Verpflegungsmehraufwand 2025: Die aktuellen Sätze

Was ist der Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Pauschalbetrag, der Mitarbeitende auf Geschäftsreisen in ihren Kosten für Essen und Trinken unterstützt. Im Inland oder Ausland gelten verschieden hohe Tagessätze, die auch als Reisekostenpauschalen oder Übernachtungspauschalen bekannt sind.

Der Verpflegungsmehraufwand wird durch den Paragrafen 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes geregelt und gehört zur durchschnittlichen Reisekostenabrechnung dazu.

Verpflegungspauschalen 2023/2024 in Deutschland

Die Höhe der Verpflegungspauschalen wird in Deutschland vom Gesetzgeber festgelegt. Die gute Nachricht für Dienstreisende: Mit Beginn des Jahres 2024 sollen die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand für Reisen in Deutschland angehoben werden.

Die im Rahmen des Wachstumschancengesetzes beschlossene Anpassung der Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand ist allerdings noch nicht rechtskräftig, da das Gesetz bisher nicht parlamentarisch bestätigt wurde.

Mit der Erhöhung trägt das Bundesfinanzministerium (BMF) den gestiegenen Lebenshaltungs- und Reisekosten Rechnung, sodass Beschäftigten für ihre Dienstreisen ohne den Nachweis von Belegen seit dem 1. Januar 2024 mehr Geld zustehen soll.

Die Pauschalsätze wurden jedoch nur für die Verpflegungskosten angepasst, bei der Übernachtungspauschale gelten in Deutschland 2024 die Beträge, die auch im Vorjahr Anwendung fanden.

Welche Verpflegungspauschalen für 2024 im Inland gelten sollen und wie sich diese im Vergleich zum Vorjahr verändert haben, können Sie der folgenden Tabelle entnehmen:

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Für die reisenden Mitarbeitenden bedeutet dies, dass sie nach Bestätigung des Gesetzes für Dienstreisen im Inland etwas mehr Geld von ihren Arbeitgebern erhalten werden.

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Verpflegungspauschalen 2023/2024 für das Ausland

Wer 2024 eine Dienstreise ins Ausland unternimmt, kann zumindest teilweise ebenfalls von einer Erhöhung der rückerstatteten Auslagen profitieren.

Zwar wurden die 2023 gültigen Pauschalen für eine Reihe von Ländern in diesem Jahr auf Weisung des Bundesfinanzministeriums beibehalten. In anderen Staaten kam es jedoch zu einer Anhebung der Pauschbeträge durch das Ministerium.

Laut Bundesreisekostengesetz wurden die Verpflegungspauschalen damit ebenso wie die Übernachtungspauschalen in den entsprechenden Ländern angehoben.

In der nachstehenden Tabelle haben wir für Sie die Verpflegungspauschalen (in Euro) für einige der häufig beruflich besuchten Ziele im Ausland zusammengestellt. Die vollständige Übersicht mit allen Ländern finden Sie hier.

Verplegungspauschalen 2023

Wenn es zu Anpassungen der ab 1. Januar 2024 für die einzelnen Länder geltenden Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen kam, wurden diese meist erhöht.

In einigen Ländern wurden jedoch auch Änderungen vorgenommen, nach denen die modifizierten Sätze unter denen des Vorjahres liegen.

Verpflegungspauschale der vergangenen Jahre

• Verpflegungsmehraufwand 2022
• Verpflegungsmehraufwand 2021
• Verpflegungsmehraufwand 2020
• Verpflegungsmehraufwand 2019

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet?

Die Höhe der Pauschale für die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands ohne den Nachweis von Belegen richtet sich nach zwei Faktoren. Grundsätzlich lauten die beiden entscheidenden Fragen zur Bestimmung der Verpflegungspauschale deshalb:

• Dauert die Reise mindestens acht beziehungsweise über 24 Stunden? Im Falle der dienstlichen Abwesenheit während eines einzelnen Arbeitstages von unter acht Stunden wird der Mitarbeitende für die Geschäftsreise nicht entschädigt. Dies gilt sowohl für Reisen ins Inland als auch ins Ausland.
• Wohin führt die Dienstreise? Hier wird zwischen Reisezielen innerhalb Deutschlands und den diversen Destinationen im Ausland unterschieden.

Die Abrechnung erfolgt durch die Mitarbeitenden, die für die Bestätigung der Pauschale entsprechende Anträge bei ihren Arbeitgeber:innen stellen.

Dies geschieht vielfach noch manuell, was sowohl bei den Beschäftigten als auch in der Finanzverwaltung des jeweiligen Unternehmens für erheblichen Arbeitsaufwand sorgen kann.

Eine effektive Alternative bieten digitale Reisekosten-Tools, mit denen sich die Bearbeitung dank Automatisierung maßgeblich beschleunigen lässt.

Automatische Berechnung mit Reisekosten-Software

Die Erstellung der Reisekostenabrechnung und die Beantragung der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand ist für viele Mitarbeiter:innen eine zeitraubende Aufgabe. Das muss allerdings nicht so sein, denn mithilfe einer Reisekosten-App lassen sich die Abläufe erheblich vereinfachen.

So können die Aufstellung der Reisekosten- und die Spesenabrechnung mit dem digitalen Reisekosten-Tool von Circula im Handumdrehen erledigt werden.

Dabei lassen sich mithilfe der App Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten sowie andere Ausgaben ganz einfach und mobil per Smartphone einreichen. Auf diese Weise können die Reisenden schon von unterwegs aus die Abrechnung und die Beantragung der Reisekostenpauschale für den Verpflegungsmehraufwand mit wenigen Klicks erledigen und per E-Mail absenden.

Die von den Mitarbeitenden eingereichten Belege müssen zudem nicht aufgehoben werden, sondern können nach dem Scannen entsorgt werden.

Die innovative Reisekosten-App von Circula extrahiert die Belegdaten umgehend nach ihrem Eingang und prüft zugleich die Ausgaben auf ihre Richtigkeit. Für zusätzlichen Komfort und Präzision sorgt die automatische Berechnung der jeweiligen Übernachtungspauschale und des Verpflegungsaufwands im In- oder Ausland durch die von Circula bereitgestellte App.

Überdies können Unternehmen die Genehmigungsverfahren nach ihren Bedürfnissen einstellen oder automatisieren. Auch dies trägt dazu bei, den administrativen Aufwand der Finanzabteilung um bis zu 80 % zu senken.

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Die Umsetzung des Reisekosten-Tools von Circula gestaltet sich für Unternehmen dabei sehr unkompliziert. So ist die digitale Lösung ebenso mit Personio, SAP, MS Dynamics sowie Travelperk, Comtravo und vielen anderen Softwarelösungen integrierbar.

Die Plattform für Ausgabenmanagement ist zudem ein weiterer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro: Durch den digitalen Prozess fällt das umständliche manuelle Drucken und Versenden der Dokumente weg. Damit gehört die Einreichung des Verpflegungsmehraufwands in Form eines gedruckten PDFs endgültig der Vergangenheit an.

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Was sind die rechtlichen Hintergründe?

Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand wird im Einkommensteuergesetz Paragraf 9 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 geregelt. Das Gesetz unterscheidet zwischen zwei Pauschalen:

• Kleine Verpflegungspauschale für Dienstreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden, jedoch weniger als 24 Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Dieser Spesensatz gilt bei mehrtägigen Reisen auch für den Anreise- und Abreisetag.
• Große Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Dienstreisen mit einer Abwesenheitsdauer von mehr als 24 Stunden. Dieser Spesensatz orientiert sich an Kalendertagen, sodass der Reisende von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr unterwegs sein muss.

Eine rechtliche Bindung der Unternehmen existiert jedoch nicht. Diese können somit auf die Vergütung der Pauschale verzichten, diese einschränken oder andere Formen der Erstattung wählen. Unternehmen nutzen deshalb vielfach die Möglichkeit, die Auslagen der Beschäftigten im Rahmen ihrer Dienstreisen ins In- und Ausland individuell zu erstatten.

In diesem Fall müssen die Mitarbeitenden bei ihrer Reisekostenabrechnung die erhaltenen Quittungen und Belege einreichen. Bei diesem Verfahren helfen digitale Reisekosten-Tools den Beteiligten ebenfalls dabei, erheblich Zeit und Aufwand zu sparen.

Häufig gestellte Fragen zur Verpflegungspauschale

Was ist im Verpflegungsmehraufwand enthalten?

Die Verpflegungspauschale tritt in Kraft, sobald Arbeitnehmer:innen länger als acht Stunden von ihrem Arbeitsort entfernt dienstlich tätig sind. Der mit der Pauschale abgegoltene Verpflegungsmehraufwand umfasst sämtliche Ausgaben für Essen und Trinken. Die Einreichung von Nachweisen ist bei dieser Form der Rückerstattung nicht erforderlich.

Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2024?

Derzeit beträgt der Verpflegungsmehraufwand je nach Reisedauer für berufliche Fahrten in Deutschland steuerfrei 14 (zwischen acht und 24 Stunden) und 28 Euro (ein Kalendertag).

Die Regierung plant für 2024 eine Erhöhung der Rückerstattung im Inland auf 16 und 32 Euro. Diese wird gewährt, nachdem das zur Abstimmung stehende Wachstumschancengesetz verabschiedet wurde. Für Dienstreisen ins Ausland gelten unterschiedliche Pauschalbeträge, die sich nach dem jeweiligen Ziel richten.

Wie hoch war der Verpflegungsmehraufwand 2023?

Der Verpflegungsmehraufwand variiert je nach Reisedauer und -ziel. Im Inland lag er 2023 bei einer dienstlich bedingten Abwesenheit vom Arbeitsort zwischen acht und 24 Stunden bei 14 Euro. Für eine ganztägige Abwesenheit von 0:00 bis 24:00 Uhr lag die Pauschale bei 28 Euro. Für Dienstreisen, die unter acht Stunden dauern, wurden auch 2023 keine Auslagen erstattet.

Diese Regelung gilt bei beruflichen Reisen ins Ausland ebenfalls. Im Unterschied zu Dienstreisen in Deutschland gibt es je nach Reiseland variierende Beträge. Diese sind oft nicht im gesamten Land identisch. So liegen die Pauschalen in Metropolregionen meist über denen im Rest des Landes.

Wann wird der Verpflegungsmehraufwand erhöht?

Eine Anpassung des Verpflegungsmehraufwands für viele Dienstreisen ins Ausland fand mit Beginn des Jahres 2024 statt. Neben der Pauschale für die Übernachtung wurden auch die erstattungsfähigen Auslagen für Essen und Trinken in vielen Ländern erhöht. Allerdings kam es in einigen Regionen der Welt auch zu einer leichten Reduzierung der Pauschbeträge.

Der Verpflegungsmehraufwand für berufliche Reisen im Inland sollte ebenfalls zum 1. Januar 2024 steigen. Hier ist im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eine Steigerung auf 16 Euro beziehungsweise auf 32 Euro geplant. Da das Gesetz aufgrund noch nicht verabschiedet wurde, gelten weiterhin die für den Verpflegungsmehraufwand 2023 gültigen Beträge.

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand gekürzt?

Die Pauschalen müssen nicht immer vollständig beansprucht werden. Entsteht einem Beschäftigten beispielsweise beim Frühstück kein Verpflegungsmehraufwand, da dieses in der Hotelübernachtung enthalten ist, kann die Pauschale entsprechend gekürzt werden. Gleiches gilt für Mittag- oder Abendessen, die anderweitig bezahlt werden. In diesen Fällen wird die Pauschale um folgende Werte reduziert:

• 20 % für Frühstück und
• 40 % für Mittag- oder Abendessen

Müssen Unternehmen die Verpflegungspauschale bezahlen?

Beschäftigte können sich die Aufwendungen für Speisen und Getränke im Rahmen ihrer Dienstreisen mit einer Verpflegungspauschale steuerfrei erstatten lassen. Allerdings sind Unternehmen nicht dazu verpflichtet, ihren Beschäftigten den Verpflegungsmehraufwand zurückzuerstatten. Dennoch wenden die meisten Unternehmen die gesetzlichen Regelungen zur Verpflegungspauschale aus Gründen der Kulanz und für die Sicherung der Mitarbeiterzufriedenheit an oder übernehmen die während der Dienstreise individuell anfallenden Kosten.

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