¿Qué son las políticas de viaje?

Viajar por negocio puede ser tan complejo como burocrático. Las políticas de viaje son la guía para que tanto empleados como empresas, atraviesen los zigzags de reservaciones, gastos y logística.

En un mundo empresarial cada vez más globalizado, la implementación de políticas de viaje es más que un lujo, es una necesidad.

Los beneficios son perceptibles: ahorro de costes, seguridad en desplazamientos y claridad administrativa. Por eso, a través de esta guía veremos con Circula las razones de su existencia enmarcadas en la responsabilidad con los empleados y la eficiencia operativa.

¿Qué son las políticas de viaje?

Las políticas de viaje son, en esencia, el manual de operaciones que toda empresa con empleados en desplazamiento constante debe tener.

Estas sirven para establecer reglas claras y facilitar la organización de viajes de negocios, asegurando que los procesos sean eficientes y estén alineados con los objetivos corporativos. Además, su correcta implementación ayuda a optimizar gastos y a garantizar la seguridad y comodidad de los trabajadores en traslado.

Estas políticas detallan procedimientos e incluyen un amplio rango de lineamientos, desde cómo realizar una reserva hasta cómo manejar los gastos durante el viaje.

Su propósito es dual: por un lado, brindar apoyo y protección al empleado; por otro, controlar los costes y cumplir con la legislación vigente. De esta manera, las políticas de viajes impulsan la toma de decisiones informadas y fomentan la responsabilidad fiscal.

¿Cuál es la importancia de las políticas de viaje dentro de una empresa?

La creación y adherencia a políticas de viaje evitan confusiones y disputas sobre los gastos, especialmente cuando se trata del uso de recursos de la empresa como las tarjetas corporativas.

Una política bien definida indica con precisión cómo actuar ante emergencias, lo que reduce la ansiedad y los inconvenientes tanto para el viajero como para la empresa en situaciones de urgencia.

Además, el seguimiento de las reservaciones y gastos que no cumplen con la política permite identificar puntos débiles que pueden requerir ajustes, ya sea en la política misma o en la formación de los empleados.

Igualmente, los procedimientos para emergencias, contactos importantes, y tener un seguro de viaje establecido en la política, aseguran el bienestar y la seguridad de los viajeros. Estos aspectos hacen a un manejo eficiente de los recursos de la empresa y protegen a sus activos más valiosos: sus empleados.

Elementos clave de las políticas de viaje

Establecer directrices claras en las políticas de viaje es de suma importancia para una compañía. Orientan a los empleados desde cómo reservar transportes y alojamientos hasta qué gastos serán reembolsados.

Estas directrices deben ser revisadas con regularidad, asegurando que sigan los cambios en las dinámicas de negocios y la seguridad global.

Viajes de negocios y viajes corporativos

Cualquier organización moderna implementa una política de viajes que oriente sobre la gestión de desplazamientos de negocios.

Estas políticas tienen como fin garantizar que los desplazamientos sean seguros y respalden objetivos operacionales y financieros de la empresa.

También servirán de guía a todos los involucrados en gestiones de viajes de negocios para actuar de forma ética y consciente del presupuesto de la organización.

Aspectos a considerar en la política de viaje

Al momento de estructurar una política de viaje, es capital incluir procedimientos concretos para la reserva de transporte aéreo, terrestre y alojamiento.

También debe contemplar especificaciones acerca de gastos permitidos, como alimentación y entretenimiento, y asegurar que se cubran los aspectos de seguridad durante el desplazamiento.

Una flexibilidad razonable permite adecuar la política a las cambiantes necesidades de los viajeros y la empresa.

Política de gastos de viaje

Esta debe ser precisa y establecer claramente los tipos de gastos cubiertos y el procedimiento para su reembolso.

Una política robusta contempla la inclusión de un método de reporte a través de una app gastos de viaje que facilite la gestión documental, asegurando la transparencia y la administración oportuna de los costes vinculados a los desplazamientos empresariales.

Transporte público y transporte terrestre

Deberá incluir normativas referentes a la selección apropiada de opciones de transporte y alojamiento, que no solo satisfaga necesidades operativas, sino que también propicie el ahorro.

Los protocolos a seguir en cuanto a transporte público y terrestre están integrados dentro de la planificación de gastos generales.

Proceso de reserva y gestión de viajes

Para consolidar las políticas de viaje es la plataforma o sistema de reserva, que debe integrar un proceso de aprobación sólido.

Este sistema estipula un canal unificado para las reservas y la documentación necesaria, promoviendo también una preparación adecuada con anticipación para maximizar ahorros en costes y asegurar cumplimiento con la política corporativa.

Programa de viaje y agencia de viajes

El programa de viajes de una empresa y el uso de agencias de viajes deben ir de la mano para lograr un manejo óptimo de los viajes corporativos.

Estos elementos ofrecen una estructura que ayuda a alinear los objetivos empresariales con la política de viajes, optimizar costes y garantizar el cumplimiento con el deber y la seguridad requerida en los desplazamientos.

Gestión de riesgos y recursos humanos

Se deben establecer lineamientos en cuanto a la gestión de riesgos y recursos humanos para asegurar la integridad de los empleados y la adecuada gestión de los desplazamientos.

Estas medidas incluyen protocolos de aprobación, medidas de control y seguimiento adaptativo en escenarios cambiantes, como el panorama posterior al coronavirus.

Proceso de aprobación y solicitudes de viaje

La aprobación de los viajes empresariales depende de un proceso estructurado donde los empleados deben recibir el visto bueno de sus superiores, basado en objetivos de negocios, limitaciones presupuestarias y la administración de recursos.

Este nivel de control es elemental para mantener la alineación efectiva de los intereses de la empresa con la ejecución de actividades de viaje.

Proveedores preferentes y plataforma de viajes

Mantener una red de proveedores preferentes genera una serie de ventajas negociadas que contribuyen a la eficiencia en la gestión de viajes, incluyendo precios preferenciales y condiciones de servicio beneficiosas.

Una política de viajes corporativos incluirá criterios para evaluar y seleccionar a dichos proveedores, además de aprovechar plataformas de viaje modernas que simplifiquen el proceso de reservación y gestión de forma centralizada.

Implementación y comunicación de las políticas de viaje

Una política de viajes que no se comunica efectivamente es como un motor sin combustible; no lleva a la empresa a ninguna parte.

Se debe desarrollar una estrategia de comunicación que asegure que todos en la corporación están al tanto y comprenden los límites y procedimientos relacionados con los viajes de negocios.

Las herramientas pueden variar desde correos electrónicos corporativos, carteleras informativas, hasta webinars y talleres de capacitación.

La documentación pertinente debe estar siempre disponible en lugares de fácil acceso, idealmente digitales, como la intranet, para que los colaboradores puedan consultarla en cualquier momento. Es importante que esta política sea clara, concisa y sin espacio para malentendidos.