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A la hora de organizar un viaje de negocios con tu empresa hay que planificar con antelación: 

establecer fechas, definir objetivos y detallar la agenda son pasos clave para optimizar recursos.

La reserva de transporte y alojamiento, la preparación de materiales y

 una buena comunicación son aspectos a tener en cuenta.

gestión eficiente de los gastos y la centralización de los mismos 

son fundamentales para asegurar la rentabilidad del viaje.

Establecimiento de fechas para el viaje de negocio

Preparación de los materiales necesarios

Puntos clave en la evaluación de la rentabilidad del viaje

Gestión de viajes de empresa en las compañías

Las ventajas de las app para gestión de viajes


Preguntas frecuentes sobre viajes de negocios

Uno de los primeros pasos a seguir al organizar un viaje de negocios es 

establecer las fechas con la mayor antelación posible.

Esta planificación temprana permite gestionar de manera eficiente todos los aspectos del viaje,

 desde la reserva de transporte y alojamiento hasta la preparación de los materiales necesarios.

Permite gestionar de manera eficiente todos los aspectos del viaje.

Facilita la organización de la agenda y el tiempo disponible para cada actividad.

Contribuye a obtener mejores opciones de transporte y hospedaje a precios más competitivos.

definir de manera clara y precisa los objetivos que se desean alcanzar.

 Esto permitirá orientar todas las acciones y decisiones en función de unas metas concretas.

Buscar nuevos proveedores para ampliar la red de contactos comerciales.

Abrirse a nuevos mercados para expandir las oportunidades de negocio.

Establecer alianzas estratégicas con socios potenciales.

Planificar la agenda de un viaje de negocios es fundamental para 

aprovechar al máximo el tiempo disponible y cumplir con los objetivos establecidos.

Asignación de tiempo para cada actividad

Establecer un horario detallado para cada actividad a realizar durante el viaje.

Asignar el tiempo necesario para reuniones, visitas a clientes o proveedores, presentaciones, etc.

Evitar sobrecargar la agenda para no comprometer la calidad de las actividades programadas.

Es importante dejar margen de maniobra en la agenda para 

posibles imprevistos que puedan surgir durante el viaje de negocios.

Reservar tiempo adicional entre actividades para compensar retrasos o cambios inesperados.

Mantener flexibilidad para adaptarse a situaciones imprevistas sin afectar el desarrollo del viaje.

Tener en cuenta posibles contratiempos en el transporte, cambios de última hora en la agenda, entre otros.

En la reserva de transporte y alojamiento se debe 

considerar el confort y la eficiencia en los desplazamientos.

Es importante analizar las distintas opciones de transporte disponibles, desde vuelos comerciales hasta servicios de tren o alquiler de coches. Se debe elegir la opción que se ajuste mejor a las necesidades del viaje y permita maximizar el tiempo.

Al momento de reservar el alojamiento, se deben considerar las distintas categorías de hoteles, desde opciones económicas hasta hoteles de lujo. Es crucial seleccionar un alojamiento que garantice la comodidad y seguridad de los empleados.

Combinación de comodidad y accesibilidad

Al reservar el transporte y el alojamiento, se debe 

encontrar un equilibrio entre la comodidad y la accesibilidad.

Por un lado, se busca asegurar que los empleados viajen y se alojen de manera confortable y conveniente. Por otro lado, 

es fundamental garantizar que tanto el medio de transporte como el alojamiento estén ubicados de forma estratégica

 para facilitar la movilidad y maximizar el tiempo durante el viaje de negocios.

En este sentido, se deben de elegir opciones que permitan una fácil accesibilidad a los puntos de interés y a las reuniones programadas, 

sin descuidar el confort y la calidad de los servicios ofrecidos.

La correcta preparación de documentos y otros elementos es valioso para

 cumplir con los objetivos del viaje y aprovechar al máximo el tiempo disponible

Organización y accesibilidad de los documentos

Clasificar los documentos según su importancia y relevancia para el viaje.

Utilizar carpetas o archivadores etiquetados para mantener ordenados los documentos.

Digitalizar los documentos importantes para contar con copias de seguridad en caso de pérdida.

Una comunicación efectiva con los empleados previamente y durante el viaje garantiza que estén informados y preparados para cualquier eventualidad. 

Es fundamental que sepan que cuentan con el respaldo de la empresa en todo momento.

Es importante llevar un control detallado de los gastos durante todo el proceso del viaje.

Registrar cada partida de gasto, desde la reserva de transporte hasta los costes de alimentación, es esencial para evaluar la rentabilidad.

Comparar los gastos realizados con los objetivos previamente establecidos permitirá determinar si el viaje cumplió con las expectativas.

Analizar el retorno de la inversión en función de los resultados obtenidos durante el viaje ayudará a tomar decisiones más acertadas en futuros desplazamientos.


Como regla general en las compañías, es importante 

establecer políticas claras que orienten a los empleados en sus viajes de negocios.

Establecimiento de políticas claras de viaje

Definir claramente los procedimientos para la organización de los viajes de negocio.

Establecer criterios para la selección de transporte y alojamiento adecuados.

Informar a los empleados sobre los límites de gastos y el uso de recursos durante los viajes.

Centralizar los gastos asociados a los viajes de empresa permite llevar un control más preciso de las inversiones realizadas en estos desplazamientos y 

facilita la evaluación de la rentabilidad de los mismos.

Al concentrar los gastos, se evitan duplicidades y 

se optimiza la gestión económica de la empresa.

Calendario de viajes para mantener informado al personal

Contar con un calendario de viajes actualizado resulta fundamental para coordinar las actividades en la empresa y 

asegurar que los empleados estén informados sobre las ausencias programadas por motivos de viaje.

De esta forma, se fomenta una comunicación fluida y se 

Organización de los desplazamientos en destino

Planificar con antelación las actividades a realizar durante el viaje.

Coordinar reuniones con clientes o colaboradores locales.

Optimizar los tiempos de desplazamiento y las distancias a recorrer en destino.

Contar con seguros de viaje adecuados es imprescindible para 

proteger la integridad física y patrimonial de los empleados 

Los seguros de viaje proporcionan tranquilidad y respaldo en caso de imprevistos, 

garantizando la seguridad de los trabajadores y la continuidad de las operaciones de la empresa.

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Eva Espinoza

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