und reichen ihn bei Circula Benefits ein. Circula übernimmt die automatisierte Prüfung dieser Einreichung und gibt diese anschließend frei und verrechnet die passende Summe. Höchstens 7,50 € pro Mahlzeit sind als steuerfreier Zuschuss zulässig.

„Für die Buchhaltung hat Circula Benefits den großen Vorteil, dass es eine Automatisierung des Prozesses herbeiführt. Die Daten können automatisiert eingespielt werden. Gleichzeitig erübrigt sich die Einzelbelegaufzeichnung: Circula übernimmt die entsprechende Sicherung der einzelnen Belege. Im Falle einer Prüfung sind dann alle Belege und Aufzeichnungen natürlich jederzeit einseh- und abrufbar“, erklärt Arne Keller.

Circula Benefits im Home Office

Zu Circula Benefits im Home Office sagt Arne Keller: „Die Chancen der digitalen Essensmarken sind vor allem, dass auch von zu Hause aus Steuervorteile genutzt werden können. Unternehmen, deren Kantine geschlossen ist, haben so die Möglichkeit, ihren Mitarbeiter:innen trotzdem eine gesunde Mahlzeit zu ermöglichen und Steuern einzusparen.“

Wir bedanken uns recht herzlich bei Arne Keller von der ba group für das offene Gespräch zum Thema Mitarbeiter-Benefits und freuen uns auf viele weitere gemeinsame Projekte!

Mit Circula Benefits stärken Sie die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit und schaffen zusätzlich Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen. Sprechen Sie uns an, wir beraten Sie gern zu Ihren Möglichkeiten!

Circula ist der ideale Partner für Ihre Mitarbeiterauslagen. Mithilfe der Reisekosten App von Circula lassen sich alle Ausgaben von Mitarbeitern einfach abrechnen - Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten und Auslagen. Die intelligente Circula Firmenkreditkarte passt sich perfekt an Ihre Geschäftsprozesse und bietet weitere Premium-Vorteile mit attraktiven Cashbacks. Darüber hinaus bietet Circula Unternehmen steueroptimierte Mitarbeiter-Benefits an wie den digitalen Essenszuschuss, das flexible Mobilitätsbudget und die Internetpauschale mit den Beschäftigte gefördert werden können.

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