Manuelle Reisekostenabrechnung: 5 häufige Probleme für Ihre Buchhaltung

Fehleranfällige Prozesse, eine Menge Papierchaos, enormer Zeitaufwand oder mühsame Kommunikation zwischen den Abteilungen – Reisekostenabrechnungen bringen viele Herausforderungen für die Buchhaltung mit sich.

Welche häufigen Fehler bei der manuellen Reisekostenabrechnung auftreten und welche Vorteile durch digitalisierte und automatisierte Prozesse entstehen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

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Die größten Probleme bei der manuellen Reisekostenabrechnung

Die manuelle Reisekostenabrechnung ist ein Prozess, der sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Finanzabteilung mit zahlreichen Herausforderungen verbunden ist. Auf der einen Seite stehen Reisende oft vor der zeitraubenden Aufgabe, alle Ausgaben während einer Dienstreise zu dokumentieren, Belege zu sammeln und Formulare auszufüllen. Das kann nicht nur zur Belastung werden, sondern auch Fehler und Verzögerungen in der Abrechnung nach sich ziehen.

Auf der anderen Seite muss die Finanzabteilung die mühsame Aufgabe bewältigen, manuell eingereichte Abrechnungen zu überprüfen und zu korrigieren. Für beide Seiten ist die Abrechnung von Reisekosten keine einfache Aufgabe im Arbeitsalltag.

1. Zeitintensiver Prozess

Die manuelle Reisekostenabrechnung frisst eine Menge Zeit, was für Ihre Finanzabteilung zusätzliche Last und Stress bedeutet. Zum einen liegt das daran, dass Mitarbeitende ad hoc Fragen zur Einreichung von Belegen haben und diese oftmals unstrukturiert oder unvollständig einreichen. Dies führt zu Unterbrechungen im normalen Tagesablauf der Finanzabteilung und behindert die Bearbeitung anderer Aufgaben.

Zum anderen verbringen Dienstreisende bereits viel Zeit unterwegs. Die Notwendigkeit, während oder nach einer Dienstreise umfangreiche Dokumentationen der Reisekosten zu erstellen, erhöht den Zeitaufwand zusätzlich.

2. Fehleranfälligkeit

Manuelle Aufgaben sind fehleranfällig. Bei einer Reisekostenabrechnung können Fehler jedoch negative Folgen mit sich bringen.

Bei der manuellen Abrechnung von Reisekosten fehlt häufig die Kontrolle und Transparenz darüber, welche Belege fehlen oder welcher Status der Erstattung vorliegt. Das führt einerseits zu Verwirrung, andererseits kann es passieren, dass betriebliche Ausgaben unbemerkt bleiben oder Erstattungen durch den Arbeitgeber sich verzögern.

Auch Zahlendreher oder Formelfehler in Excel-Tabellen, falsche Auszahlungen oder Erstattungen sind weit verbreitete Probleme, die finanzielle Unstimmigkeiten im Unternehmen verursachen. Solche Fehler sind nicht nur ärgerlich, sondern lösen Frustration bei den Mitarbeitenden aus, die sich über fehlende Erstattungen oder verzögerte Abrechnungen ärgern – und die Finanzabteilung muss die Fehler am Ende beseitigen.

3. Verzögerungen und lange Abrechnungszyklen

Die manuelle Reisekostenabrechnung führt oft zu unnötigen Verzögerungen und langen Abrechnungszyklen. Der Freigabeprozess ist kompliziert und zeitaufwendig. Oftmals müssen die Abrechnungen von mehreren Vorgesetzten händisch geprüft und freigegeben werden, was den Status der Abrechnungen und Erstattungen langsam und unübersichtlich gestaltet. Zudem können Reisende meist nicht extern auf das Abrechnungssystem zugreifen, was den Prozess der Reisekostenabrechnung für Sie und Ihr Finance-Team verzögert.

Doch auch intern führen komplizierte und papierbasierte Wege zu Problemen: Informationen werden über verschiedene Ecken und Kommunikationskanäle ausgetauscht, was die Nachverfolgung und Koordination für Finance-Teams erheblich erschweren kann. Die Verzögerungen führen zu unzufriedenen Mitarbeitenden, die lange auf ihre Erstattungen warten müssen. Am Ende beeinträchtigt all das zusätzlich die Effizienz Ihrer Finanzabteilung im Unternehmen.

4. Unnötige Kosten

Bei einer manuellen Abrechnung steigen die Kosten durch Fehler in der Dateneingabe und deren Korrektur. Das birgt nicht nur personelle Aufwände, sondern auch das Risiko von Überzahlungen oder steuerlichen Unstimmigkeiten. Zudem könnten Unternehmen dazu neigen, verschiedene Tools oder Softwarelösungen zu erwerben, um den Prozess zu optimieren, was direkte Mehrausgaben verursacht.

Darüber hinaus müssen die Mitarbeitenden Ihrer Finanzabteilung Schulungen erhalten, um sicherzustellen, dass sie den komplexen manuellen Prozess bewältigen können. Die Ausbildungskosten und der Zeitaufwand für Schulungen sind finanzielle Belastungen und verhindern Möglichkeiten, innovative Projekte anzugehen oder strategische Planungen voranzutreiben.

5. Compliance-Risiken

Das Finanzamt hat ein wachsames Auge auf steuerliche Angelegenheiten. Für Ihre Mitarbeitenden in der Buchhaltung birgt die papierbasierte Reisekostenabrechnung erhebliche Compliance-Risiken. Bei fehlenden oder unvollständigen Belegen zum Thema Reisekosten kann schnell der Verdacht auf Steuerhinterziehung bestehen, was zu rechtlichen Problemen für das Unternehmen führen kann. Die manuelle Abrechnung ist anfällig dafür, dass Sie steuerliche Vorschriften unabsichtlich verletzen. Insbesondere dann, wenn die steuerlichen Regelungen komplex sind und sich häufig ändern.

Diese fünf Herausforderungen im Zusammenhang mit der manuellen Reisekostenabrechnung belasten nicht nur Ihre Finanzabteilung, sondern gefährden auch die Effizienz und Compliance des Unternehmens. Wenn Sie sich in den genannten Schwierigkeiten wiedererkennen, dann ist es an der Zeit, dass Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren.

Digitale Reisekostenabrechnung: Vorteile

Eine Expense-Management-Plattform wie Circula revolutioniert die Art und Weise, wie Reisekostenabrechnungen heutzutage verwaltet werden. Die Software ermöglicht eine effiziente und zeitsparende Abwicklung von Reisekosten und entlastet sowohl die Reisenden als auch Ihre Mitarbeitenden in der Buchhaltung. Diese können sich auf wirklich bedeutende Aufgaben konzentrieren, anstatt verlorenen Quittungen hinterherzurennen.

Wir geben Ihnen fünf Vorteile von Reisekosten-Software mit auf den Weg.

1. Effizientere Verwaltung von Reisekosten

Digitale Lösungen wie Circula ermöglichen die einfache Erfassung und Verwaltung von Reisedaten. Mitarbeitende können bequem ihre Belege, Quittungen und Reisenebenkosten in Echtzeit erfassen und hochladen. Diese Informationen stehen Ihrer Finanzabteilung unmittelbar für die Abrechnung zur Verfügung, was zu beschleunigten Arbeitsabläufen führt. Dies reduziert den administrativen Verwaltungsaufwand um nahezu 80 Prozent und ermöglicht eine zeitnahe Bearbeitung aller Reisekostenabrechnungen.

2. Transparente und effektive Workflows

Nie wieder unverständliche Excel-Tabellen, nie wieder mehrere Kommunikationskanäle für die Freigabe von Reisekosten – mit Circula können Sie individuelle Workflows erstellen, die Freigaben und Budgetkontrolle mit nur einem Klick ermöglichen. Dies spart Ihrem Finance-Team eine Menge Zeit, die Fragen für jede:n Einzelne:n zu beantworten.

3. Echtzeit-Infos und Kostenkontrolle

Mit digitalen Tools haben Sie jederzeit Zugriff auf aktuelle Informationen zu den Reisekosten. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle der Reiseausgaben und eine frühzeitige Identifizierung von Budgetüberschreitungen. Vor allem für Finance Manager sind Echtzeit-Informationen hilfreich: Belege können direkt hochgeladen und kategorisiert werden, sodass fehlende Informationen für die nächste Reisekostenabrechnung der Vergangenheit angehören.

4. Garantierte Rechtssicherheit

Reisekosten gehören zu den betrieblichen Ausgaben und werden vom Finanzamt ganz genau geprüft. Zudem gibt es rechtliche Vorschriften, die sich häufig ändern und von Ihrer Finanzabteilung auf Aktualität geprüft werden müssen. Circula übernimmt diese Überprüfung automatisch. Das Tool entspricht den Anforderungen der DSGVO und GoBD, was besonders bei der Archivierung und Nachvollziehbarkeit von großer Bedeutung ist.

5. Mobile Reisekostenabrechnung via App

Die Integration entscheidender Schnittstellen, Cloud-Speicherzugriff von überall und benutzerfreundliche Assistenten machen App-Lösungen für Reisekosten zur bevorzugten Wahl vieler Unternehmen. So können Mitarbeitende ihre Belege bequem während ihrer Dienstreise einreichen und auf das Sammeln von Rechnungen in Papierform verzichten. Sobald Rechnungen und Belege während einer Reise in der App gescannt und hochgeladen werden, erhält die Finanzabteilung sofortigen Zugriff zur Bearbeitung und kann Reisekosten schnell und einfach in 7 Schritten abrechnen.

Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung ist heutzutage ein wichtiger Bestandteil jeder modernen Finanzabteilung, um den steigenden Ansprüchen an die effiziente Verwaltung von Reisekosten gerecht zu werden. Dank Circula sind Sie als CFO auf der schnellen und sicheren Seite, sodass die Abrechnung der Reisekosten keine Herausforderung mehr darstellt.

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