Reisekosten buchen: Alles, was Sie wissen müssen

In der modernen Unternehmenswelt sind digitale Belege und Prozesse nicht mehr wegzudenken.

Insbesondere im Bereich der Reisekostenabrechnung bietet die Digitalisierung enorme Vorteile. Sie ermöglicht eine effizientere Verwaltung, senkt den manuellen Aufwand und minimiert Fehlerquellen. 

Unternehmen können durch den Einsatz von Softwarelösungen den gesamten Abrechnungsprozess optimieren, von der Erfassung der Belege bis zur finalen Buchung. Dieser Beitrag soll Ihnen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Fragen und Aspekte rund um das Thema „Reisekosten buchen“ geben und Ihnen aufzeigen, wie Sie von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren können.

Reisekosten – alles, was Sie zur Abrechnung wissen sollten.

Reisekosten umfassen sämtliche Aufwendungen, die durch beruflich bedingte Reisen entstehen. Arbeitgeber können bestimmte Reisekosten, wie Verpflegung und Übernachtung, steuerfrei erstatten. Dabei können je nach Umfang der Reise diverse Kosten anfallen.

Arbeitnehmer können ihre Kosten vom Arbeitgeber erstattet bekommen, während Unternehmer diese als Betriebsausgaben absetzen können.

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Was sind Reisekosten?

Reisekosten sind Aufwendungen, die bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen. Dazu gehören Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten. Sowohl Arbeitnehmer als auch Unternehmer können diese Kosten als Betriebsausgaben absetzen, sofern sie für die erfolgreiche Durchführung der Reise notwendig sind.

Dies bedeutet, dass die Kosten steuerlich absetzbar sind, wenn sie ordnungsgemäß dokumentiert und geltend gemacht werden. Eine sorgfältige Dokumentation und die Nutzung von Reisekosten-Software können dabei helfen, den Überblick zu behalten und die Abrechnung zu erleichtern.

Was gehört also zu den Reisekosten?

Die Fahrtkosten umfassen die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel wie Bahn und Flug sowie eine Kilometerpauschale für die Nutzung des eigenen Autos oder Mietwagens. Für die Nutzung eines Privatwagens wird häufig eine Pauschale pro gefahrenem Kilometer angesetzt, die von der Finanzverwaltung festgelegt wird. Diese Pauschale deckt sämtliche mit dem Auto verbundenen Kosten wie Benzin, Abnutzung, Versicherung und Wartung ab.

Es gibt natürlich auch längere Reisen, die mehrere Tage dauern. Für die Übernachtungskosten sind hier Hotelrechnungen, inklusive Frühstück, typische Beispiele. Wichtig ist, dass die Hotelrechnung immer klar zwischen Übernachtung und Verpflegung unterscheiden muss.

Die Verpflegungspauschalen werden separat abgerechnet und dienen der Deckung von Mehraufwendungen für Verpflegung. Die Höhe der Pauschalen variiert je nach Land und Aufenthaltsdauer und wird von der Finanzverwaltung regelmäßig angepasst. Bei Inlandsreisen gibt es unterschiedliche Pauschalen für Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden, 24 Stunden sowie für An- und Abreisetage.

Zu den Nebenkosten gehören alle anderen Ausgaben, die während der Geschäftsreise entstehen können. Dies umfasst beispielsweise Gebühren für Parkplätze, Mautgebühren, Kosten für Telefonate, Internetnutzung, sowie kleine Ausgaben wie Trinkgelder. Diese Reisenebenkosten müssen ebenfalls ordnungsgemäß dokumentiert werden, um als Betriebsausgaben anerkannt zu werden.

Behandlung von Reisekosten als Betriebsausgabe

Reisekosten gelten als Betriebsausgaben, wenn sie im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen. Damit Reisekosten als Betriebsausgaben anerkannt werden, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehört die berufliche Veranlassung der Reise: Private Reisen oder Reisen mit überwiegend privatem Charakter können nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Das bedeutet, dass sie steuerlich absetzbar sind, sofern sie ordnungsgemäß dokumentiert und geltend gemacht werden.

Zudem darf ein Unternehmer die Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungs- und Übernachtungskosten in Anspruch nehmen. Für die steuerliche Anerkennung müssen alle Belege vollständig und korrekt sein. Ein sorgfältig geführtes Reisekostenbuch kann hier wertvolle Dienste leisten, noch einfacher ist es mit einer Reisekosten-Software. 

Behandlung von Belegen zu Spesen

Digitale Belege vereinfachen Ihre Buchhaltung erheblich. Ein digitaler Workflow sorgt dafür, dass Belege schnell und sicher erfasst, verarbeitet und archiviert werden können. Nutzen Sie Softwarelösungen wie DATEV, um Belege effizient zu managen und stets griffbereit zu haben.

Der Vorteil digitaler Belege liegt in der verbesserten Nachverfolgbarkeit und der Reduzierung von Papierkram. Belege können einfach gescannt und elektronisch abgelegt werden, was den Zugriff und die Verwaltung enorm erleichtert.

Sie reduzieren nicht nur den Papierverbrauch und die damit verbundenen Kosten, sondern erleichtern auch die Nachverfolgung und Verwaltung der Belege. Digitale Belege können leicht durchsucht, sortiert und archiviert werden. Außerdem bieten sie eine höhere Sicherheit, da sie nicht verloren gehen oder beschädigt werden können.

Für die Nutzung digitaler Belege müssen jedoch bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllt werden. Dazu gehört, dass die Belege unveränderbar und jederzeit zugänglich aufbewahrt werden. Elektronische Belege müssen zudem den GoBD entsprechen. Dies bedeutet unter anderem, dass die Belege zeitnah erfasst und revisionssicher archiviert werden müssen.

Reisekosten buchen – so geht's

Durch die Verwendung digitaler Belege kann die weitere Verarbeitung enorm erleichtert werden und das spart viel Zeit.

Anwendung in DATEV

DATEV bietet spezielle Funktionen zur Buchung von Reisekosten. Mit der DATEV-Software reichen Sie Belege digital ein und integrieren sie direkt in die Buchhaltung. Das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. DATEV unterstützt verschiedene Funktionen wie die automatische Erkennung und Zuordnung von Belegen sowie die Integration in das vorhandene Buchhaltungssystem.

Das ermöglicht eine reibungslose Übergabe der Daten und sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen zentral erfasst und verwaltet werden können. Die Integration erleichtert zudem die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und sorgt für eine höhere Transparenz in der Buchhaltung.

Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04

Je nach Unternehmensstruktur und -größe wird der Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 genutzt. Beide Kontenrahmen bieten spezifische Konten zur Erfassung der Reisekosten und um Arbeitnehmer zu buchen.

SKR 03

Dieser Kontenrahmen wird häufig von kleinen und mittelständischen Unternehmen genutzt. Er bietet eine übersichtliche Struktur, die speziell auf die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen abgestimmt ist. Die Konten sind so angelegt, dass sie eine einfache und klare Erfassung der verschiedenen Reisekostenarten ermöglichen.

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SKR 04

Dieser Kontenrahmen ist eher für größere Unternehmen und Konzerne geeignet. Er bietet eine detaillierte und differenzierte Kontenstruktur, die es ermöglicht, komplexere Geschäftsprozesse abzubilden. Die Konten sind so gestaltet, dass sie eine präzisere Zuordnung und Verwaltung der Reisekosten ermöglichen.

Konten/Kennnummern zum Reisekosten buchen

Für die Erfassung gibt es spezifische Konten, die Sie verwenden sollten.

Hier finden Sie einige Beispiele:

• Fahrtkosten buchen SKR 03 – Konto 4663 / 6663 (SKR 04)
• Übernachtungskosten buchen SKR 03 – Konto 4666 / 6660 (SKR 04)
• Reisekosten für Unternehmer buchen SKR 03 – Konto 4670 / 6670 (SKR 04)
• Rückerstattung buchen SKR 03 – entsprechenden Aufwand auf Konto buchen

Die genaue Kontierung hängt von den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeitenden, die mit der Buchhaltung betraut sind, über die korrekten Konten und Kennnummern informiert sind und diese konsequent verwenden.

Was gilt es zu beachten?

Wir haben nun schon einige wichtige Dinge erwähnt, die es im Umgang mit Reisekosten zu beachten gibt. Im Folgenden haben wir konkrete Empfehlungen zusammengestellt, die Ihnen bei der Umsetzung helfen können:

Unsere Best Practices

Stellen Sie sicher, dass alle Belege vollständig und korrekt erfasst werden. Fehlen wichtige Informationen auf den Belegen, kann dies zu Problemen bei der Steuerprüfung führen. Ein guter Tipp ist, eine Checkliste für die notwendigen Informationen auf jedem Beleg zu verwenden und Mitarbeitende entsprechend zu schulen. Achten Sie außerdem darauf, die richtigen Konten für die verschiedenen Arten von Reisekosten zu nutzen.

Eine falsche Kontierung kann zu Verwirrung und Mehraufwand führen. Kontrollieren Sie daher regelmäßig Ihre Buchungen, um Fehler zu vermeiden. Planen Sie feste Zeiten ein, um Ihre Buchhaltung zu prüfen und Belege zu archivieren. Das kann beispielsweise monatlich oder quartalsweise geschehen, je nach Umfang der Reisekosten. Eine Reisekosten-Software nimmt Ihnen diesen Aufwand ab.

Die besten Tipps

Verwenden Sie Tools zur Belegverarbeitung, um die Effizienz zu steigern. Tools wie DATEV oder Circula helfen Ihnen, Belege zu scannen und automatisch zu verbuchen. So werden Ihre Belege automatisch korrekt zugeordnet. 

Investieren Sie auch in Schulungen für Mitarbeitende, um den Umgang mit digitaler Buchhaltung zu verbessern. Schulungen können dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Regelmäßige Weiterbildungen halten das Team auf dem neuesten Stand der Technik und der rechtlichen Anforderungen. 

Etablieren Sie außerdem klare Richtlinien für die Reisekostenabrechnung. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden wissen, welche Belege einzureichen und wie diese zu dokumentieren sind. Diese Richtlinien sollten leicht zugänglich und verständlich sein, damit sie konsequent angewendet werden können.

Unterschiedliche Behandlung: Unternehmer vs. Arbeitnehmer

Unternehmer und Arbeitnehmende unterscheiden sich bei der Behandlung von Reisekosten. Während Unternehmer ihre Reisekosten direkt als Betriebsausgabe verbuchen, müssen Arbeitnehmende diese meist erst einreichen und bekommen sie dann rückerstattet.

Unternehmer sollten darauf achten, ihre Reisekosten regelmäßig und korrekt zu dokumentieren, um steuerliche Vorteile zu nutzen. Arbeitnehmende sollten ihre Belege zeitnah einreichen, um Rückerstattungen schnell zu erhalten. In jedem Fall ist es hilfreich, klare Prozesse für die Einreichung und Erstattung von Reisekosten zu etablieren, um Verzögerungen zu vermeiden.

Einfache Berechnung mit Reisekosten-Software

Die Nutzung von Reisekosten-Software erleichtert die Berechnung und Buchung von Reisekosten erheblich.

Ihre Vorteile durch den Einsatz von Software bei der Reisekostenbuchung

Mit einer Reisekosten-Software erledigen Sie Ihre Abrechnungen in wenigen Minuten und senken den Arbeitsaufwand für die Finanzabteilung signifikant – bis zu 80 % Zeitersparnis ist möglich. Dabei minimiert die Software das Fehlerrisiko durch vergessene oder falsch eingereichte Belege. Mitarbeitende müssen keine Belege mehr sammeln, sondern können diese per OCR-Scan über das Smartphone GoBD-konform digitalisieren.

Sie behalten den Überblick über Ihre Ausgaben, berechnen Pauschalen automatisch und können Einsparpotenziale identifizieren. Die digitale Belegverwaltung sorgt für klare, transparente Abrechnungsprozesse. Mitarbeitende können jeden Schritt des Freigabeprozesses nachvollziehen und Sie behalten stets den Überblick über die Kosten der Geschäftsreisen – ohne chaotischen Email-Verkehr.

Außerdem werden die Einhaltung der DSGVO und anderer gesetzlicher Richtlinien erleichtert, was insbesondere bei der Archivierung und Nachvollziehbarkeit von großer Bedeutung ist. Ihre Reisekostenrichtlinien können zentral verwaltet und allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht werden.

Mit der Anbindung an Cloud-Lösungen wird eine einfache und flexible Einreichung von Dokumenten ermöglicht – auch während der Dienstreise. Dadurch optimieren Sie die Abrechnungsprozesse und reduzieren den Verwaltungsaufwand erheblich.

Besondere Hinweise auf Beleg-Transfer mit DATEV

DATEV bietet spezielle Funktionen für den Beleg-Transfer, die den Prozess der Belegerfassung und -verarbeitung weiter optimieren. Dank unserer Partnerschaft können Belege direkt aus der Reisekosten-Verwaltung von Circula in DATEV importiert werden. Dies ermöglicht eine schnelle und reibungslose Verarbeitung der Belege.

Der digitale Transfer von Belegen erfolgt sicher und schnell, ohne dass physische Belege hin- und hergeschickt werden müssen. Das reduziert das Risiko von Verlusten und Beschädigungen der Belege. DATEV unterstützt zudem die automatische Kontierung von Reisekosten, was den Buchungsprozess erheblich vereinfacht. Durch die automatische Zuordnung der Belege zu den richtigen Konten wird die Buchhaltung noch effizienter.

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Unser Fazit

Die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Durch den Einsatz von Softwarelösungen wie Circula können Sie Ihre Buchhaltung effizienter und fehlerfreier gestalten. Achten Sie auf eine korrekte und vollständige Belegverarbeitung und verwenden Sie die richtigen Kontenrahmen, um steuerliche Vorteile optimal zu nutzen. Die Automatisierung vieler Prozesse spart Zeit und reduziert das Risiko von Fehlern, während die Nutzung digitaler Tools die Effizienz und Transparenz in der Buchhaltung erhöht.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung von Softwarelösungen wird die Reisekostenabrechnung in Zukunft noch weiter vereinfachen und effizienter gestalten. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen könnten beispielsweise dabei helfen, Belege noch präziser zu erkennen und zu kategorisieren, sowie Abrechnungsprozesse weiter zu automatisieren. 

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