Die Reisekosten immer im Griff − mit einer Reisekostenrichtlinie

Wenn Mitarbeitende für ihre Arbeit reisen, ist dies in der Regel mit Kosten verbunden. Eine Reisekostenrichtlinie ist das geeignete Mittel, um die wichtigsten Fragen rund um solche Reisekosten zu klären.

Sie schafft einerseits Klarheit darüber, welche Auslagen den Mitarbeitenden erstattet werden und wie die Abrechnung der Kosten erfolgt. Andererseits können Arbeitgeber mit einer Reisekostenrichtlinie Vorgaben für die Planung und Durchführung von Reisen machen.

Dieser Beitrag beantwortet die folgenden Fragen rund um das Thema Reisekostenrichtlinie. Zudem gibt er wertvolle Tipps für die Umsetzung.

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Diese Funktion hat eine Reisekostenrichtlinie

Eine Reisekostenrichtlinie ist ein Dokument, in dem Arbeitgeber die wichtigsten Regeln und Abläufe im Zusammenhang mit geschäftlichen Reisen von Mitarbeitenden festlegen und erläutern – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Erstattung der Kosten. Sie verschafft den Mitarbeitenden eines Unternehmens den nötigen Überblick, zudem gibt sie ihnen Tipps, wie sie beispielsweise Hotelzimmer und Flugtickets buchen oder Reisekostenabrechnungen erstellen können.

Weiter ist eine Reisekostenrichtlinie ein Instrument, das den Mitarbeitenden Klarheit und Sicherheit darüber verschafft, welche Reisekosten ihr Arbeitgeber erstattet. Denn nach deutschem Recht können Unternehmen die Art und den Umfang der Erstattung unterschiedlich handhaben. Mithilfe der Reisekostenrichtlinie wissen die Mitarbeitenden, worauf sie Anrecht haben und wie sie die Kosten deklarieren müssen.

Eine deutliche, übersichtliche und bedarfsgerechte Reisekostenrichtlinie vereinfacht zudem die betriebsinternen Abläufe. Denn gerade in Unternehmen, deren Mitarbeitende häufig beruflich unterwegs sind, bringen die Budgetierung, Kontrolle und Abrechnung der Reisekosten einen nicht zu unterschätzenden Aufwand mit sich.

Aus diesen Gründen ist eine Reisekostenrichtlinie für Unternehmen sinnvoll

Grundsätzlich ergibt eine Reisekostenrichtlinie in jedem Unternehmen Sinn, dessen Mitarbeitenden im Rahmen ihrer Tätigkeit – sei es hin und wieder oder häufig – unterwegs sind. Denn einerseits sind die rechtlichen und häufig auch die betrieblichen Vorschriften rund um die Erstattung von Reisekosten komplex. Andererseits scheitert ihre Umsetzung häufig daran, dass Arbeitnehmende nicht genau wissen, was sie tun müssen, um ihre Auslagen geltend zu machen.

Mit einer Reisekostenrichtlinie können Arbeitgeber genaue Anweisungen geben, wie Mitarbeitende ihre Reisen organisieren müssen, welche Auslagen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen zulässig sind, in welchem Umfang die gemachten Kosten erstattet werden und wie die Erstattung vor sich geht. Dadurch unterstützt eine Reisekostenrichtlinie Unternehmen und Mitarbeitende auch bei der Einhaltung der Reisebudgets.

Diese Vorschriften sind im Zusammenhang der Erstellung einer Reisekostenrichtlinie zu beachten

Mitarbeitende von Unternehmen haben nach deutschem Recht gemäß § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) grundsätzlich Anspruch auf Erstattung der ihnen aufgrund von Dienstreisen entstandenen Reisekosten. Welche Auslagen als Reisekosten gelten, hängt gemäß Bundesfinanzministerium davon ab, ob sie durch eine berufliche Tätigkeit von Mitarbeitenden außerhalb ihrer Wohnung entstehen und ob die betreffende Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt wird (BMF-Schreiben vom 25.11.2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006). Maßgebend für die Erstattung und die Berechnung von Reisekosten ist, neben zahlreichen weiteren Vorschriften, zudem § 9 des Einkommensteuergesetzes (EstG).

Einen Sonderfall bildet die Reisetätigkeit von Beamteten: Die entsprechenden Kosten und ihre Erstattung dafür sind im Bundesreisekostengesetz (BRKG) geregelt, ergänzt durch die Allgemeine Verwaltungsvorschrift (BRKGVwV) sowie weitere Regelungen.

Diese Angaben gehören in eine Reisekostenrichtlinie

Unternehmen sind bei der Erstellung einer Reisekostenrichtlinie weder inhaltlich noch in Bezug auf den Aufbau an gesetzliche Vorgaben gebunden. Wichtig ist, dass die Reisekostenrichtlinie transparent informiert und dadurch Sicherheit im Umgang mit nicht immer einfachen Fragen bietet. Sie sollte eine Übersicht schaffen, ohne alle in einem Unternehmen geltenden Regeln bis ins Detail wiederzugeben.

Wesentlich sind etwa nützliche Tipps und Informationen dazu, wie Mitarbeitende ihre geschäftlichen Reisen – sowohl Transport als auch Unterkunft – buchen müssen. Auch Vorgaben zu den verschiedenen Arten von Reisekosten und ihrer Erstattung dürfen in einer Reisekostenrichtlinie nicht fehlen. Alle Informationen sollten deutlich erklärt sein, damit Mitarbeitende wissen, was für sie gilt und wie die internen Abläufe funktionieren.

Eine wichtige Rolle spielen allerdings nicht nur der Gehalt und der Umfang der Informationen. Damit eine Reisekostenrichtlinie ihre Aufgabe erfüllt, muss sie auch verständlich formuliert sein. Wichtig ist zudem, dass bei der Erstellung einer Reisekostenrichtlinie auch andere Abteilungen im Unternehmen konsultiert werden und die Mitarbeitenden in den Prozess mit einbezogen werden. Ein vereintes Vorgehen gewährleistet, dass alle Belange und Bedürfnisse im Zusammenhang mit Geschäftsreisen möglichst umfassend abgedeckt werden.

Eine Reisekostenrichtlinie sollte zunächst eine Definition der verschiedenen Arten möglicher Reisekosten enthalten. Dazu gehören:

• Transportkosten: Die persönlichen Transportkosten von Mitarbeitenden, sei es für Taxifahrten, Flüge oder die Nutzung des Privatfahrzeugs.
• Übernachtungskosten: Die persönlichen Übernachtungskosten von Miarbeitenden, sei für ein Hotelzimmer oder für die Wohnungsmiete.
• Verpflegungsmehraufwendungen: Die eigenen Verpflegungskosten von Mitarbeitenden für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Ausgaben für Genussmittel (z.B. Getränke, Zigaretten) und Zwischenmahlzeiten zählen nicht dazu.
• Reisenebenkosten: Die Auslagen von Mitarbeitenden, die nicht von den oben genannten Reisekosten erfasst werden (z.B. Telefonkosten, Kosten für die Gepäckbeförderung oder Parkgebühren).

Nebst einer Definition der Reisekostenarten sollte eine Reisekostenrichtlinie folgende Punkte abdecken:

1. Vorbereitung von Geschäftsreisen

In die Reisekostenrichtlinie gehören zunächst genaue Vorgaben dazu, in welchen Fällen überhaupt eine Auswärtstätigkeit erforderlich ist – und in welchen beispielsweise eine Videokonferenz ausreicht. Zudem muss festgelegt werden, ob und für welche Reisen von Mitarbeitenden eine Genehmigungspflicht gilt und was bei der Planung von Geschäftsreisen sonst noch zu beachten ist (beispielsweise gesundheits- oder sicherheitsbezogene Vorschriften). Zu regeln ist auch die Frage, ob Mitarbeitende Transportmittel und Übernachtungen selbständig buchen können oder ob die Buchung durch eine bestimmte interne Stelle erfolgen muss.

2. Buchung von Transport und Unterkunft

Bei Buchung von Geschäftsreisen sollte den Mitarbeitenden immer deutlich sein, wie viel Geld sie für Unterkunft und Transport ausgeben dürfen. Die Reisekostenrichtlinie muss zudem Angaben dazu enthalten, ob eine Pflicht zur Verwendung bestimmter Plattformen für die Buchung besteht und ob bestimmte Zahlungsmittel für die Buchung zu verwenden sind.

Arbeitgeber können in den Reisekostenrichtlinien sowohl Vorgaben zur Art der Unterkünfte (z.B. Hotel, Wohnung) als auch zu den Transportmitteln machen. So kann etwa  vorgeschrieben werden, in welcher Hotelklasse Mitarbeitende je nach Dauer der Geschäftsreise absteigen dürfen, wie weit  eine Unterkunft vom Arbeitsort entfernt sein darf, und in welchen Fällen Business Class-Flüge zulässig sind.

3. Verpflegung und verwandte Ausgaben

Bei der Arbeit vor Ort sind die Ausgaben der Mitarbeitenden für ihre eigene Verpflegung oder für Mahlzeiten mit Dritten ein wesentlicher Punkt. Um Missverständnissen vorzubeugen, empfiehlt es sich, in der Reisekostenrichtlinie die den Mitarbeitenden zustehende Verpflegungspauschale genau festzuhalten.

Auch der Umgang mit weiteren Kosten, die mit der Verpflegung zusammenhängen – wie beispielsweise die Auslagen für Alkohol – sollte genau geregelt  werden. In der Reisekostenrichtlinie können Arbeitgeber bei Bedarf zudem detailliert vorschreiben, was für Restaurant- oder Veranstaltungsbesuche mit Geschäftspartnern und Kunden gilt – von der Restaurantklasse bis zur Höhe der Trinkgelder.

4. Reisekostenabrechnung

In der Reisekostenrichtlinie sollte jedoch nicht nur geregelt sein, welche Kosten überhaupt unter die Reisekosten fallen, sondern auch, wie sie abzurechnen sind. So müssen Mitarbeitende beispielsweise wissen, auf welche Weise und in welcher Frist sie Belege einzureichen haben. Unerlässlich sind auch Informationen zu den Tools, die für die Abrechnung verwendet werden müssen. Eine praktische App wie Circular erlaubt Mitarbeitenden eine einfache und schnelle Abrechnung ihrer Reiseausgaben. Zugleich schafft sie Transparenz: Arbeitgeber haben dank Circular immer den Überblick über die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden für Geschäftsreisen.

Fazit: Der praktische Nutzen einer Reisekostenrichtlinie

In einer Reisekostenrichtlinie ist klar festgelegt, wie Buchungsprozesse für Transport und Unterkunft aussehen, welche Kosten übernommen werden und wie die Erstattung von Reisekosten im Betrieb vor sich geht. Die Mitarbeitenden wissen deshalb genau, wie sie vorgehen müssen und was ihnen zusteht.

Eine Reisekostenrichtlinie ist dadurch ein geeignetes Instrument, um die Erwartungen der Mitarbeitenden zu steuern. Sie schafft Transparenz und beugt Missverständnissen vor. Zugleich erleichtert sie dem Controlling die Aufgabe und hilft dadurch mit, die Einhaltung der relevanten Budgets zu gewährleisten.

FAQ: Häufig gestellte Fragen zum Thema Reisekostenrichtlinie

Was ist eine Reisekostenrichtlinie?

Eine Reisekostenrichtlinie ist eine Vorgabe, wie Mitarbeitende mit den Kosten umgehen müssen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Reisetätigkeit anfallen. Sie schafft Transparenz und Übersicht und erleichtert die Abrechnung bzw. Erstattung der Reisekosten – sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die zuständigen internen Abteilungen, wie etwa das Controlling.

Welche Kosten zählen zu den Reisekosten?

Zu den Reisekosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand. Ausgaben von Mitarbeitenden gelten dann als Reisekosten, wenn sie durch eine berufliche Tätigkeit der Mitarbeitenden außerhalb ihrer Wohnung anfallen und wenn die betreffende Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstelle ausgeübt wird.

Ist eine Reisekostenrichtlinie mitbestimmungspflichtig?

Die für Geschäftsreisen aufgewendete Zeit gilt juristisch als Arbeitszeit. Die Erstellung einer Reisekostenrichtlinie ist mitbestimmungspflichtig, da gemäß § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes Fragen im Zusammenhang mit der Arbeitszeit mitbestimmungspflichtig sind. Zudem empfiehlt es sich bei der Erstellung einer Reisekostenrichtlinie auch andere Unternehmensbereichen beizuziehen, wie etwa die Finanzabteilung, das Controlling oder die HR-Abteilung, die in der Regel ebenfalls in die Organisation und die Abwicklung von Geschäftsreisen involviert sind.

Was gehört in eine Reisekostenrichtlinie?

Eine Reisekostenrichtlinie sollte zunächst festlegen, in welchen Fällen eine Geschäftsreise (z.B: anstelle einer Videokonferenz) überhaupt zulässig ist und für welchen Geschäftszweck welche Reisedauer angemessen ist. Weiter sollte die Reisekostenrichtlinie Auskunft über wichtige Abläufe geben, wie etwa über das Genehmigungsverfahren für Geschäftsreisen, die Buchung der Transportmittel und Unterkünfte sowie über die Reisekostenabrechnung. Der Einfachheit halber können Bestimmungen, die sich häufig ändern, wie etwa der Verpflegungsmehraufwand oder Versicherungssummen in einer zusätzlichen Anlage festgehalten werden, die sich schneller anpassen lässt.

Müssen Arbeitgebende Reisekosten erstatten?

Arbeitgeber sind nur dann zur Erstattung von Reisekosten verpflichtet, wenn dies im Arbeitsvertrag so festgehalten ist. Auch die Höhe einer allfälligen Rückerstattung muss zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber vereinbart werden.

Wann muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden?

Die Verpflegungspauschale oder Reisekostenpauschale ist der gesetzlich festgelegte Betrag den Arbeitgebende ihren Mitarbeitenden für den Verpflegungsmehraufwand unterwegs steuerfrei erstatten können. Je nach Dauer der Reisetätigkeit wird zwischen kleiner (14 EUR) und großer Tagespauschale (28 EUR) unterschieden.

Stehen auf geschäftlichen Reisen Verpflegungsmöglichkeiten zur Verfügung, wird die Verpflegungspauschale entsprechend gekürzt, wobei die große Tagespauschale die Basis bildet. Je nach Art der Mahlzeit beträgt der Umfang der Kürzung 20% (Frühstück) oder 40% (Mittag- bzw. Abendessen) der Tagespauschale.

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