Reisekosten bei Einsatzwechseltätigkeit: Diese Pauschalen gelten

Einsatzwechseltätigkeit – was ist das eigentlich?

Beim Thema Reisekosten denken Sie vielleicht zuerst an die Geschäftsfrau, die in der Business-Class zu einem wichtigen Kundentermin fliegt. Vielleicht fällt Ihnen auch der Mitarbeitende ein, der zu einer Fortbildung reist.

Aber was ist mit Außendienstmitarbeitenden, die täglich Kunden besuchen? Pflegekräfte, die ältere Menschen zu Hause besuchen? Bauarbeitende, die jeden Tag auf einer anderen Baustelle unterwegs sind? Auch bei ihnen können Reisekosten anfallen. Ihre Tätigkeit wird steuerrechtlich als Einsatzwechseltätigkeit bezeichnet.

Kurz gesagt: Einsatzwechseltätigkeit bedeutet, dass Arbeitnehmende an ständig wechselnden Einsatzstellen tätig werden, ohne eine erste Tätigkeitsstätte zu haben.

Was ist eine erste Tätigkeitsstätte?

Im Jahr 2014 wurde das Reisekostenrecht reformiert und der Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte“ eingeführt. Die Definition der ersten Tätigkeitsstätte steht nun direkt im Einkommensteuergesetz.

Eine erste Tätigkeitsstätte muss folgende Merkmale erfüllen:

• Sie wird vom Arbeitgeber zugewiesen.
• Die Tätigkeitsstätte wird regelmäßig (mindestens zwei Arbeitstage oder 30 % der Arbeitszeit) aufgesucht.
• Die Tätigkeitsstätte wird unbefristet zugewiesen (für die Dauer des Arbeitsverhältnisses oder mehr als 48 Monate).

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‍Wann liegt eine Einsatzwechseltätigkeit vor?

‍Wenn die Kriterien für eine erste Tätigkeitsstätte nicht erfüllt werden, kann eine Einsatzwechseltätigkeit vorliegen. Das ist dann der Fall, wenn Arbeitnehmende regelmäßig an unterschiedlichen Orten eingesetzt werden. Hierbei kommt es nicht darauf an, wie viele verschiedene Einsatzstellen Mitarbeitende aufsuchen.

Übrigens: Was ist, wenn Mitarbeitende hauptsächlich im Homeoffice tätig werden sollen und nur sporadisch ins Büro kommen? Sofern Arbeitnehmenden für ihre Tätigkeit das Homeoffice zugewiesen wurde, gilt: Es gibt keine erste Tätigkeitsstätte. Fahrten ins Büro lösen dann ebenfalls Reisekosten aus.

‍Für welche Berufsgruppen ist Einsatzwechseltätigkeit typisch?

‍Einige Berufsgruppen haben keine feste Arbeitsstätte.

Dazu gehören unter anderem:

• Vertriebsmitarbeitende im Außendienst
• Bauarbeitende
• Pflegekräfte im ambulanten Dienst
• Berufskraftfahrende

Aber Vorsicht: Nur weil jemand zu einer dieser Berufsgruppen gehört, fehlt nicht automatisch die erste Tätigkeitsstätte. Ist zum Beispiel festgelegt, dass Berufskraftfahrende zu Arbeitsbeginn stets zum Betriebshof kommen müssen, dann könnte die erste Tätigkeitsstätte dort liegen.

Eine weitere Tücke kann sich im Baugewerbe ergeben. Laut Definition handelt es sich um eine erste Tätigkeitsstätte, wenn Mitarbeitende dauerhaft einem Einsatzort zugewiesen sind. Dauerhaft bedeutet: für die Länge des Arbeitsverhältnisses oder für mehr als 48 Monate. Werden Bauarbeitende also projektbezogen angestellt, könnte die Baustelle zur ersten Tätigkeitsstätte werden. Ebenso, wenn es sich um eine Langzeitbaustelle handelt, die länger als 48 Monate besteht.

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Im Einzelfall sollten Sie also immer die Tatbestandsmerkmale der ersten Tätigkeitsstätte prüfen. Eine Einsatzwechseltätigkeit kann nur dann vorliegen, wenn keine erste Tätigkeitsstätte vorhanden ist. Zudem muss der Mitarbeitende regelmäßig die Tätigkeitsstätte wechseln.

Kommen Sie zu dem Schluss, dass eine Einsatzwechseltätigkeit vorliegt, stellt sich die Frage: Welche Kosten können als Reisekosten geltend gemacht werden?

‍In welcher Höhe können die Fahrtkosten erstattet werden?

‍Zunächst einmal können die Fahrtkosten als Reisekosten angesetzt werden. Es ist möglich, die tatsächlichen Kosten anzusetzen. Bei Bahn- und Bustickets ist das noch relativ einfach. Bei Fahrten mit dem Pkw wird es schwieriger: Hier müssen alle Belege des Jahres gesammelt werden, um die tatsächlichen Kosten pro gefahrenem Kilometer zu berechnen.

Einfacher wird es bei der Kilometerpauschale. Hierbei gelten die üblichen 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Die Pauschale bleibt gleich, unabhängig davon, ob die Fahrt im In- oder Ausland erfolgt.

Achtung: Bei der Einsatzwechseltätigkeit existiert ja keine erste Tätigkeitsstätte. Die Fahrten zum Betrieb sind damit auch Reisekosten. Hier gilt also nicht die Entfernungspauschale.

Apropos Entfernungspauschale und Kilometerpauschale: Wo liegt hier nochmal der Unterschied? Bei der Entfernungspauschale werden pro Entfernungskilometer zur ersten Tätigkeitsstätte 0,30 Euro als Werbungskosten angesetzt. Bei der Kilometerpauschale werden 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer angesetzt. Konkret bedeutet das: Die Entfernungspauschale deckt nur die Hälfte der Kosten.

‍Was muss bei der Versteuerung des Firmenwagens beachtet werden?

‍Steht den Mitarbeitenden ein Firmenwagen zur Verfügung, muss für Privatfahrten ein geldwerter Vorteil versteuert werden. Die Berechnung erfolgt über die Ein-Prozent-Regelung. Für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden zusätzlich 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs versteuert.

Bei der Einsatzwechseltätigkeit gibt es jedoch keine erste Tätigkeitsstätte. Somit entfällt der geldwerte Vorteil und es muss keine zusätzliche Versteuerung für die Fahrten zum Betrieb erfolgen.

‍Wie wird der Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt?

‍Als nächster Kostenpunkt können Verpflegungsmehraufwendungen geltend gemacht werden. Hier gibt es ebenfalls Pauschalbeträge, die nach Abwesenheitsdauer gestaffelt sind. Verpflegungsmehraufwendungen können ab einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden erstattet werden.

Die Arbeitszeitregelung für Dienstreisen sieht vor: Die Abwesenheit beginnt mit dem Verlassen der Wohnung und endet mit der Heimkehr. Wenn vor oder nach der Fahrt zur Einsatzstelle noch die Betriebsstätte aufgesucht wird, hat das auf die Dauer der Abwesenheit keine Auswirkung.

Für Einsätze im Ausland gelten gesonderte Beträge, die Sie aus der Tabelle im entsprechenden BMF-Schreiben erfahren können.

In der folgenden Tabelle sehen Sie die Staffelung der Verpflegungsmehraufwendungen für Einsatzwechseltätigkeit im Inland:

Werden Mahlzeiten gestellt, müssen die Pauschalbeträge gekürzt werden: für das Frühstück um 20 Prozent, für Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 Prozent.

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‍Wie werden Übernachtungskosten behandelt?

‍Wer im Rahmen seiner Einsatzwechseltätigkeit auswärts übernachten muss, kann diese Kosten ebenfalls als Reisekosten erstattet bekommen. Die Abwesenheit muss allerdings mindestens 24 Stunden betragen. Hier können ebenfalls die tatsächlichen Kosten (etwa Hotelkosten) angesetzt werden. Die Belege müssen aufbewahrt und vorgelegt werden.

Ohne Nachweis gilt ein Pauschbetrag von 20 Euro pro Übernachtung. Im Ausland sind es wieder eigene Pauschalen. Hierbei macht es keinen Unterschied, wo Mitarbeitende unterkommen. Egal ob eigene Zweitwohnung, Bekannte, Familie oder Führerhaus des Lkw – die Pauschale gilt in jedem Fall.

‍Vorsicht: Stolperfalle Dreimonatsfrist

‍Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen sollen den finanziellen Mehraufwand ausgleichen, der durch den Einsatz an einem unbekannten Ort entsteht. Das Einkommensteuergesetz geht davon aus, dass sich Mitarbeitende nach drei Monaten an der Einsatzstelle auskennen und kein Mehraufwand mehr entsteht. Daher dürfen diese Pauschalen nur in den ersten drei Monaten steuerfrei erstattet werden, was auch als “Drei-Monats-Frist” bekannt ist. Zahlt die Firma weiter, muss die Zahlung lohnversteuert werden.

‍Wie können die Kosten erstattet oder steuerlich geltend gemacht werden?

‍Alle bisher genannten Kosten können Arbeitgeber steuerfrei erstatten. Alternativ können Arbeitnehmende die Kosten auch in ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Gerade bei Einsatzwechseltätigkeit können so schnell hohe Werbungskosten entstehen. Um Nachfragen des Finanzamts schnell klären zu können, bietet es sich daher an, Arbeitnehmenden eine Bescheinigung an die Hand zu geben.

‍Reisekosten-Software erleichtert die Abrechnung

‍Bei der Einsatzwechseltätigkeit sind Reisekosten also ein Dauerthema. Es gilt, verschiedenste Pauschalen korrekt zu berücksichtigen oder gegebenenfalls Belege zu sammeln. Zudem birgt jeder Kostenpunkt eigene steuerrechtliche Tücken. So kann die Kostenerstattung schnell zu einem aufwändigen Prozess werden.

Die Software für Reisekostenabrechnung Circula bietet sich hier als effektive Lösung an. Sollen die tatsächlich angefallenen Kosten erstattet werden, können Mitarbeitende ihre Belege einfach mit der Handy-App einscannen. Die Daten werden dann per KI extrahiert. Circula berücksichtigt jedoch auch automatisiert die aktuellen Pauschbeträge. Kürzungen für übernommene Mahlzeiten übernimmt das Programm ebenfalls. Außerdem überwacht die Software die Einhaltung der Dreimonatsregel.

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Ihre firmeninternen Reisekostenrichtlinien können Sie einfach im Programm hinterlegen. Direkt nach der Einreichung befinden sich alle Daten und Belege in der Cloud. Mit wenigen Klicks können die Ausgaben überprüft und erstattet werden. Circula bietet so eine echte Arbeitserleichterung für die Buchhaltung und die Reisenden.

Im Anschluss können die Daten und Belege über Schnittstellen direkt in die Buchhaltungssoftware übernommen werden. Der gesamte Prozess ist dabei DSGVO- und GoBD-konform.

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‍Fazit

‍Bei der Einsatzwechseltätigkeit gibt es viele Sonderfälle zu beachten. Die korrekte Erstattung der Reisekosten kann daher viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit einer modernen Softwarelösung wie Circula minimieren Sie mögliche Fehler. Dabei sparen Sie auch noch deutlich Zeit. So können sich alle Beteiligten auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.